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¿Siempre estás buscando la mejor aplicación de tareas pendientes para organizar tu vida? Después de una década de probar docenas de aplicaciones de tareas pendientes, me he decidido por la que ofrece más funciones y flexibilidad que cualquier otra.
Esa aplicación de tareas pendientes es Recuerda la leche .
Recuerde que The Milk también puede ser el indicado para usted si está buscando algo mejor que el que usa hoy. Sin embargo, antes de saltar de cabeza, es importante saber si las razones que usamos para hacer esta afirmación son las mismas razones que te importan .
Comparemos las mejores aplicaciones para hacer
En este artículo, cubriremos los siguientes factores que impulsan la eficiencia y la productividad:
- Facilidad para organizar sublistas dentro de proyectos maestros
- Establecer fechas de inicio y vencimiento, y tareas recurrentes
- Un panel que te ayuda a priorizar tu trabajo
- Integración con otras aplicaciones en línea
Remember The Milk se enfrentará cara a cara con estas populares aplicaciones de tareas pendientes:
- Wrike
- Any.do
- Todoist
- Microsoft Todo
- Tareas de Google
Google Tasks es un poco una broma como una aplicación de tareas pendientes, pero se incluye en la lista simplemente para una comparación y para mostrar las muchas formas en que tanto Google Tasks como Microsoft To-Do están muy por debajo de todas las demás.
Crear sublistas fácilmente (organizar)
Una de las funciones más difíciles de encontrar en casi todas las aplicaciones de tareas pendientes probadas en los últimos años ha sido la organización de subproyectos. Casi todas las listas de tareas pendientes utilizan la misma ruta lineal al estructurar varias listas de tareas pendientes.
Organización de sublistas en Remember The Milk
Al principio, Remember The Milk parece quedarse corto en esta área porque usa el mismo enfoque lineal: un solo elemento de lista abre una sola lista . No hay opción para sublistas.
Sin embargo, esto es engañoso. En Remember The Milk, necesitas organizar varias listas en una 'carpeta' usando etiquetas .
Por ejemplo, paso parte de mi tiempo trabajando en tareas que algunos clientes me envían al azar. Me gustaría organizar estas sublistas en la carpeta 'Trabajo de subclientes'.
Haces esto por crear una etiqueta para organizar varias listas .
Luego, simplemente etiquete las tareas individuales para organizarlas bajo el subtítulo principal. Incluso puede crear una nueva etiqueta sobre la marcha si no se aplica ninguna de las existentes.
Ahora veamos cómo otras aplicaciones de tareas pendientes logran esta función.
Sublistas en Microsoft To-Do
Voy a exponer un tema común que leerá en este artículo: Microsoft To-Do no puede hacerlo.
Es unidimensional, lineal y eso es todo. Creas listas individuales, pero no hay forma de agrupar subtareas en subproyectos .
Sublistas en Wrike
Esta es un área en la que Wrike es en realidad la mejor de todas las aplicaciones de tareas pendientes. Le permite crear una carpeta para la agrupación de proyectos de nivel superior .
Esta es la forma en que se deben hacer las listas de tareas pendientes. Parece ridículo que la mayoría de las aplicaciones de tareas pendientes no proporcionen la organización de carpetas de proyectos.
Por lo tanto, si esta característica es la mayor prioridad para ti, entonces Wrike puede ser para ti. Sin embargo hay otras áreas en las que Wrike se queda corto , por lo que leer el resto de las funciones a continuación le resultará útil antes de tomar una decisión.
Sublistas en Any.do
De todas las aplicaciones de tareas pendientes que existen, Any.do es probablemente una de las peores cuando se trata de organización. El concepto aquí parece ser transformar las listas de tareas pendientes de las 'listas' tradicionales a un enfoque más kanban (basado en tarjetas).
Cada 'tarjeta' maestra se abre a su lista de tareas, que están organizadas en términos de cuándo deben entregarse. Hoy, mañana, próximo y algún día.
Este es un método GTD que funciona para mucha gente, pero está destinado a una persona que tiene un trabajo o un rol en la vida, y necesita organizar las cosas bajo ese rol.
Si espera organizar muchas áreas de su vida y muchos proyectos diferentes que sirvan a muchos objetivos de vida diferentes, Any.do no es para usted. No hay forma de organizar sublistas en proyectos importantes con Any.do .
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Sublistas en Todoist
Todoist fue una de mis aplicaciones de tareas pendientes durante mucho tiempo, y esta función fue una de las razones. Con Todoist, puedes sangra los subproyectos para agruparlos en proyectos maestros o puede etiquetar tareas.
Esto significa que no solo puede crear subproyectos. Pero también puede crear sub-subproyectos al contenido de su corazón. Si eres un fanático de las organizaciones al que le gusta consolidar tareas dentro de muchas subcarpetas, esto funciona como un sueño.
El único defecto que lo coloca debajo de Remember The Milk es que, a diferencia del enfoque de etiquetado, este método de sangría es manual y requiere mucho tiempo . Sin embargo, Todoist te permite etiquetar tareas, lo que lo coloca al mismo nivel que Remember The Milk en cuanto a organización de sublistas.
Sublistas en Tareas de Google
Si bien dije que Google Tasks es una broma como aplicación de tareas pendientes, al menos le permite sangrar subtareas debajo de las tareas principales. Sin embargo, Google Tasks no tiene una función para colocar sublistas debajo de proyectos individuales .
Como puede ver, hay algunas aplicaciones de tareas pendientes que ofrecen esta función, pero las que lo hacen son manuales y difíciles de administrar. Wrike lo hace mejor, literalmente dándote la capacidad de colocar proyectos dentro de carpetas. Recuerda la leche en su lugar automatiza la organización en sub 'carpetas' permitiéndole organizar elementos con etiquetas de alto nivel.
Fechas de vencimiento y tareas recurrentes
Una de las principales razones por las que me cambié a Remember The Milk fue por lo bien que maneja programación y fechas de vencimiento . Esta es una parte fundamental de la gestión del tiempo al estilo zen.
Una cosa es administrar tareas únicas que puede completar de una sola vez, pero cuando administra varias tareas que tardan días en completarse, una fecha de vencimiento por sí sola no es suficiente. Tu necesitas un fecha de inicio .
Esto le ayuda a crear espacios lo suficientemente grandes en su horario para manejar la verdadera profundidad de la tarea.
Otra característica que es fundamental para una aplicación de tareas eficaz es la capacidad de crear tareas recurrentes .
Recuerde que la función de tareas recurrentes de The Milk es la más flexible que he visto. No solo puede configurar patrones complejos diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente, sino que incluso puede configurar la tarea para que se repita nuevamente en el momento en que la complete.
Recurring Tasks in Microsoft ToDo
Tan simple y carente de la mayoría de las funciones como es, Microsoft al menos hizo bien las tareas recurrentes.
En Microsoft To-Do, puede configurar tareas para que se repitan todos los días o varias veces a la semana, mes o año. No existe la opción de que se repita solo cuando se completa una tarea.
Tareas recurrentes en Wrike
Como ocurre con la mayoría de las funciones, Wrike ofrece un poco más de flexibilidad que la mayoría de las otras aplicaciones de tareas pendientes. No solo ofrece la recurrencia diaria, semanal, mensual y anual estándar, sino que también le permite detener la recurrencia después de una cierta cantidad de desencadenantes y puede retrasar la fecha de inicio de la primera recurrencia.
Al igual que con la mayoría de las otras aplicaciones de tareas pendientes, no hay ninguna opción para que se repita inmediatamente después de la finalización, como lo hace Remember The Milk.
Tareas recurrentes en Any.do
Aunque la organización del proyecto de Any.do deja mucho que desear, al menos hace bien las tareas recurrentes.
Al igual que Wrike, tiene la opción de dejar de repetirse después de una cantidad determinada de desencadenantes o después de una fecha específica. Nuevamente, no existe la opción de repetir inmediatamente después de completar.
Tareas recurrentes en Todoist
Todoist fue mi aplicación de tareas pendientes de elección durante varios años, y una de las razones fue su uso inteligente de comandos en inglés simple para crear tareas recurrentes.
Puedes escribir algo como 'cada tercer viernes' y Todoist es lo suficientemente inteligente como para establecer la próxima fecha de vencimiento el tercer viernes del mes actual y todos los meses a partir de entonces. Comprende muchas variaciones diferentes de programación. Tuve dificultades para tratar de confundirlo.
El único problema que comencé a tener con Todoist es que, en ocasiones, cuando completaba una tarea, no siempre se reprogramaba correctamente para la próxima fecha correcta. Terminé perdiendo algunas fechas de vencimiento debido a esto, y eso fue lo que provocó mi búsqueda de una nueva aplicación de tareas pendientes.
Tareas recurrentes no disponibles
No puede crear tareas recurrentes en absoluto en Tareas de Google , que parece una tontería. Sin embargo, es solo otro producto de Google que podría mejorar mucho.
Un tablero para priorizar el trabajo
La característica número uno para mí cuando uso cualquier aplicación de tareas pendientes es la capacidad de ver mi día o mi semana de un vistazo rápido y comprender cuáles son las principales prioridades. Algunas aplicaciones de tareas pendientes hacen esto maravillosamente. Otros luchan terriblemente.
Primero echemos un vistazo a Remember The Milk.
Remember the Milk te ofrece una serie de vistas que te ayudarán a obtener una descripción general rápida de tu semana o tu día. Mi vista favorita es la vista 'Esta semana', que muestra todas las tareas que tiene pendientes de sábado a domingo. Esto hace que sea mucho más fácil cambiar las tareas para que la carga de trabajo de la semana esté mejor equilibrada.
Veamos qué tan mal todas las demás aplicaciones de tareas pendientes se quedan cortas en esta área.
Panel de tareas de Microsoft
El panel de Microsoft To-Do no existe. Todo lo que ofrece es una vista 'Mi día' que le muestra los artículos que vencen hoy.
Esto no es de mucha ayuda cuando intentas planificar el trabajo con anticipación para no tener que lidiar con una crisis de prioridades en conflicto el mismo día.
El tablero de Wrike
Wrike utiliza un enfoque interesante para las tareas del panel de control. Agrupa tareas por hoy dia , esta semana , la próxima semana , y más tarde .
Aunque se impone la visualización de todas las agrupaciones, no hay otro tipo de vista para seleccionar, sigue siendo una forma útil de organizar las tareas. Puede ver las tareas futuras y futuras que pueden ayudarlo a cambiar las prioridades y, al mismo tiempo, puede ver todas las tareas de hoy que requieren su atención inmediata.
Un problema que tuve con Wrike fue que está construido para una colaboración en equipo . Esto significa que las tareas tienen asignadas. Si usas Wrike como individuo y te olvidas de agregarte a ti mismo como asignado, no aparecerá en 'Mi trabajo' y podrías terminar perdiendo tareas con fechas de entrega importantes. Las aplicaciones de tareas del equipo tienen su lugar, pero para la gestión de proyectos personales, no funcionan bien.
También noté que al mover una tarea entre carpetas de proyectos, la tarea no se mostraba en la lista de hoy. Cuando me comuniqué con el servicio de atención al cliente de Wrike sobre esto, intentaron decir que era un comportamiento normal. Sin embargo, la fecha de vencimiento todavía figuraba como hoy, pero no aparecía en 'hoy', por lo que la explicación no era aceptable. Dado que este error me hizo perder tareas, esta fue la razón principal por la que finalmente me mudé de Wrike de forma permanente.
El panel de Any.do
Como se mencionó anteriormente en este artículo, AnyDo usa un sistema de tipo Kanban donde las tarjetas se pueden cambiar entre proyectos y entre fechas de vencimiento.
Por lo tanto, puede cambiar fácilmente una tarea de hoy dia para mañana arrastrando la tarjeta de tareas hasta mañana.
El problema con este panel es que todas las tareas enumeradas en mañana, próximo y algún día no se muestran cuando vencen, por lo que es muy difícil planificar su trabajo futuro sin abrir tarjetas de tareas individuales y verificar las fechas de vencimiento. Es una configuración muy torpe. Está claro que el intento es crear un tablero minimalista, pero es posible minimizar tanto que haga que un sistema sea demasiado simple e inutilizable.
El panel de Todoist
Esta es un área en la que Todoist obtiene puntos de bonificación. Todoist ofrece la posibilidad de ver tareas por Hoy dia y Próximos 7 días .
En la vista de lista de cada pantalla, las tareas muestran la fecha de vencimiento y también el proyecto del que forman parte. Esto facilita la organización tanto del trabajo diario como del semanario.
Tablero no disponible
No sorpresa, Tareas de Google también se queda corto en esta área. Si bien puede ordenar las tareas en proyectos individuales por fecha de vencimiento, no puede organizar su lista completa de tareas en todos los proyectos en orden de fecha de vencimiento. Ciertamente no puede agruparlos por hoy, semana o mes.
Integración con otras aplicaciones
Lo último que desea es una aplicación de tareas pendientes que esté aislada del resto del mundo. Una de las formas más efectivas de ser más productivo es automatizar las cosas
Por ejemplo, tal vez cuando complete una tarea en un determinado proyecto, le gustaría enviar automáticamente un correo electrónico a su gerente con los detalles. Cosas como esta son posibles con aplicaciones de tareas pendientes que son integrado con servicios como Zapier o IFTTT .
Aquí está el desglose de las integraciones para las aplicaciones de tareas pendientes revisadas en este artículo.
Integrado con IFTTT:
- Recuerda la leche
- Todoist
Integrado con Zapier:
- Recuerda la leche
- Todoist
- Wrike
Integrado con Slack:
- Todoist
- Wrike
- Any.do
Agregar tareas por correo electrónico:
- Recuerda la leche
Como puede ver, incluso en el área de integraciones con otros servicios, Recuerda que la leche sale encima .
Qué debe hacer a continuación
Ahora que ha revisado todas las diferencias entre las principales aplicaciones de tareas pendientes, ¡no se detenga ahora! Es hora de tomar una decisión y registrarse en una de estas aplicaciones:
Si bien personalmente elegí Remember The Milk como mi aplicación de tareas pendientes, es solo la mejor opción para las cosas que son importantes para mí. Con suerte, la descripción general anterior, extraída de muchos años de experiencia con estas aplicaciones, lo ayudará a tomar una mejor decisión sin perder todo su tiempo haciéndolo.
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Ryan tiene una licenciatura en Ingeniería Eléctrica. Ha trabajado 13 años en ingeniería de automatización, 5 años en TI y ahora es ingeniero de aplicaciones. Antiguo editor en jefe de MakeUseOf, ha hablado en conferencias nacionales sobre visualización de datos y ha aparecido en la televisión y la radio nacionales.
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