Cómo archivar correos electrónicos en Outlook

Cómo archivar correos electrónicos en Outlook

Archivar correos electrónicos es una de las mejores formas de mantener ordenada su bandeja de entrada. Si desea hacer esto en Outlook, está de suerte. Tanto Outlook para web como Outlook para escritorio le permiten archivar sus correos electrónicos con facilidad.





En esta guía, cubriremos las mejores formas de archivar sus correos electrónicos en Microsoft Outlook en su computadora.





¿Qué es un archivo en Outlook?

En el contexto de Outlook y los correos electrónicos, un archivo es básicamente todos los correos electrónicos que ha elegido mantener separados de su bandeja de entrada principal.





En Outlook para web, archivar un correo electrónico significa mover los correos electrónicos de la carpeta de la bandeja de entrada principal a la carpeta Archivo.

En Outlook para escritorio, archivar un correo electrónico básicamente significa mover sus correos electrónicos desde el archivo PST principal de Outlook a un nuevo archivo PST. Puede desplazarse por este archivo PST y acceder a todos sus correos electrónicos archivados en él, en cualquier momento que desee.



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Si recién está comenzando con Outlook, comparar Outlook para la web con el escritorio y vea cuál se adapta a sus necesidades.

¿Puede utilizar el archivo de Outlook para todas sus cuentas de correo electrónico?

Hay dos casos en los que no puede utilizar la función Archivo en Outlook.





En primer lugar, si tiene una cuenta de correo electrónico de Exchange Server y su organización utiliza el archivo en línea de Microsoft Exchange Server, no podrá utilizar la función de archivo nativa de Outlook.

En segundo lugar, si su administrador de red ha desactivado la función de archivo, tampoco podrá archivar sus correos electrónicos.





En ambos casos, hable con el administrador de red de su organización para obtener ayuda.

Cómo archivar correos electrónicos en Outlook para Web

Archivar correos electrónicos en Outlook para la web es más fácil que hacerlo en la aplicación de escritorio. Simplemente haga clic en algunas opciones y se archivarán sus correos electrónicos seleccionados.

Así es como se hace:

  1. Dirigirse a Outlook.com e inicie sesión en su cuenta de correo electrónico.
  2. Haga clic en la carpeta de la izquierda donde se encuentran sus correos electrónicos.
  3. Seleccione los correos electrónicos que desea archivar en el panel derecho.
  4. Haga clic en la opción que dice Archivo en la barra de menú superior.
  5. Si archivó un correo electrónico por error, haga clic en Deshacer en la parte inferior para revertir su acción.

Puede ver todos sus correos electrónicos archivados haciendo clic en Archivo a la izquierda.

Si alguna vez desea volver a mover un correo electrónico archivado a la carpeta principal, busque ese correo electrónico en el Archivo carpeta, haga clic en el correo electrónico, haga clic en Mover a en la parte superior y seleccione dónde desea mover el correo electrónico.

Relacionado: Cómo archivar todos los correos electrónicos antiguos en Gmail y llegar a la bandeja de entrada cero

Cómo archivar correos electrónicos en Outlook automáticamente

En Outlook para escritorio, puede archivar correos electrónicos de forma automática o manual. En esta sección, cubriremos cómo usar la función de archivo automático en Outlook para escritorio.

Autoarchivar es el nombre de la función que ayuda a archivar automáticamente sus correos electrónicos en la aplicación Outlook. Esta función envía sus correos electrónicos desde sus carpetas principales al archivo después de que haya pasado una cantidad de tiempo predefinida.

Puede configurar varias opciones en esta función, y los siguientes pasos describen cómo hacerlo:

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  1. Abierto panorama en tu ordenador.
  2. Hacer clic Expediente en la parte superior y luego seleccione Opciones de la barra lateral izquierda.
  3. Haga clic en el Advanced opción de la izquierda.
  4. Encontrar Archivo automático en el panel derecho y haga clic en el Configuración de Autoarchivar botón.
  5. Garrapata Ejecute Autoarchivar cada en la parte superior y especifique cuándo debe ejecutarse la función en su Outlook.
  6. En el Configuración de carpeta predeterminada para archivar sección, seleccione cuándo se debe archivar un elemento. Básicamente, estás especificando la antigüedad de tu contenido de Outlook.
  7. Hacer clic Navegar y seleccione la carpeta de destino para su archivo de almacenamiento. Solo necesita hacer esto si no le gusta el directorio PST de Outlook predeterminado.
  8. Finalmente, golpea OK en la parte inferior para guardar los cambios.

Si alguna vez desea evitar que Outlook archive sus correos electrónicos automáticamente, puede deshabilitar la función Autoarchivar.

Para hacer esto:

  1. Abierto panorama en tu ordenador.
  2. Hacer clic Expediente en la parte superior y seleccione Opciones a la izquierda.
  3. Haga clic en el Advanced opción de la izquierda.
  4. Hacer clic Configuración de Autoarchivar en el panel derecho.
  5. Desmarque la Ejecute Autoarchivar cada opción en la parte superior.
  6. Hacer clic OK en la parte inferior.

Cómo archivar correos electrónicos en Outlook manualmente

Para tener más control sobre los archivos de correo electrónico, puede archivar manualmente los correos electrónicos en Outlook. Esto le permite enviar sus correos electrónicos principales al archivo cuando lo necesite.

Para utilizar este método:

  1. Abierto panorama en tu ordenador.
  2. Hacer clic Expediente en la esquina superior izquierda.
  3. Selecciona el Información pestaña de la izquierda.
  4. Haga clic en el icono de flecha hacia abajo para Instrumentos y seleccione Limpiar artículos viejos .
  5. Aparece un cuadro de diálogo que le permite configurar su archivo de correo electrónico manual.
  6. En la parte superior, tiene dos opciones que le permiten decidir qué incluir en su archivo. Seleccione el que desea utilizar.
  7. Seleccione las carpetas que le gustaría agregar a su archivo.
  8. Elija la edad de sus artículos usando la opción de calendario.
  9. Hacer clic Navegar y elija la carpeta donde desea guardar su archivo de almacenamiento de Outlook.
  10. Pegar OK en la parte inferior para comenzar a crear un archivo de correo electrónico en Outlook.

Una vez creado el archivo, puede mover el archivo PST resultante a cualquier lugar que desee.

Cómo ver correos electrónicos archivados en Outlook

Acceder a sus correos electrónicos archivados en Outlook para escritorio es tan fácil como hacerlo en Outlook para web. Simplemente necesita cargar su archivo de almacenamiento en Outlook y verá todos sus correos electrónicos archivados.

A continuación, se explica cómo importar un archivo de archivo de correo electrónico PST a Outlook en su computadora:

  1. Lanzamiento panorama .
  2. Haga clic en el Expediente menú en la parte superior.
  3. Seleccione Abrir y exportar en la barra lateral izquierda.
  4. En el panel derecho, haga clic en Abrir archivo de datos de Outlook mientras importa un archivo de datos PST al programa.
  5. Navegue a la carpeta donde se encuentra su archivo de almacenamiento, haga clic en el archivo y presione Abierto en la parte inferior.
  6. Su archivo debería cargarse en el programa, y ​​luego debería poder ver todos sus correos electrónicos archivados.

Usted puede fusiona tus archivos PST de Outlook si tiene varios archivos.

Ordenar Outlook archivando correos electrónicos

Si se siente abrumado con solo mirar la cantidad de correos electrónicos en su bandeja de entrada, es hora de deshacerse de algunos de esos correos electrónicos archivándolos. Utilice los métodos anteriores para mover los correos electrónicos menos importantes a un archivo, de modo que pueda trabajar en los que necesitan su atención inmediata.

Lo que pasa con los correos electrónicos es que administrarlos no es fácil, incluso para los profesionales. Sin embargo, hay algunos consejos y trucos que puede aprender para hacer que la administración de correos electrónicos sea mucho menos abrumadora.

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Sobre el Autor Mahesh Makvana(307 Artículos publicados)

Mahesh es un escritor de tecnología en MakeUseOf. Ha estado escribiendo guías prácticas de tecnología durante aproximadamente 8 años y ha cubierto muchos temas. Le encanta enseñar a las personas cómo pueden aprovechar al máximo sus dispositivos.

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