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Al completar hojas de cálculo, las funciones de autocompletar de Excel son la forma más eficiente de ahorrar tiempo. La mayoría de las personas no se dan cuenta de que pueden automatizar muchas cosas que hacen manualmente en Excel.
Por ejemplo, tal vez desee aplicar una fórmula solo a cada segunda o tercera fila cuando arrastre hacia abajo para autocompletar. O tal vez desee completar todos los espacios en blanco en una hoja. Este artículo le mostrará cinco de las formas más efectivas de automatizar el llenado de columnas.
1. Autocompletar todas las demás celdas en Excel
Cualquiera que haya usado Excel durante algún tiempo sabe cómo usar la función de autocompletar para autocompletar una celda de Excel basada en otra.
Simplemente haga clic y mantenga presionado el mouse en la esquina inferior derecha de la celda y arrástrelo hacia abajo para aplicar la fórmula en esa celda a cada celda debajo de ella (similar a copiando fórmulas en Excel ).
En el caso de que una primera celda sea solo un número y no una fórmula, Excel simplemente completará automáticamente las celdas contando hacia arriba de uno en uno.
Sin embargo, ¿qué sucede si no desea aplicar la fórmula de autocompletar de Excel a cada celda debajo de ella? Por ejemplo, ¿qué sucede si solo desea que todas las demás celdas se completen automáticamente y concatenen el nombre y el apellido, pero desea dejar las líneas de dirección intactas?
Cómo completar automáticamente todas las demás celdas en Excel
Puede hacer esto cambiando ligeramente su procedimiento de autocompletar. En lugar de hacer clic en la primera celda y luego arrastrarla hacia abajo desde la esquina inferior derecha, resaltará las dos primeras celdas. Luego, coloque el mouse en la esquina inferior derecha de las dos celdas hasta que el cursor cambie a ' + '.
Ahora mantén presionado y arrástralo hacia abajo como lo harías normalmente.
Excel ya no llena automáticamente cada celda en función de la primera celda, sino que ahora solo llena cada segunda celda en cada bloque.
Cómo se manejan otras células
¿Qué pasa si esas segundas celdas no están en blanco? Bueno, en ese caso, Excel aplicará las mismas reglas en la segunda celda del primer bloque que resaltó a todas las demás celdas también.
Por ejemplo, si la segunda celda tiene un '1', Excel completará automáticamente todas las demás celdas contando de uno en uno.
Puede imaginar cómo esta flexibilidad podría mejorar en gran medida la eficiencia con la que puede completar automáticamente los datos en las hojas. Es una de las muchas formas en que Excel le ayuda a ahorrar tiempo al tratar con una gran cantidad de datos.
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2. Autocompletar hasta el final de los datos en Microsoft Excel
Una cosa con la que la gente se encuentra a menudo cuando trabaja en hojas de cálculo de Excel en un entorno corporativo es lidiar con hojas de cálculo masivas.
Es bastante fácil arrastrar el cursor del mouse desde la parte superior a la inferior de un conjunto de 100 a 200 filas para autocompletar esa columna. Pero, ¿qué pasa si en realidad hay 10,000 o 20,000 filas en la hoja de cálculo? Arrastrar el cursor del mouse hacia abajo a lo largo de 20.000 filas llevaría mucho tiempo.
Hay un truco rápido para hacer esto más eficiente. A continuación, se explica cómo completar automáticamente áreas grandes en Excel. En lugar de arrastrar todo el camino hacia abajo de la columna, simplemente mantenga presionada la tecla Mayús en el teclado.
Ahora notará que cuando coloca el mouse en la esquina inferior derecha de la celda, en lugar de un ícono más, es un ícono con dos líneas paralelas horizontales.
Ahora todo lo que tienes que hacer es haga doble clic ese icono, y Excel completará automáticamente toda la columna, pero solo hasta donde la columna adyacente realmente tenga datos.
Este truco puede ahorrarle innumerables horas desperdiciadas intentando arrastrar el mouse hacia abajo a lo largo de cientos o miles de filas.
3. Complete los espacios en blanco
Imagine que le han encomendado la tarea de limpiar una hoja de cálculo de Excel y su jefe quiere que aplicar una fórmula específica a cada celda en blanco de una columna.
No puede ver ningún patrón predecible, por lo que no puede usar el truco de autocompletar 'todas las demás x' anterior. Además, ese enfoque eliminaría cualquier dato existente en la columna. ¿Qué puedes hacer?
Bueno, hay otro truco que puedes usar para completar solo celdas en blanco con lo que quieras.
En la hoja anterior, su jefe quiere que complete cualquier celda en blanco con la cadena 'N / A'. En una hoja con solo unas pocas filas, este sería un proceso manual sencillo. Pero en una hoja con miles de filas, te llevaría un día entero.
Entonces, no lo hagas manualmente. Simplemente seleccione todos los datos en la columna. Entonces ve al Hogar menú, seleccione el Buscar y seleccionar icono, seleccione Ir a especial .
En la siguiente ventana, seleccione Espacios en blanco .
En la siguiente ventana, puede ingresar la fórmula en la primera celda en blanco. En este caso, simplemente escriba N / A y luego presione Ctrl + Entrar de modo que se aplique lo mismo a todas las celdas en blanco encontradas.
Si lo desea, en lugar de 'N / A', puede escribir una fórmula en la primera celda en blanco (o hacer clic en el valor anterior para usar la fórmula de la celda justo encima de la celda en blanco).
Cuando presionas Ctrl + Entrar , aplicará la misma fórmula a todas las demás celdas en blanco. La limpieza de una hoja de cálculo desordenada puede ser bastante rápida y fácil con esta función.
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4. Macro de relleno con valor anterior
Ese último truco en realidad requiere algunos pasos. Debe hacer clic en varios elementos del menú, y reducir los clics es de lo que se trata ser más eficiente, ¿verdad?
Así que llevemos ese último truco un paso más allá. Automaticemoslo con una macro. La siguiente macro básicamente buscará en una columna y buscará una celda en blanco. Si está en blanco, copiará el valor o la fórmula de la celda de arriba.
Para crear la macro, haga clic en el Desarrollador elemento de menú y haga clic en el Macros icono.
Nombra la macro y luego haz clic en el Crear macro botón. Esto abrirá una ventana de editor de código. Pegue el siguiente código en la nueva función.
|_+_|El enfoque en el script anterior es hacerlo flexible, por lo que permitirá al usuario de la hoja especificar en qué columna y fila comenzar. Entonces, ahora, cuando tenga una hoja que se vea así:
Una vez que complete la celda en blanco con la misma fórmula que la celda de arriba, puede ejecutar su macro para completar los espacios en blanco en la columna G.
Después de responder a las indicaciones para comenzar la columna y la fila, llenará todos los espacios en esa columna sin tocar los datos existentes.
Básicamente, se llena automáticamente la columna mientras se dejan los datos existentes. Esto no es fácil de hacer simplemente arrastrando el mouse hacia abajo en la columna, pero usando el enfoque basado en menús descrito anteriormente o el enfoque macro descrito en esta sección, es posible.
5. Macro de cálculos iterativos
Los cálculos iterativos se basan en los resultados de filas anteriores. Por ejemplo, las ganancias de la empresa del mes siguiente pueden depender de las ganancias del mes anterior.
En ese caso, debe incluir el valor de la celda anterior en el cálculo que incorpora datos de toda la hoja o libro de trabajo. Lograr esto significa que no puede simplemente copiar y pegar la celda, sino realizar el cálculo en función de los resultados reales dentro de la celda.
Modifiquemos la macro anterior para realizar un nuevo cálculo basado en los resultados de la celda anterior.
|_+_|En este script, el usuario proporciona tanto el primer número de fila como el último. Dado que no hay datos en el resto de la columna, el script no tiene idea de por dónde empezar. Una vez que se le proporciona el rango al script, hará un cálculo interactivo utilizando el valor anterior y completará toda la columna con los nuevos datos.
Tenga en cuenta que este es solo un enfoque alternativo a los cálculos iterativos. Puede hacer lo mismo escribiendo una fórmula directamente en la siguiente celda vacía e incluir la celda anterior en la fórmula. Luego, cuando complete automáticamente esa columna, incorporará el valor anterior de la misma manera.
El beneficio de usar una macro es que, si quisiera, podría agregar algo de lógica avanzada al cálculo interactivo, lo que no podría hacer dentro de una fórmula de celda simple.
Puedes aprender más sobre errores a evitar al hacer macros de Excel aquí .
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Autocompletar columnas de Excel es muy fácil
Como puede ver, el enfoque que elija cuando las columnas de autocompletado puede reducir realmente su carga de trabajo. Es especialmente importante cuando se trata de hojas de cálculo con miles de columnas o filas. Después de un poco de paciencia y práctica, podrá autocompletar fórmulas en Excel sin esfuerzo.
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Ryan tiene una licenciatura en Ingeniería Eléctrica. Ha trabajado 13 años en ingeniería de automatización, 5 años en TI y ahora es ingeniero de aplicaciones. Antiguo editor en jefe de MakeUseOf, ha hablado en conferencias nacionales sobre visualización de datos y ha aparecido en la televisión y la radio nacionales.
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