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Todo el mundo conoce a Clippy. ¿Pero eres amigo de Pilcrow? Si es así, entonces sabe más sobre Microsoft Word que la mayoría de la gente. ¿Conoces las 'líneas viudas'? ¿El portapapeles extendido?
Hay muchas características menos conocidas que debe conocer si quiere ser verdaderamente competente con Microsoft Word . Aquí hay varias características importantes de Microsoft Word que están ligeramente 'ocultas' pero que pueden facilitar su trabajo.
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1. Sea libre de distracciones
Los escritores quieren paz. El desorden visual de las funciones de MS Word dio lugar a una legión de editores sin distracciones y una paz inquebrantable. Pero si le encanta Word, puede usar un atajo rápido para ocultar el desorden visual de la cinta. prensa Ctrl + F1 para cambiar la cinta de la vista.
Modifíquelo haciendo clic en Opción de visualización de cinta y seleccionando Ocultar automáticamente la cinta . Esa es la pequeña flecha al lado del botón de minimizar en la parte superior.
Lectura sin distracciones es una característica más especializada en Word desde la versión 2013 en adelante. Sin embargo, también estaba allí en Word 2010. Diseñado para tabletas táctiles, el Modo de lectura también funciona bien en una computadora portátil de todos los días. Acceda con la misma rapidez con un ALT + W-F (Presione W y F simultáneamente).
Opcionalmente, use los botones predeterminados:
- (En el menú de la cinta) Ver> Modo de lectura .
- (En la barra de estado) Modo de lectura botón de la derecha.
Toque dos veces con el dedo o haga doble clic con el mouse para acercar y hacer que los gráficos como tablas, gráficos e imágenes llenen la pantalla.
2. Reorganizar con la vista Esquema
Resumir sus ideas principales y completar ese primer borrador rápidamente es el consejo infalible para la productividad de la escritura. Si se usa bien, el Vista exterior puede aumentar su productividad con documentos grandes en un 50%.
Ir a Ver> haga clic en el Esquema botón de la cinta.
Vista exterior le ayuda a ajustar la organización de documentos complejos reordenando bloques de texto y nueve niveles de encabezados. La vista de esquema muestra una barra de herramientas especial llamada Delineando con controles para promover o degradar el texto seleccionado. Utilice los controles para ocultar o mostrar el texto seleccionado.
- ¿Quiere llegar a un punto específico en un documento extenso? Cambie a la Vista de esquema y salte a un nivel de título específico.
- ¿Quieres redactar rápidamente? Planifique las secciones principales en la Vista de esquema y luego cambie a los otros diseños para escribir el cuerpo.
- ¿Quiere reorganizar un informe moviendo grandes bloques de texto? Arrastre y suelte un encabezado para mover no solo ese encabezado sino todos los subniveles debajo de él y el texto del cuerpo. Utilice las flechas hacia arriba y hacia abajo para trabajarlos.
- ¿Quiere formatear rápidamente los títulos? Use los títulos 1, 2 y 3 en lugar de cambiar el tamaño y usar mayúsculas.
3. Utilice Word como una herramienta de lluvia de ideas rápida
Haga doble clic en cualquier lugar y comience a escribir. No es necesario que se moleste en colocar un cursor si no lo desea. Esto es lo que MS Word se acerca más a la escritura de estilo libre. Haga clic y escriba existe desde Word 2002. La característica solo funciona en la vista Diseño de impresión o en la vista Diseño web.
Aunque esto es muy útil para insertar texto y gráficos, también puede usarlo para una lluvia de ideas improvisada como una forma libre herramienta de mapas mentales .
4. Convertir tablas en gráficos en 3 pasos
Haga su elección: ¿una tabla con un formato prolijo con una gran cantidad de datos O un gráfico bien hecho que visualice esos datos por usted?
Al ser criaturas visuales, a menudo es una obviedad optar por lo último. Word facilita la conversión de información tabular en un gráfico. Cuando no tenga demasiados datos tabulares, cree un gráfico en Word en lugar de sobrepasar con Excel. Seleccione la tabla con los datos y siga tres pasos ...
1. Haga clic en el Insertar pestaña de la cinta.
2. Haga clic en el Objeto herramienta dentro de la Texto grupo y abra el Cuadro de diálogo de objeto .
3. De la lista de Tipos de objetos , escoger Gráfico de Microsoft Graph . Haga clic en Aceptar.
Word muestra los datos tabulares como un gráfico de columnas ordenado. Modifica la hoja de datos que aparece.
También puede formatear este gráfico con un tipo de gráfico diferente. Haga doble clic en su gráfico. Haga clic con el botón derecho en el espacio en blanco que se encuentra dentro del cuadro delimitador del gráfico y seleccione Tipo de gráfico .
Tú también puedes use Microsoft Word para crear diagramas de flujo asombrosos con la función de formas.
5. Escribe ecuaciones en Word
Y piensas que solo Las fórmulas de Excel son increíbles . El editor de ecuaciones siempre ha sido una característica importante de MS Word. En las últimas versiones de Word, simplemente se conoce como Ecuación (Disponible de Insertar> Grupo de símbolos> Ecuación ).
Escoger Insertar> Ecuación> Insertar nueva ecuación .
Utilizar el Barra de herramientas de ecuaciones para diseñar sus propias ecuaciones avanzadas para matemáticas, física o química. Word le ofrece muchas ecuaciones conocidas para insertar con solo un clic.
6. Mantenga 24 elementos en el portapapeles
El portapapeles de Office puede contener 24 elementos y es interoperable entre todos los archivos de Office. En el Hogar pestaña, haga clic en la pequeña flecha desplegable junto al Portapapeles para revelar el panel de la izquierda. Para el atajo, presione Ctrl + C dos veces para abrir el Panel del portapapeles.
Esta capacidad de almacenamiento le permite cortar y copiar varios elementos y moverlos a cualquier lugar dentro del documento o entre programas abiertos de Office.
Usa el portapapeles Opciones para controlar sus funciones. Por ejemplo, puede deshabilitar el Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar que muestra la cantidad de elementos que ha copiado en la esquina inferior derecha de la ventana de Word. Está activado de forma predeterminada.
7. Traduce idiomas sobre la marcha
Microsoft Office utiliza Microsoft Translator para manejar todas las traducciones. Utilizar el Traducir característica de la Revisar pestaña. Traduce una palabra o una oración. O bien, traduzca todo el documento y muéstrelo en un documento de Word por separado.
los Translator La pestaña aparece a la derecha y puede elegir y cambiar los idiomas. Utilice esta barra lateral para resaltar cada palabra y explorar su significado en su totalidad.
8. Embellezca las fuentes con kerning
Kerning ajusta el espacio entre dos letras individuales para una mejor apariencia visual. Al diseñar un documento, cada tipo de letra requiere su propio kerning específico. El kerning se vuelve importante cuando diseña con fuentes grandes en Word, p. Ej. una portada de libro electrónico.
Word tiene el interletraje desactivado de forma predeterminada y, por lo general, no es necesario que se moleste en utilizarlo. Pero digamos que necesita enviar una tarea de cinco páginas. ¡Ahorre esfuerzo aumentando el ancho entre las letras en lugar de escribir pelusa!
Haga clic en la pequeña flecha emergente en Hacen (sobre el Hogar pestaña). Alternativamente: haga clic en Ctrl + D . Ve a la Advanced pestaña. Seleccione la casilla de verificación para Kerning para fuentes . Experimente ingresando un tamaño de punto pequeño en el cuadro. Recuerde que algunos tipos de letra y tamaños de fuente no se ven bien con el kerning.
Si realmente desea mejorar con el kerning y las fuentes, pruebe el Tipo de Kern juego que mencionamos en un artículo anterior sobre juegos de fuentes.
9. Inspeccione su documento
Hoy en día, una característica importante de MS Word es la colaboración, pero también debe prestar atención a la seguridad. los Inspector de documentos en Word le ayuda a comprobar su documento en busca de cualquier información que desee mantener en privado.
Siempre que crea o incluso edita un documento, parte de la información del usuario se agrega al archivo automáticamente. El Inspector de documentos le ayuda a borrar este tipo de información antes de compartir un documento.
Para acceder al Inspector de documentos:
Ir a Archivo> Información> Inspeccionar documento> Verificar problemas> Inspeccionar documento .
Inspeccione el contenido oculto seleccionando las casillas de verificación. Después de la inspección, cualquier categoría con datos confidenciales recibe un signo de exclamación. Un botón Eliminar todo para cada categoría elimina los datos y finaliza el documento.
Apoyo administrativo le explica paso a paso cómo utilizar el Inspector de documentos.
10. Aproveche los beneficios del texto oculto
Oh si. Esta característica está realmente oculta. El texto oculto es un atributo de carácter no imprimible que tiene su utilidad. Ocultar texto puede resultar útil en muchas situaciones:
- Cree un cuestionario simple ocultando las respuestas.
- Controle el diseño de algún trabajo de impresión específico insertando texto oculto.
- Imprime dos versiones de un documento. En uno, oculta partes de texto. No es necesario crear dos copias ni eliminar ninguna parte del documento.
- Oculte temporalmente información confidencial que no desea que otros vean.
Por otro lado, hemos mostrado cómo agregar una marca de agua en Word para el texto que las personas no pueden eliminar.
Ocultar o mostrar texto
- Seleccione el texto que desea ocultar o el texto oculto.
- Hacer clic Inicio> Cuadro de diálogo Fuente> Fuente> Seleccione o borre la Oculto casilla de verificación.
- Imprimir texto oculto: vaya al Expediente pestaña > Opciones> Pantalla> Selecciona el Texto oculto casilla de verificación> Seleccione la Imprimir texto oculto casilla de verificación> Haga clic en OK .
Los caracteres que no se imprimen son 'marcas de formato' que permiten al usuario solucionar problemas y ajustar el diseño de un documento.
Por ejemplo, las palabras deben tener un espacio sencillo; sus párrafos deben estar espaciados con saltos de línea correctos; todas las pestañas deben estar alineadas; las celdas de la tabla deben formatearse de forma ordenada; la paginación tiene que fluir, etc.
Pilcrows, marcadores de tabulación, espacios, saltos de línea, saltos de página, anclajes de objetos y texto oculto son solo algunos de los elementos no imprimibles que son útiles para controlar el diseño de un documento de Word. Usted puede eliminar saltos de página cuando sea necesario, o mostrar los caracteres no imprimibles haciendo clic en el botón Pilcrow sobre el Hogar pestaña. Alternativamente, presione Ctrl + * .
Nota: En Word 2013 y en adelante, también puede expandir o contraer partes de un documento para mostrar información de forma selectiva.
Utilice estos secretos de productividad en Word
¿Sabías sobre la anual Campeonato de Microsoft Office ? Los participantes son expertos en el uso de la suite, y puede apostar que han encontrado formas más rápidas o eficientes de usar herramientas como Word para sus trabajos diarios. Probablemente, hay un campeón dentro de ti.
Para profundizar más, ¿por qué no echa un vistazo? la pestaña de Desarrollador oculta en la cinta de Word que abrirá más formas de usar Word. Y si está creando un documento profesional, asegúrese de aprender acerca de las portadas .
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Saikat Basu es el editor adjunto de Internet, Windows y Productividad. Después de eliminar la suciedad de un MBA y una carrera de marketing de diez años, ahora le apasiona ayudar a otros a mejorar sus habilidades para contar historias. Busca la coma de Oxford que falta y odia las malas capturas de pantalla. Pero las ideas de fotografía, Photoshop y productividad calman su alma.
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