7 consejos de impresión de Excel: cómo imprimir su hoja de cálculo paso a paso

7 consejos de impresión de Excel: cómo imprimir su hoja de cálculo paso a paso

Con un poco de práctica, no es demasiado difícil hacer hojas de cálculo de Excel que se vean geniales . Sin embargo, imprimir esa hoja de cálculo puede ser un desafío.





El mayor obstáculo que se interpone en el camino de una impresión perfecta es que es posible que no sepa cómo llevar a cabo el proceso paso a paso. Siga esta guía y tendrá el documento en sus manos en poco tiempo.





1. Reúna sus datos

Como ocurre con la mayoría de los proyectos de Excel, el primer paso aquí es preparar sus datos.





Si ya tiene una hoja de cálculo configurada, ¡está listo para comenzar! Si no es así, importe sus datos a Excel y continúe con el siguiente paso.

2. Convertir datos en una tabla

A continuación, organizaremos nuestros datos como una tabla. Puede omitir este paso si sus datos no se prestan al formato de tabla, pero de lo contrario es una manera fácil de simplificar el proceso de impresión.



Para convertir datos en una tabla, arrastre una selección alrededor de todo el contenido aplicable, luego use CTRL + T . Marque la Mi mesa tiene encabezados cuadro si corresponde, y haga clic en OK .

El formato de tabla nos permite hacer cosas útiles como ordenar nuestras filas por la información en una columna en particular. Sin embargo, también nos permite tratar todos estos datos como una sola entidad, lo cual es muy útil cuando nos preparamos para imprimir.





3. Establecer el área de impresión

Le diremos a Excel exactamente lo que queremos imprimir. Para hacerlo, use el mouse para seleccionar todo lo que sea necesario; si sus datos están formateados como una tabla, puede hacer clic en cualquier lugar dentro de sus parámetros y usar CTRL + MAYÚS + 8 .

Ahora, dirígete al Diseño de página pestaña y haga clic en Área de impresión en el Configuración de página sección.





Utilice el menú desplegable y seleccione Establecer área de impresión .

4. Ajustar el texto, si es necesario

Por el momento, cada fila de nuestra tabla se puede formatear cuidadosamente ajustando el ancho de cada columna. Sin embargo, este no sería el caso si tuviéramos que agregar una columna de citas a nuestra hoja de cálculo.

Como puede ver, ahora el contenido de nuestra columna final excede su ancho normal. Podemos hacer que estas entradas se ajusten, pero necesitaremos formatearlas como varias líneas de texto. Puede que no sea particularmente fácil de leer, por lo que ajustaremos el texto para aliviar la fatiga visual.

Seleccione todos los datos de la tabla. Luego, dirígete al Hogar pestaña, busque el Alineación sección y haga clic en Ajustar texto .

Cualquier elemento de texto más largo debería tener ahora el espacio adecuado entre cada línea. Ahora es un buen momento para realizar los ajustes necesarios en el ancho de cada columna y la altura de cada fila.

5. Ajustar márgenes

A continuación, haga clic en Expediente y navegar a Impresión . Aquí, verá una vista previa de su hoja de cálculo tal como aparecerá en una página impresa.

Este es un buen momento para decidir si desea imprimir en orientación horizontal o vertical. Sus datos deben informar su decisión; si hay demasiadas columnas para que las cosas sean legibles en orientación vertical, elija horizontal. Por otro lado, si su hoja de cálculo se compone de muchas filas con menos columnas, el retrato puede ser la mejor opción.

Una vez que haya tomado esta decisión, use el Márgenes menú desplegable para seleccionar el área de la página donde aparecerá su hoja de cálculo. Esto dependerá de las capacidades de su impresora, pero la Márgenes estrechos preset es una buena forma de obtener la mayor cantidad de información posible en la página y no causará problemas en la mayoría de los dispositivos.

Si desea asegurarse de que su hoja de cálculo sea lo más grande y legible posible una vez impresa, podemos usar las herramientas de escala de Excel para hacerlo. Haga clic en el Escalada desplegable y seleccione Opciones de escala personalizadas .

En la siguiente pantalla, puede utilizar el Ajustarse a opción para escalar su hoja de cálculo al ancho o alto de una página

Esto puede resultar útil si desea limitar su hoja de cálculo a una sola pagina .

Alternativamente, puede utilizar el Ajustar a opción para escalar su contenido por porcentaje, lo que permite un nivel de control más cercano.

Sin salir de la pantalla Imprimir, haga clic en el Márgenes desplegable y seleccione Márgenes personalizados . Luego, marque las casillas marcadas Horizontalmente y Verticalmente en el Centro en la página sección para centrar su hoja de cálculo.

Esto es opcional, pero generalmente es la mejor manera de organizar los márgenes en blanco que rodearán su hoja de cálculo en la página.

Ahora es el momento de agregar un encabezado o pie de página, si es necesario. Navega al Encabezado / Pie de página pestaña de la Configuración de página ventana y cree un encabezado o pie de página tan complejo como mejor le parezca. También puede omitir este paso por completo, depende de usted.

7.Realice los ajustes finales e imprima

En este punto, estamos casi listos. Regresa al Impresión pantalla y eche un vistazo a la vista previa. Si ve algo que no se ve bien, haga el ajustes de tamaño apropiados a filas o columnas individuales para solucionar el problema. Una vez que todo esté a su gusto, puede empezar a imprimir algunas copias.

Listo Configurar impresión

Imprimir hojas de cálculo de Excel puede ser un desastre, a menos que se tome el tiempo para configurar su documento. Esperamos que esta guía le haya ayudado a evitar todos los errores habituales.

¿Está luchando para que su hoja de cálculo se vea bien impresa? ¿O tiene un consejo para otros usuarios que está ansioso por compartir con la comunidad? De cualquier manera, la sección de comentarios a continuación es el lugar al que debe ir si desea unirse o comenzar la conversación.

Escrito originalmente por Eyal Sela el 7 de agosto de 2009.

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