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Compartir documentos en Google Drive ya no es una novedad. Y solo ha mejorado a medida que el trabajo remoto llega a todos los rincones del mundo. Es una buena noticia para nosotros, ya que una simple carpeta compartida de Google Drive abre muchas ideas colaborativas en diversos dominios.
¿Sigues entendiéndolo? Estos diez consejos deberían ayudarlo a administrar los archivos compartidos un poco mejor a partir de hoy.
Conceptos básicos sobre el uso compartido de Google Drive
Puede compartir cualquier archivo o carpeta. Pero debes prestar atención a las personas con las que estás compartiendo y al nivel de permisos para compartir que permites en Google Drive.
El video de dos minutos resume el proceso.
Como propietario, puede otorgar a otras personas la propiedad completa de un archivo o cierto nivel de acceso para ver y editar.
- Poder editar: La hoja de cálculo colaborativa en la que está trabajando con su equipo.
- Puede comentar: El borrador del libro que estás escribiendo. Otros pueden ver y agregar comentarios al archivo, pero no pueden editarlo. Las carpetas no tienen comentarios.
- Puedo ver: La invitación a la fiesta de fin de semana que acaba de hacer con Presentation.
Aquí hay un gráfico que compara el acceso de un espectador, comentarista, editor o propietario:
Fuente: Soporte de Google
1. ¿Cómo deshabilitar la copia, descarga e impresión de archivos compartidos?
Puede prohibir la descarga, impresión y copia de archivos compartidos. La función de gestión avanzada de derechos de información elimina estas opciones del menú del visor. Esta es otra capa de control sobre sus documentos.
Abre Google Drive. Seleccione el archivo compartido y haga clic en el Cuota icono en la parte superior derecha.
Sobre el Comparte con personas y grupos cuadro de diálogo, agregue el nombre de los colaboradores. Establezca el nivel de permiso de sus colaboradores en el menú desplegable junto al campo de nombre. Los permisos para compartir de Google Drive son Editor , Espectador , Comentario .
Enviar una notificación y un mensaje personal es opcional. Ahora, es posible que desee deshabilitar la descarga, la impresión o la copia del archivo compartido. Haga clic en el icono de engranaje para mostrar dos permisos más que puede desmarcar para fortalecer la privacidad de su documento.
Regrese al cuadro de diálogo anterior haciendo clic en la flecha y luego envíe el archivo a su colaborador.
Los espectadores verán el Opciones de exportación deshabilitadas notificación en la parte superior de los menús Archivo y Editar. Las opciones Hacer una copia, Imprimir y Descargar también están atenuadas para los documentos, hojas de cálculo y presentaciones específicos.
Tenga en cuenta que aquellos con permisos de 'editar' aún podrán descargar, imprimir y copiar su archivo, incluso si esta configuración está activada.
2. Comparta una carpeta con usuarios que no sean de Google
Sus amigos y colegas no necesitan una cuenta de Google para ver una carpeta o un documento de Google Drive. Puede enviar una invitación a su dirección de correo electrónico. O use un enlace para compartir.
Los usuarios y colaboradores que no tienen una cuenta de Google solo pueden ver el archivo independientemente del permiso que establezca.
Compartir a través de un enlace público es un riesgo de seguridad para los documentos confidenciales porque cualquier persona que tenga el enlace puede acceder al archivo. Por lo tanto, utilícelo en un chat público, correo electrónico o redes sociales solo si cualquier persona puede ver el documento.
3. Descargue una carpeta compartida de Google Drive
Google Drive te permite descargar todo el contenido de una carpeta compartida como un archivo ZIP. Esto es útil para guardar copias locales de documentos compartidos. La estructura de carpetas con las subcarpetas se conserva en el archivo.
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Ir a Comparte conmigo En tu Google Drive. Haga clic derecho en la carpeta y elija Descargar .
También puede utilizar el icono de puntos triples en la barra de herramientas para descargar la carpeta.
Si descarga un documento, una hoja o una diapositiva de Google, se descargará como un documento de Office. Todos los demás archivos se descargarán en su formato nativo.
4. Transferir la propiedad de los archivos a otra persona
Hay muchas razones para transferir la propiedad de los documentos a otra persona. Quizás alguien más se esté haciendo cargo de un proyecto. Quizás alguien te despidió. En una mejor nota, se va de vacaciones y solo quiere ceder la responsabilidad de los documentos compartidos. El proceso para 'entregar' digitalmente documentos y carpetas de Google Drive es sencillo.
Abre Google Drive. Seleccione la carpeta o el archivo compartido en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones y haga clic en el Cuota icono en la parte superior derecha. Cuando el presunto propietario no tiene acceso compartido ... invítelo escribiendo la dirección de correo electrónico en el campo 'Compartir con personas y grupos'. Luego Ahorrar .
¿Por qué la barra de tareas se muestra en pantalla completa?
Haga clic en el menú desplegable junto al nombre de la persona a la que desea que le pertenezca el archivo o la carpeta. Seleccione Hacer propietario .
Su función se cambia de propietario a editor después de transferir la propiedad. Un mensaje emergente le advierte que 'El nuevo propietario será notificado y podría eliminarlo. También puede perder la capacidad de cambiar la configuración de uso compartido '.
Tenga en cuenta: No puede transferir la propiedad de un archivo sincronizado o cargado (como un PDF o un archivo de imagen).
5. ¿Cómo solicitar acceso a archivos compartidos?
Cuando intenta acceder a un archivo a través de un enlace compartido, es posible que vea un mensaje que dice 'Necesita acceso'.
A veces, los propietarios comparten un enlace antes de haber establecido los permisos. Además, es posible que desee abrir el archivo con una ID de Google alternativa. Es fácil solicitar acceso con un solo clic.
En el escritorio:
- Abra un enlace al archivo.
- Haga clic en Solicitar acceso.
En movil:
Con la aplicación Drive para Android o iOS, puede solicitar acceso con un solo toque cuando aparece el mensaje 'No se puede acceder al documento'. Solicitar permiso enviará un correo electrónico al propietario desde dentro de la aplicación. Los propietarios de archivos reciben inmediatamente una notificación en Android e iOS.
Descargar: Google Drive para Android | iOS (Gratis)
6. Busque un colaborador
Compartir un documento con 10 miembros es fácil. Compartiéndolo con 50 llamadas para una mayor planificación. Administrar archivos compartidos también significa rastrear qué colaborador está trabajando en qué documento.
Ir a Ver detalles (Haga clic en el icono 'I' en la barra de herramientas). Navegar por el Actividad pestaña para ver rápidamente qué archivos ha compartido recientemente.
Haga clic en Comparte conmigo en la barra lateral izquierda de Google Drive. Obtendrá una lista de todos los documentos a los que comparte acceso.
Utilice Google Drive Search y sus filtros avanzados. Los beneficios de productividad no serán una sorpresa para quienes estén familiarizados con los filtros de Gmail.
Utilice el cuadro de búsqueda en la parte superior de Google Drive. La búsqueda de Google Drive también busca en el cuerpo del documento las palabras que desea que busque.
Puede buscar en las primeras 100 páginas de cualquier documento de texto o PDF basado en texto que haya cargado. También puede buscar el texto que se encuentra en las primeras 10 páginas de cualquier imagen PDF. En lugar de buscar en las carpetas, utilice esta potente función para acceder rápidamente a un archivo.
Mientras estás en Google Drive, presiona el tecla de barra inclinada hacia adelante para colocar el cursor en el cuadro de búsqueda. Haga clic en la pequeña flecha desplegable en el cuadro de búsqueda para revelar los filtros de búsqueda básicos. Aprender algunos parámetros manuales puede ahorrarle tiempo.
Por ejemplo: para buscar documentos que compartió con alguien, use
to:bob@gmail.com.
Ayuda de Google tiene la lista completa en la sección 'Búsqueda avanzada en Google Drive'.
7. Simplifique el uso compartido creando grupos de contactos.
Con los contactos de correo electrónico, no es necesario que establezca permisos de documentos individuales para los miembros de su equipo. Puede crear etiquetas que sean una colección de contactos en grupos de correo electrónico específicos.
Iniciar sesión en Contactos de Google . En la barra lateral izquierda, haga clic en Crear etiqueta .
Dale un nombre descriptivo según el proyecto del equipo. O cualquier otra cosa que los haga fáciles de recordar. Usted puede etiquetas de nombre por permisos para que sean fáciles de recordar. Cualquier contacto puede formar parte de varias etiquetas.
Por ejemplo: Project.view o Project.edit
Ingrese las etiquetas en el campo de configuración para compartir archivos o carpetas en Google Drive.
8. Ver el recuento de vistas de un documento compartido
Google mantiene un historial de versiones, pero no hay forma de ver cuántas veces se ha visto un documento compartido. Obtuve la respuesta a esta pregunta de un viejo Intercambio de pila discusión.
Envíe el enlace de su documento al http://goo.gl servicio de acortamiento de URL y comparte solo esa URL. Este servicio proporciona información sobre cuántas veces se hizo clic en ese enlace, que es lo más cercano que puede saber actualmente cuántas veces se accedió a su documento.
Google ha cerrado el soporte para su propio acortador de URL. Puedes usar Bitly en lugar de. Esto es útil en los casos en los que es posible que desee compartir un documento públicamente y verificar la respuesta. Tenga en cuenta que los documentos y archivos públicos aparecen en los resultados de búsqueda.
Algunas ideas para compartir públicamente:
- Sube y comparte un libro electrónico.
- Pruebe la respuesta inicial a un producto creativo.
- Publica una presentación de diapositivas para que el público la vea (como SlideShare).
- Encuentra contenido educativo abierto.
Propina: Puede utilizar una simple búsqueda en el sitio de Google para buscar documentos públicos. P.ej. sitio de palabras clave: drive.google.com
9. Comparte con Slack
Si aún no está trabajando con Slack, es hora de presentárselo a su equipo. Hay muchas formas de hacer que sus servicios favoritos funcionen con Slack. La integración de Google Drive se encuentra entre las más populares.
Slack te permite importar archivos de Google Drive y compartirlos a través de Slack. Slack también indexa todos los archivos importados de Google Drive para facilitar la búsqueda y la referencia. Los archivos no se almacenan en Slack, siguen estando en sus carpetas de Google Drive. Slack actúa como un conducto.
Un pequeño ejemplo: pegue un enlace a un documento de Google en la sala de chat de Slack. Slack muestra un fragmento de contenido del archivo debajo del enlace una vez que está integrado. Esto es más útil que solo compartir enlaces ciegos.
Centro de ayuda de Slack muestra cómo puede conectar su Google Drive a Slack de dos formas sencillas.
10. Comparta Google Docs desde Microsoft Office
Google Drive frente a Microsoft Word Podría ser una pelea diaria de dos suites de oficina, pero las dos potencias finalmente están jugando bien. Puede cargar archivos de Word, Excel y PowerPoint en Google Drive y trabajar en ellos en la nube como lo haría en cualquier otro archivo compartido de Google Drive.
Todas las actualizaciones se guardan en los archivos en su formato original. Los documentos de Office almacenados en Drive también están controlados por versiones. Puede realizar un seguimiento de las versiones anteriores de un archivo de Office o volver a una versión anterior.
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Si desea utilizar herramientas específicas de Google Drive, como un complemento o traducciones, simplemente convierta el archivo de Microsoft en un documento de Google. De lo contrario, no tendrá que molestarse en cambiar de un formato a otro.
Compartir archivos en Google Drive es fácil
También se ha vuelto más simple. Hay algunos mas Configuración de Google Drive que puede cambiar para que su flujo de trabajo sea más fluido. Dedique algún tiempo a las funciones colaborativas de Google Drive, ya que la armonía del trabajo en equipo depende de ello.
Como puente de colaboración, Google Drive debería formar parte de la configuración de su trabajo remoto en una oficina en casa o en cualquier otro lugar del mundo.
Credito de imagen: rompecabezas por Rido a través de Shutterstock
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Saikat Basu es el editor adjunto de Internet, Windows y Productividad. Después de eliminar la suciedad de un MBA y una carrera de marketing de diez años, ahora le apasiona ayudar a otros a mejorar sus habilidades para contar historias. Busca la coma de Oxford que falta y odia las malas capturas de pantalla. Pero las ideas de fotografía, Photoshop y productividad calman su alma.
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