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La mayor parte del tiempo, buscando un Microsoft Excel la hoja de cálculo es bastante fácil. Si no puede simplemente escanear las filas y columnas, puede usar Ctrl + F para buscarlo. Si está trabajando con una hoja de cálculo realmente grande, puede ahorrar mucho tiempo al usar una de estas cuatro funciones de búsqueda.
Una vez que sepa cómo buscar en Excel usando la función de búsqueda, no importa qué tan grandes sean sus hojas de cálculo, ¡siempre podrá encontrar algo en Excel!
1. La función BUSCARV
Esta función le permite especificar una columna y un valor, y devolverá un valor de la fila correspondiente de una columna diferente (si eso no tiene sentido, se aclarará en un momento). Dos ejemplos en los que puede hacer esto son buscar el apellido de un empleado por su número de empleado o encontrar un número de teléfono especificando un apellido.
Aquí está la sintaxis de la función:
|_+_|- [valor de búsqueda] es la información que ya tiene. Por ejemplo, si necesita saber en qué estado se encuentra una ciudad, sería el nombre de la ciudad.
- [matriz de tabla] le permite especificar las celdas en las que la función buscará los valores de búsqueda y retorno. Al seleccionar su rango, asegúrese de que la primera columna incluida en su matriz sea la que incluirá su valor de búsqueda.
- [col_index_num] es el número de la columna que contiene el valor de retorno.
- [rango de búsqueda] es un argumento opcional y toma 1 o 0. Si ingresa 1 u omite este argumento, la función busca el valor que ingresó o el siguiente número más bajo. Entonces, en la imagen a continuación, una VLOOKUP que busque una puntuación SAT de 652 devolverá 646, ya que es el número más cercano en la lista que es menor que 652, y [range_lookup] por defecto es 1.
Echemos un vistazo a cómo podría usar esto. Esta hoja de cálculo contiene números de identificación, nombres y apellidos, ciudad, estado y puntajes del SAT. Supongamos que desea encontrar el puntaje SAT de una persona con el apellido 'Winters'. VLOOKUP lo hace fácil. Aquí está la fórmula que usaría:
|_+_|
Debido a que los puntajes del SAT son la cuarta columna de la columna del apellido, 4 es el argumento del índice de la columna. Tenga en cuenta que cuando esté buscando texto, establecer [range_lookup] en 0 es una buena idea. Sin él, puede obtener malos resultados.
Aquí está el resultado:
Devolvió 651, el puntaje del SAT que pertenece al estudiante llamado Kennedy Winters, que está en la fila 92 (que se muestra en el recuadro de arriba). ¡Habría tardado mucho más en desplazarse buscando el nombre que en escribir rápidamente la sintaxis!
Notas sobre VLOOKUP
Es bueno recordar algunas cosas cuando usa BUSCARV. Asegúrese de que la primera columna de su rango sea la que incluya su valor de búsqueda. Si no está en la primera columna, la función devolverá resultados incorrectos. Si sus columnas están bien organizadas, esto no debería ser un problema.
Además, tenga en cuenta que BUSCARV solo devolverá un valor. Si hubiera utilizado 'Georgia' como valor de búsqueda, habría devuelto la puntuación del primer estudiante de Georgia y no habría dado ninguna indicación de que, de hecho, hay dos estudiantes de Georgia.
2. La función HLOOKUP
Donde BUSCARV encuentra los valores correspondientes en otra columna, BUSCARH busca los valores correspondientes en una fila diferente. Debido a que generalmente es más fácil escanear los encabezados de las columnas hasta encontrar el correcto y usar un filtro para encontrar lo que está buscando, HLOOKUP se usa mejor cuando tiene hojas de cálculo realmente grandes o cuando trabaja con valores que están organizados por tiempo. .
Aquí está la sintaxis de la función:
|_+_|- [valor de búsqueda] es el valor que conoce y para el que desea encontrar un valor correspondiente.
- [matriz de tabla] son las celdas en las que desea buscar.
- [row_index_num] especifica la fila de la que vendrá el valor de retorno.
- [rango de búsqueda] es lo mismo que en BUSCARV, déjelo en blanco para obtener el valor más cercano cuando sea posible, o ingrese 0 para buscar solo coincidencias exactas.
Esta hoja de cálculo contiene una fila para cada estado, junto con un puntaje SAT en los años 2000-2014. Puede usar BUSCARH para encontrar el puntaje promedio en Minnesota en 2013. Así es como lo haremos:
|_+_|Como puede ver en la imagen a continuación, se devuelve la puntuación:
Los habitantes de Minnesota promediaron una puntuación de 1014 en 2013. Tenga en cuenta que 2013 no está entre comillas porque es un número y no una cadena. Además, el 24 viene de Minnesota estando en la fila 24.
Aquí está cómo calcular el promedio ponderado en Excel .
Notas sobre HLOOKUP
Al igual que con BUSCARV, el valor de búsqueda debe estar en la primera fila de la matriz de la tabla. Esto rara vez es un problema con HLOOKUP, ya que normalmente usará un título de columna para un valor de búsqueda. HLOOKUP también solo devuelve un único valor.
3-4. Las funciones INDEX y MATCH
ÍNDICE y COINCIDIR son dos funciones diferentes, pero cuando se usan juntas pueden hacer que la búsqueda en una hoja de cálculo grande sea mucho más rápida. Ambas funciones tienen inconvenientes, pero al combinarlas aprovecharemos los puntos fuertes de ambas.
Primero, sin embargo, la sintaxis de ambas funciones:
|_+_|- [formación] es la matriz en la que buscará.
- [numero de fila] y [column_number] se puede utilizar para limitar su búsqueda (lo veremos en un momento).
- [valor de búsqueda] es un término de búsqueda que puede ser una cadena o un número.
- [lookup_array] es la matriz en la que Microsoft Excel buscará el término de búsqueda.
- [tipo de concordancia] es un argumento opcional que puede ser 1, 0 o -1. 1 devolverá el valor más grande que sea menor o igual a su término de búsqueda. 0 solo devolverá su término exacto y -1 devolverá el valor más pequeño que sea mayor o igual a su término de búsqueda.
Puede que no esté claro cómo vamos a usar estas dos funciones juntas, así que lo expondré aquí. COINCIDIR toma un término de búsqueda y devuelve una referencia de celda. En la imagen a continuación, puede ver que en una búsqueda del valor 646 en la columna F, COINCIDIR devuelve 4.
ÍNDICE, por otro lado, hace lo contrario: toma una referencia de celda y devuelve el valor en ella. Aquí puede ver que, cuando se le pide que devuelva la sexta celda de la columna Ciudad, INDICE devuelve 'Anchorage', el valor de la fila 6.
Lo que vamos a hacer es combinar los dos para que COINCIDIR devuelva una referencia de celda e INDICE use esa referencia para buscar el valor en una celda. Digamos que recuerdas que hubo un estudiante cuyo apellido era Waters y quieres ver cuál fue el puntaje de este estudiante. Aquí está la fórmula que usaremos:
como hacer lineas verticales en word|_+_|
Notará que el tipo de concordancia se establece en 0 aquí. Cuando esté buscando una cuerda, eso es lo que querrá usar. Esto es lo que obtenemos cuando ejecutamos esa función:
Como puede ver en el recuadro, Owen Waters obtuvo 1720, el número que aparece cuando ejecutamos la función. Es posible que esto no parezca tan útil cuando solo puede mirar algunas columnas, pero imagine cuánto tiempo ahorraría si tuviera que hacerlo 50 veces en un hoja de cálculo de base de datos grande que contenía varios cientos de columnas.
Que comiencen las búsquedas en Excel
Microsoft Excel tiene muchos funciones extremadamente poderosas para manipular datos, y los cuatro enumerados anteriormente solo arañan la superficie. Aprender a usarlos te facilitará la vida.
Si realmente desea dominar Microsoft Excel, ¡realmente podría beneficiarse de tener a mano la Hoja de referencia esencial de Excel!
Crédito de la imagen: Cico / Shutterstock
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Ian Buckley es un periodista, músico, intérprete y productor de video independiente que vive en Berlín, Alemania. Cuando no está escribiendo o en el escenario, está jugando con la electrónica o el código de bricolaje con la esperanza de convertirse en un científico loco.
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