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¿O deberías usar ambos? Microsoft Access y Excel cuentan con filtrado, clasificación y consulta de datos, pero ¿qué programa se adapta a sus requisitos de trabajo y cómo puede obtener lo mejor de ambos mundos?
Comprender para qué sirve cada herramienta
La tabla anterior debe proporcionarle un resumen de las comparaciones clave entre el uso de Microsoft Access o Excel para sus requisitos de datos. En un mundo ideal, todos usamos Microsoft Excel y Access indistintamente, uno por sus cálculos matemáticos avanzados y comparaciones estadísticas, el otro por su capacidad para organizar y mostrar una gran cantidad de datos de manera estructurada.
Preguntas clave antes de su elección
Debe hacerse estas preguntas clave antes de embarcarse con una pieza de software sobre la otra:
- ¿Cómo quieres organizar tus datos?
- Repetitivo? ¿Duplicación?
- ¿Seguimiento de acciones / gestión de eventos?
- ¿Está almacenando y gestionando, o almacenando y analizando?
- ¿Cuántos datos tienes?
- ¿Texto?
- ¿Numérico?
- ¿Necesita formatear la salida para compartir?
Excel es para el análisis de datos
Excel sobresale en datos numéricos, su almacenamiento y las muchas permutaciones de análisis que puede necesitar para descubrir patrones, tendencias o nombres incorrectos en sus datos. La curva de aprendizaje para Excel es bastante corta, ya que puede parecer extremadamente desalentador para empezar, pero rápidamente estará doblando tablas dinámicas para su propio uso en muy poco tiempo.
¿Por qué Google usa tanta memoria?
Llegan las últimas versiones absolutamente atascado lleno de plantillas , atajos prácticos y una GUI muy amigable, pero hay que hacer algunas consideraciones. Excel es una herramienta excelente cuando se utilizan pocas hojas de cálculo a la vez, pero cuando comienza a ampliar el tamaño de su base de datos, por ejemplo, con un conjunto de datos del gobierno, Excel comienza a crujir bajo la tensión.
Mantener una hoja de cálculo de Excel masiva con miles, si no decenas de miles de entradas se vuelve cada vez más difícil y, a medida que sus datos evolucionan, la necesidad de actualizar sus fórmulas, rangos de resumen y macros puede llevar a que aparezcan errores en sus datos.
Recursos de Excel
Aquí hay algunos excelentes recursos, tutoriales y plantillas en línea que le ayudarán a familiarizarse con Excel:
- Aprenda Excel sin gastar un centavo: lista de referencia para tutoriales de Excel, que cubre literalmente todo lo que necesita a través de uno de los enlaces
- Plantillas para Excel - el Microsoft Office almacenar para plantillas de Excel. Excel 2013 tiene una lista extendida cuando abre el software - ¡examínelo para ver más opciones!
- Chandoo.org - toneladas de información gratuita que cubre todos los niveles de aprendizaje
- MrExcel - similar a Chandoo, tiene miles de videos instructivos y tutoriales prácticos
- YouTube: Tecnología Howcast - gran serie introductoria, avanzando hacia algunas herramientas intermedias de Excel
Chandoo, MrExcel y la serie de YouTube de Howcast Tech son particularmente buenos, cada uno brinda excelentes tutoriales que cubren prácticamente todas las herramientas que puede encontrar en Excel, recursos brillantes para principiantes humildes hasta los expertos de Excel entre nosotros.
Access sobresale en la gestión de datos
Microsoft Access es una bestia ligeramente diferente a Excel. Donde Microsoft Excel mantiene un enfoque en secuencias de datos numéricas, potencialmente únicas, Access proporciona una solución de almacenamiento para información que se puede recuperar y referenciar en múltiples lugares. Voy a admitir la curva de aprendizaje de Access es problemático en algunos lugares, pero una vez que haya aprendido los conceptos básicos del software, encontrará que esas habilidades son relativamente intercambiables con casi cualquier software de base de datos.
Quizás la diferencia más grande entre Microsoft Access y Excel es el método para la retención de registros. Los registros de Microsoft Access pueden modificarse gratuitamente en cualquier momento. La imagen de arriba muestra Microsoft Access (arriba) y Excel (abajo) para comparar. Tenga en cuenta que, al utilizar Microsoft Access, a cada registro individual se le asigna un número de identificación específico, la primera columna, para permitirle ordenar, filtrar y consultar toda su base de datos. Y su base de datos es solo eso: un almacén digital de información. Agregar más información, modificarla, eliminarla, filtrarla y consultarla no tiene ningún impacto en el registro existente, ni en las fórmulas, rangos de resumen, tablas e informes que ya ha configurado. Cuando se utiliza un conjunto de datos masivo en Excel, existe la posibilidad de que la realización de cualquiera de las tareas mencionadas anteriormente se interrumpa algo, en alguna parte.
Un paso más allá de Excel
Microsoft Access va un paso más allá que Excel en términos de almacenamiento de datos puro, con herramientas internas específicas para garantizar la calidad de los datos:
- Utilice listas de búsqueda y reglas de validación para campos individuales a nivel de tabla.
- Los formularios pueden agregar reglas adicionales a su tabla de acceso durante la entrada de datos
- Responde a la selección del usuario y eventos predefinidos
- Integridad referencial entre tablas mantenida constantemente por Microsoft Access, asegurándose de que todos sus datos tengan sentido, casi todo el tiempo
Las agregaciones de enormes bases de datos también son relativamente simples en Microsoft Access. Las consultas y el filtrado se pueden realizar independientemente de su modo de almacenamiento con Microsoft Access que proporciona potentes soluciones de análisis de datos, ¡pero no una tabla dinámica!
Recursos de Microsoft Access
De manera similar a nuestras ofertas de Microsoft Excel, aquí hay algunos excelentes recursos, tutoriales y plantillas en línea para darle la ventaja a la hora de familiarizarse con Access:
- Fácil acceso con plantillas: tutorial oficial de MS Office para usar las plantillas de Access para acelerar su trabajo
- Introducción a las plantillas de Access 2010 - una introducción a la selección e implementación de plantillas de acceso
- GCF Aprende gratis - Tutorial de 14 partes que abarca la entrada de datos hasta la presentación de datos y mucho más
- Todo acceso - absolutamente masivo lista de preguntas y tutoriales de Access
- Baycon Group [URL rota eliminada]: tutoriales detallados que van desde la introducción de datos hasta tablas de consulta avanzadas
Y el ganador es...
¡Ninguno!
Oh, qué excusa, lo siento ... pero espero que hayamos ilustrado cada pieza de software para que su próxima decisión de almacenamiento / análisis de datos sea más fácil. Puede importar datos de Microsoft Access a Excel y viceversa de varias formas, ampliando infinitamente el potencial de ambas piezas de software. Las soluciones proporcionadas por Microsoft Access y Excel proporcionan un espectro de técnicas de gestión de datos que evolucionan junto con nuestros requisitos de datos.
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La barra superior ilustra las opciones de importación y exportación disponibles a través de Microsoft Access> Datos externos pestaña. El segundo muestra opciones de exportación similares a través de Excel> Datos pestaña. Ambas pestañas de datos brindan a los usuarios una funcionalidad cruzada expandida que le permite lo mejor de ambos mundos: cálculos matemáticos supremos, formato y tablas, junto con una excelente administración de datos, análisis y reportes.
Los lectores atentos notarán la falta de una pestaña de exportación de Excel.> CTRL + C o CMD + C!
Comprender lo que cada herramienta puede hacer por usted y por sus datos puede marcar una gran diferencia, así que use ambas a su favor leyendo y viendo algunos de los tutoriales para obtener experiencia práctica con estas poderosas herramientas de datos.
¿Nos perdimos algo? ¿Cuáles son sus alternativas favoritas de Microsoft Access y Excel? ¡Háznoslo saber a continuación!
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Gavin es el editor junior de Windows and Technology Explained, colaborador habitual del Really Useful Podcast y crítico de productos habitual. Tiene una licenciatura (con honores) en escritura contemporánea con prácticas de arte digital saqueadas de las colinas de Devon, así como más de una década de experiencia profesional en escritura. Disfruta de grandes cantidades de té, juegos de mesa y fútbol.
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