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A principios de 2018, Google migró a todos los usuarios a su versión más reciente de Google Calendar. Como parte de esta migración, Google Tasks se integró más a fondo con el propio calendario.
Mucha gente ya usa aplicaciones de tareas externas para mantener sus tareas sincronizadas con Google, pero hacer un seguimiento de varias aplicaciones puede resultar molesto. En su lugar, ¿por qué no probar la poderosa combinación interna de una lista de tareas de Google con Google Calendar? Potencialmente, podría reemplazar cualquier otra aplicación de tareas pendientes que pueda usar.
En este artículo, le mostraremos cómo.
Paso 1: Visualización de las tareas de Google Calendar
Si aún no ha personalizado su calendario de tareas en Google, la vista predeterminada se verá muy sencilla. Quizás incluso un poco aburrido.
Sin embargo, esta fachada aburrida puede ser extremadamente engañosa. Habilitar Tareas de Google en Google Calendar agregará un alto grado de funcionalidad a la aplicación que de otro modo no esperaría.
Ahora, entendemos por qué algunas personas podrían no creer en esta funcionalidad. La aplicación Google Tasks solía ser una de las peores aplicaciones para hacer en línea. Para integrar funciones más útiles, en realidad tenía que instalar complementos del navegador como GTasks .
Sin embargo, la versión más reciente de Google Tasks es mucho más útil. Para usarlo junto con Google Calendar, habilite el widget de Tareas de Google expandiendo el Mis calendarios en la esquina inferior izquierda de su navegador de escritorio.
Marque la casilla de verificación que dice Tareas :
A continuación, vaya al lado derecho de su Calendario de Google y haga clic en el ícono de Tareas de Google, que se ve aquí en rojo:
Al hacer clic en él, Google acoplará Tareas de Google en el lado derecho de Google Calendar. Una vez que Tareas esté habilitado, estará listo para agregar Tareas al calendario.
Paso 2: Cómo crear una lista de tareas pendientes de Google
Gran parte del poder de esta combinación de Google Calendar proviene de cómo organiza su lista de tareas pendientes dentro de Google Tasks.
Si no ha leído sobre cómo combinar aplicaciones de objetivos con aplicaciones de tareas pendientes, le recomendamos que se tome un tiempo para hacerlo ahora. Te ayudará a crear y organizar tu lista.
Una vez hecho esto, recopile su lista de objetivos que desea lograr, junto con la lista asociada de tareas necesarias para completarlos. Luego, haga clic en el Tareas menú desplegable en la parte superior de la barra de tareas.
Allí, verá una selección de listas creadas anteriormente. También verá el botón Crear nueva lista .
Estas listas serán sus controles de arriba hacia abajo en Google Calendar. Puede hacer clic en Crear nueva lista --- que le permitirá crear una nueva lista de tareas para objetivos de alto nivel --- o puede hacer clic en uno de sus asistentes organizativos creados anteriormente.
La elección de cuál utiliza depende de usted.
Dentro de cada lista, habrá un lugar donde puede crear una tarea pendiente de Google. Para crear una nueva tarea, haga clic en + Agregar una tarea . Empiece a escribir.
La importancia de las subtareas
Dentro de cada tarea individual, también existirá la opción de crear subtareas. Las subtareas se agregan como tareas regulares dentro de cada una de estas tareas principales.
Una vez que haga clic en una tarea, puede enumerar todos los pasos que debe seguir para lograr ese objetivo. Con Google Tasks, el proceso de enumerar subtareas es sencillo.
presione el Editar junto a la tarea principal para abrir el Agregar subtareas opción. Haga clic en él, luego escriba cada subtarea en el cuadro.
Una vez hecho esto, presione Ingresar para insertar el texto y pasar a la siguiente subtarea. Puedes ver mi propio proceso y cómo se ve, aquí en rojo:
Es importante darle a cada subtarea en su lista de tareas pendientes de Google Calendar una fecha de vencimiento realista. Recuerde, cargará todos sus objetivos en el calendario. Por lo tanto, tener en cuenta todo lo que está planeando lo ayudará a mantener esas fechas manejables.
Si intenta agregar una fecha de vencimiento a una subtarea, notará que no puede agregar una cuando la crea por primera vez. Debe volver al nivel de la lista principal y agregar desde allí.
Una vez que regrese a su nivel de lista principal, haga clic en una tarea para volver a sus subtareas. Agregue la fecha de vencimiento a la subtarea haciendo clic en el Editar detalles icono junto a él:
Después de esto, verá que la opción de fecha de vencimiento se ha agregado a su página de subtarea.
Cuando haces clic en Agregar fecha , Google le dará un calendario emergente donde puede elegir un día específico para mostrar cuándo vence esta tarea.
Mas consejos
- Si usa alguna otra aplicación de tareas pendientes como Todoist o RememberTheMilk , recomendamos seguir este mismo proceso para transferir estas tareas manualmente.
- Al utilizar las mismas técnicas enumeradas anteriormente, Google Tasks y Google Calendar pueden hacer todo lo que esas aplicaciones pueden hacer, y más.
Otra cosa importante a considerar al agregar fechas límite es que debe usar una fecha de inicio real para cuando desee comenzar a trabajar en las tareas principales. La mayoría de las aplicaciones colocarán su tarea en la lista de tareas prioritarias según la fecha de vencimiento.
Sin embargo, lo bueno de la integración de Google Tasks es que colocará esta información en un orden cronológico limpio en su calendario.
Paso 3: Cómo usar la tarea de Google dentro del Calendario de Google
Cuando habilitas Tareas en su menú de navegación, agregará la fecha de vencimiento de cada tarea a su calendario de Tareas de Google. Si no hay una hora específica durante el día en la que vence esta tarea, verá su tarea en la parte superior de cada día que tenga una fecha límite:
Esta pantalla visual es realmente útil para detectar los días de la semana en los que está sobrecargado. Para evitar esto, le recomendamos que eche un vistazo a sus próximas tareas al comienzo de cada semana. Intente cambiar las cosas cuando sea necesario para nivelar su carga de trabajo.
Puede hacer esto haciendo clic en cualquiera de los elementos de la tarea en su calendario, luego haciendo clic en el Editar icono para cambiar la fecha de vencimiento.
Después de cambiar la fecha de vencimiento, Google Calendar mueve automáticamente esa tarea a un nuevo lugar en el calendario. Muchas aplicaciones carecen de esta capacidad para cambiar tareas sin problemas sobre la marcha, y este es el segundo beneficio de usar Google Calendar con Google Tasks.
Sin él, puede resultar difícil visualizar su carga de trabajo.
Otra forma rápida de cambiar la fecha de vencimiento de una tarea es haciendo clic y arrastrándola a otro lugar del calendario:
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Paso 4: no se sobreprograme con la aplicación Google Tasks
Para adquirir el hábito de usar Google Calendar, todas las mañanas deberías echarle un vistazo. Verifique sus fechas límite y reserve tiempo adicional durante el día en el que planea trabajar en sus tareas de Google.
Al planificar su día por las mañanas, se da más flexibilidad para todo su horario. De esta manera, si sucede algo inesperado y necesita cambiar las tareas más tarde, no necesita reelaborar todo su horario para hacerlo.
Cualquiera que sea la frecuencia que elija, ya sea revisando su calendario diariamente o semanalmente, esta revisión regular sigue la importante regla 80/20 de la gestión del tiempo .
Por último, es importante señalar que con muchas aplicaciones, su lista de tareas diarias se presenta en un formato de texto. Una lista puede ser engañosa en cuanto a cómo está estructurando su carga de trabajo.
Sin embargo, con el enfoque visual de Google Calendar, verá rápidamente si realmente tiene o no suficientes horas en el día para lograr lo que desea.
Mas consejos
- Incluya la fecha de vencimiento final en la nota de la tarea. Esto es para que sepa hasta dónde puede llevar las tareas si no las hace de inmediato.
- Considere usar la agrupación de tareas cuando programe cada día.
- Trate de mantener un equilibrio saludable entre las tareas para las metas a corto plazo y las metas a largo plazo.
- Para las Tareas de Google que se repiten de manera similar a un entrenamiento matutino, realice una tarea repetida que se actualizará automáticamente para días específicos de la semana.
- Las tareas de Google Calendar para Android e iOS se pueden ajustar en su teléfono, siempre que tenga instalada la aplicación Google Calendar.
Utilice Google Tasks y Google Calendar para obtener consejos sobre la gestión del tiempo
El uso de Google Tasks con Google Calendar mantiene los objetivos más importantes frente a usted todos los días. Sin embargo, si no está satisfecho con esta combinación, no hay problema. Es posible que tenga otras aplicaciones de productividad para elegir, aunque le recomendamos que le dé una oportunidad a Google Tasks.
Sin embargo, tener una gran estrategia de programación es solo el primer paso. Hay mucho más que hacer para asegurarse de que se concentre en las cosas más importantes.
Si está buscando más ideas geniales para mantenerse productivo, consulte nuestros trucos de productividad de Reddit que realmente funcionan.
Alternativamente, si no está convencido con la oferta de Google, estas son las mejores aplicaciones de tareas pendientes sin complicaciones.
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Shianne tiene una licenciatura en diseño y experiencia en podcasting. Ahora, trabaja como escritora senior e ilustradora 2D. Cubre tecnología creativa, entretenimiento y productividad para MakeUseOf.
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