Cómo disculparse y disculparse en un correo electrónico: de forma profesional

Cómo disculparse y disculparse en un correo electrónico: de forma profesional

Todo el mundo se equivoca a veces. Por más que lo intentemos, nadie es perfecto. Cuando comete un error que lastima a otra persona, es apropiado ofrecer una disculpa.





Si bien a menudo tendrá que disculparse en persona, a veces puede preferir o tener que pedir disculpas por correo electrónico. Veamos cómo disculparse profesionalmente en un correo electrónico para ayudarlo a aprovechar esta situación al máximo.





Los tres ingredientes de un correo electrónico de disculpas adecuado

Crédito de la imagen: sandphin / Flickr





Si bien no existe un patrón universal, un estándar generalmente aceptado para las disculpas incluye tres partes:

  1. Reconociendo que hiciste algo mal.
  2. Sintiendo remordimiento por tus acciones y ser empático para entender cómo lastimaron a la otra persona.
  3. Restitución , donde arreglas la situación.

Analizaremos cada uno de estos tres elementos a medida que analizamos cómo pedir perdón en un correo electrónico.



Cómo abrir su correo electrónico de disculpa

Antes de comenzar a redactar la disculpa real, debe dirigirse a la persona a la que le está escribiendo. Esto variará mucho según su relación con la persona.

Supongamos que ha cometido un error en una situación profesional y, por lo tanto, necesita enviar un correo electrónico de disculpa a su jefe. Como ejemplo, diremos que no pudo completar una tarea crítica a tiempo, lo que retrasó el proyecto para todos los demás.





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En este caso, un saludo apropiado sería 'Estimado [Nombre],'. Si te disculpas con un amigo, algo como 'Hola [Nombre]' o 'Hola [Nombre]' sería más adecuado.





Tampoco se olvide del asunto del correo electrónico de disculpa. Después de haber ofendido a alguien, es posible que no esté feliz de ver llegar un correo electrónico tuyo.

Poner algo como 'Acepte mis disculpas' o 'Lo siento sinceramente' en la línea de asunto es una buena manera de dejar claro desde el principio para qué es su mensaje. No intente ser inteligente utilizando acrónimos de correo electrónico; manténgalo sencillo para que sepan lo que contiene su mensaje.

Reconociendo su error

Crédito de la imagen: stevanovicigor / Depositphotos

Ahora que ha terminado la apertura, es hora de la primera parte vital de la disculpa. Aquí debe identificar claramente el problema que sucedió. Reconoce lo que hiciste; no intente desviar la culpa a otra persona o poner excusas por lo que sucedió.

He aquí un ejemplo de qué no hacer en su correo electrónico de disculpa:

Si bien sé que no cumplí con una fecha límite importante, realmente no es mi culpa. Estaba trabajando con Paul en este proyecto, y perdió demasiado tiempo haciéndome un montón de preguntas no relacionadas. Mi computadora también se estaba congelando durante la semana y todavía no podía verla. Entonces esto no es todo por mi culpa.

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Incluso si todo lo anterior es cierto, no es una buena disculpa. Esta parte debe reconocer su responsabilidad en el error.

Algo como esto es mucho mejor:

Me doy cuenta de que no cumplí con una fecha límite crucial. Este proyecto fue realmente importante para nuestro departamento y confió en mí para completarlo de manera oportuna. Sé que mi incapacidad para completar esta tarea a tiempo ha retrasado la finalización del proyecto. Esto se refleja mal en nuestro equipo y lo lamento.

Aquí ha expuesto claramente lo que hizo mal, sin intentar restarle importancia o desviarlo. Esta es una parte de las disculpas que a menudo se pierde hoy.

Expresando remordimiento por lo que hiciste

Ahora que ha expuesto claramente su error, debe mostrar arrepentimiento por lo sucedido. Tenga en cuenta que lo que hizo, como mínimo, le causó dolor, frustración y otras emociones negativas a la otra persona. En un entorno profesional, también podría haberlos hecho perder tiempo, dinero o meterse en problemas con sus superiores.

Haga evidente que siente remordimiento por la situación. Trate de ponerse en su lugar y comprender cómo sus acciones los hicieron sentir. No ofrezca una explicación de su comportamiento aquí, ni diga que 'lamenta que ellos se sientan así' por lo que hizo.

El objetivo de una disculpa es reparar una relación fracturada, no demostrar que tenías razón desde el principio.

Aquí hay un ejemplo de cómo enmarcar esta parte de la disculpa:

Quiero disculparme sinceramente por no cumplir con mis obligaciones y completar a tiempo la tarea que me encomendaste. No hay excusas para este fracaso. No me gusta saber que decepcioné a mi equipo y me siento terrible de que esto le haya causado vergüenza al reunirse con el cliente.

Expresar empatía le da autenticidad a su disculpa. Te ayuda a olvidar tu perspectiva por un momento y a ver con qué está lidiando otra persona.

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Corrija su error

Las palabras son importantes, pero las acciones tienen mucho más peso. Para demostrar que lo dice en serio, es importante hacer las paces. Tomar medidas hará que la situación sea correcta (si es posible) o demostrará que hará todo lo posible para no volver a cometer el mismo error.

Continuando con nuestro ejemplo de incumplimiento de una fecha límite, algo como esto podría servir como parte de restitución del correo electrónico de disculpa:

En el futuro, para evitar incumplir los plazos, hablaré con usted con mucha anticipación si me preocupa que no pueda terminar algo a tiempo. Seré más consciente de cuánto tiempo me llevan los proyectos críticos y estaré dispuesto a dedicar horas extra fuera de la oficina para asegurarme de que se hagan. Esto no pasará otra vez.

En algunas situaciones, es posible que no sepa qué ofrecer para compensar su comportamiento. Si ese es el caso, simplemente puede preguntar '¿Qué puedo hacer para corregir esto?'

Lo más importante es mostrar cómo actuará de manera diferente en el futuro para evitar que vuelva a suceder el mismo problema.

Cómo cerrar su correo electrónico de disculpa

Ahora solo tienes que terminar el mensaje. Esto es bastante simple, pero asegúrese de mantener el tono apropiado. Debe agradecer al destinatario por leer su mensaje de disculpa y desearle lo mejor.

Lee mas: La mejor manera de finalizar un correo electrónico de forma profesional

También puede ser una buena idea invitarlos a discutir más sobre lo que dijo. Esto demuestra que es sincero y está abierto a diálogos adicionales.

Aquí hay una forma de cerrar su correo electrónico de disculpa profesional:

Gracias por leer esto. Si hay algo que le gustaría analizar más a fondo, comuníquese conmigo para que podamos solucionarlo.

Atentamente, [Tu nombre]

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Si no desea utilizar 'Atentamente', otros cierres formales como 'Saludos cordiales' también funcionarán. No es necesario que diga 'Con disculpas' ni nada por el estilo, ya que ha pasado todo el correo electrónico disculpándose adecuadamente.

¿Es el correo electrónico el medio adecuado para una disculpa?

Hemos explicado cómo disculparse profesionalmente en un correo electrónico. Pero antes de comenzar a escribir su mensaje, debe considerar si un correo electrónico es el medio adecuado para la disculpa.

El correo electrónico ciertamente tiene beneficios cuando se trata de disculpas. Como no hay limitaciones de tiempo, puede redactar sus pensamientos de forma clara y directa. Si una disculpa rápida está en orden, enviar un correo electrónico le permite contactarlos en un corto período de tiempo si reunirse en persona no es una opción. Y a diferencia de las disculpas en persona, no es necesario ser espontáneo y reaccionar a lo que dice la otra persona.

Pero no todo está bien. El correo electrónico es menos personal que una disculpa en persona (o por teléfono). Dependiendo de la configuración de su empresa, enviar un correo electrónico puede parecer cobarde si es factible aparecer en persona. No se esconda detrás de una pantalla cuando necesite disculparse por algo.

Disculpas por correo electrónico para corregir errores

Disculparse adecuadamente es una valiosa habilidad para la vida. No todo el mundo sabe cómo hacerlo, y una mala disculpa puede hacer que la otra persona se sienta aún más frustrada que antes. Utilice esta guía básica sobre cómo pedir perdón por correo electrónico y estará en camino hacia una relación reparada.

Tenga en cuenta que el objetivo final de una disculpa es reconstruir la confianza rota. Ha hecho algo mal, y los tres pasos principales anteriores son cómo reconocerlo y corregirlo. No se disculpe por usted.

Crédito de la imagen: nito / Shutterstock

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Sobre el Autor Ben Stegner(1735 Artículos publicados)

Ben es editor adjunto y director de incorporación de MakeUseOf. Dejó su trabajo de TI para escribir a tiempo completo en 2016 y nunca miró hacia atrás. Ha estado cubriendo tutoriales de tecnología, recomendaciones de videojuegos y más como escritor profesional durante más de siete años.

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