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Recibir demasiados correos electrónicos puede llenar su bandeja de entrada con muchos elementos innecesarios. Si bien está acostumbrado a eso, todavía le agrega un poco de peso a su mente. Está agobiado por tener tantos mensajes sin abrir, pero no desea eliminar ninguno de ellos.
¿Quién sabe? Un mensaje no leído en su bandeja de entrada podría salvar su aspecto en el futuro. Entonces, ¿qué debe hacer para limpiar su bandeja de entrada sin perder datos? Archivando! Así es como lo haces.
¿Qué es un archivo?
De acuerdo con la diccionario de Cambridge , un archivo es una colección de registros históricos relacionados con un lugar, organización o familia. También se define como un archivo de computadora que se utiliza para almacenar información electrónica o documentos que ya no usa con regularidad.
De manera similar, en Gmail, un archivo es un repositorio de sus mensajes que no usa con regularidad. Poner un correo electrónico en su archivo es almacenarlo en algún lugar fuera de la vista y fuera de la mente. Pero todavía está ahí si necesitas volver a él algún día. Es como su sótano, donde almacena artículos que no necesita pero que podría usar en el futuro.
Cuando archivas un correo electrónico no leído en Gmail, sale de tu bandeja de entrada y se almacena en Todos. También se deducirá del número de mensajes no leídos.
Para encontrar sus correos electrónicos archivados, vaya a Todos en la barra lateral. Alternativamente, puede escribir en: archivo en la barra de búsqueda de Gmail para mostrar solo los mensajes archivados.
Qué hace (y qué no hace) el archivado
Para comprender sus beneficios, debe saber qué sucede exactamente cuando archiva mensajes antiguos de Gmail.
- Los correos electrónicos archivados no se eliminan automáticamente . El Archivo es como una bóveda. Si bien los correos electrónicos enviados a la papelera se eliminan automáticamente después de 30 días, los correos electrónicos archivados permanecerán en su Gmail hasta que los elimine manualmente.
- Los correos electrónicos archivados se pueden buscar . Gmail tiene un potente motor de búsqueda. Cuando busca algo, los correos electrónicos archivados son parte de eso. Si desea excluirlos y solo buscar en su bandeja de entrada, escriba en: bandeja de entrada antes del término de búsqueda.
- Los correos electrónicos archivados cuentan como espacio de almacenamiento . Los correos electrónicos eliminados se eliminan de su unidad de Gmail, lo que le brinda más espacio. Por otro lado, los correos electrónicos archivados aún consumen almacenamiento, ya que siguen siendo parte de su Gmail.
- Los correos electrónicos archivados no se marcan como leídos automáticamente . Si archiva un correo electrónico sin abrirlo, ese correo electrónico no se leerá hasta que actúe en consecuencia.
- Los correos electrónicos archivados se pueden navegar . Gmail no tiene una pestaña 'Archivo' para examinar los mensajes que envió aquí. Sin embargo, puede utilizar el Todo el correo pestaña para ver los correos electrónicos de la Bandeja de entrada y el Archivo juntos.
- Los correos electrónicos archivados funcionan con etiquetas . Puede agregar una etiqueta a un mensaje y luego archivarlo. La etiqueta aún permanecerá. Cuando haga clic en la etiqueta para ver todos los mensajes etiquetados con ella, también aparecerá el correo electrónico archivado.
Por qué 'Marcar como leído' no es suficiente
Si bien marcar un mensaje no leído como leído puede reducir los molestos números, no es tan bueno como archivarlo. Esto se debe a que su bandeja de entrada todavía está llena de desorden.
Cuando archivas un correo electrónico que no necesitas, sale de tu pantalla de correo electrónico principal. De esa manera, puede concentrarse en mensajes más críticos.
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Si cree que necesitará ese correo electrónico en el futuro, aún puede usar la poderosa función de búsqueda de Gmail para encontrarlo. Después de todo, no querrá desplazarse por cientos, si no miles, de correos electrónicos en busca de algo.
Cómo archivar un correo electrónico
Ya sea que acceda a su cuenta en su teléfono inteligente o en su computadora, archivar es simple y fácil.
En tu ordenador
hay tres maneras de hacer esto. El primero es marque la casilla de verificación del mensaje que desea archivar. Aparecerá una fila de íconos en la fila superior de tu bandeja de entrada; haz clic en el Archivo y Gmail enviará el mensaje a la carpeta 'Todos los correos'.
La segunda opción es abre el correo electrónico en cuestión. Una vez cargado, aparecerán los mismos iconos que los anteriores. Selecciona el Archivo y volverá a su bandeja de entrada principal. A Conversación archivada . Aparecerá una notificación en la parte inferior derecha de la pantalla, confirmando el proceso.
Una tercera opción es eliminar la etiqueta de la Bandeja de entrada. Haciendo clic en el x en la etiqueta, Gmail moverá el correo electrónico de su Bandeja de entrada a Todos. Una conversación eliminada del ' Bandeja de entrada 'debe aparecer una notificación en la parte inferior derecha de su navegador para su confirmación.
En su teléfono inteligente
Galería de imágenes (3 imágenes) Expandir Expandir Expandir CerrarYa sea que sea un usuario de Android o iOS, el archivo es prácticamente lo mismo. Abra la aplicación Gmail y luego desliza el mensaje desea archivar a la izquierda o a la derecha.
Alternativamente, abre el mensaje luego elige el Archivo en el menú superior derecho. Es el cuarto ícono de la derecha. Debería ver que el mensaje desaparece de su bandeja de entrada y un 1 archivado notificación en la parte inferior cuando hagas eso.
Finalmente, puede tocar el Etiquetas sección justo después de la línea de asunto. A Etiquetar como aparecerá una ventana; desmarque la Bandeja de entrada etiqueta, luego presione OK . El correo electrónico se elimina de su bandeja de entrada y Etiqueta cambiada La notificación aparecerá en la parte inferior.
Mantener limpia su bandeja de entrada
Si no desea la molestia de seleccionar manualmente los correos electrónicos para el archivo, use la función de filtro de Gmail para hacerlo automáticamente. Esto es especialmente útil para los recibos que no necesita ver pero que debe conservar.
Aquí hay una guía paso a paso para hacer esto:
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- Abra el correo electrónico que desea archivar automáticamente.
- En el menú superior, seleccione el submenú de tres botones .
- Escoger Filtrar mensajes como estos .
- Aparecerá un filtro en la barra de búsqueda; haga clic en Crear filtro .
- Ponga una marca en el Omitir la bandeja de entrada (archivarla) casilla de verificación.
- (Opcional) Si desea que estos mensajes se abran automáticamente, marque la casilla Marcar como leído opción.
- (Opcional) Para archivar los mensajes existentes, marque la casilla Aplicar también el filtro a # conversaciones coincidentes .
- Haga clic en Crear filtro .
Devolución de un correo electrónico archivado
Si archivó accidentalmente un mensaje que necesita en su bandeja de entrada, puede deshacer la acción presionando el Deshacer en la notificación.
Si te lo perdiste, ve a Todo el correo, luego elija el correo electrónico que desea devolver. En el menú superior, seleccione Mover a la bandeja de entrada .
Si el mensaje que desea volver a su bandeja de entrada no es reciente, ubíquelo con la barra de búsqueda de Gmail. Repita el procedimiento cuando haya abierto el correo electrónico.
Cómo archivar todo en Gmail
Si desea comenzar desde cero y archivar todos los mensajes de Gmail, puede usar la función de filtro de Gmail. También puede usar otros comandos para refinar aún más su filtro.
- En la barra de búsqueda, ingrese lo siguiente: en: bandeja de entrada . Esto devuelve todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada.
- Si desea refinar el filtro, escriba antes: aaaa / mm / dd para incluir todos los correos electrónicos antes de una fecha específica. También puedes usar después: aaaa / mm / dd si solo desea archivar un período en particular.
- Cuando la búsqueda tenga resultados devueltos, haga clic en el Casilla en el menú superior.
- Una notificación que dice Las 100 conversaciones de esta página están seleccionadas. Seleccionar todas las conversaciones que coinciden con esta búsqueda aparecerá.
- Haga clic en Seleccionar todas las conversaciones que coinciden con esta búsqueda
- Elegir el Botón de archivo
- A Confirmar acción masiva aparecerá una ventana. Escoger OK .
Dependiendo de la cantidad de correos electrónicos que tenga, Gmail tardará algún tiempo con este filtro. Pero después de un tiempo, todos sus correos electrónicos desaparecerán de la bandeja de entrada y se almacenarán de forma segura en el Archivo. Es el paso más simple para lograr y mantener la bandeja de entrada cero.
Bandeja de entrada cero en perpetuidad
Al utilizar los consejos y trucos descritos aquí, Inbox Zero ahora es fácilmente accesible. Utilice la poderosa barra de búsqueda y el filtro de Gmail para enviar automáticamente correos electrónicos al archivo, manteniendo su bandeja de entrada limpia y ordenada de por vida.
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Jowi es escritor, entrenador de carrera y piloto. Desarrolló un amor por cualquier PC desde que su padre compró una computadora de escritorio cuando tenía 5 años. Desde entonces, ha estado utilizando y maximizando la tecnología en todos los aspectos de su vida.
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