Home-theater-designers
La dependencia excesiva del papel en las oficinas daña el medio ambiente. Aparte de eso, proteger los documentos confidenciales de la oficina puede ser una molestia. Como resultado, los archivos de misión crítica podrían estar expuestos a cualquier persona, incluido un visitante aleatorio.
Al eliminar el papel de la oficina, puede evitar todos esos riesgos. A continuación, se incluyen algunas aplicaciones y consejos en línea que puede utilizar para que su oficina sea menos papel.
1. Herramientas de gestión de visitantes
Cambie de un libro de registro de visitantes en papel a un sistema de gestión de visitantes en línea. Las herramientas de gestión de visitantes innovadoras y sólidas pueden administrar todo el proceso de gestión de los visitantes de la oficina.
Pista del vestíbulo le permite realizar un seguimiento de todos los visitantes mientras toma fotos e imprime insignias al mismo tiempo. También viene con funciones como notificar a los hosts, administrar la evacuación de emergencia y alertar al personal de seguridad.
Proxyclick es una solución basada en la nube que le ayuda a controlar el flujo de personas. La herramienta es personalizable y sigue un enfoque integrado para mantener la eficiencia de los mostradores y la seguridad de los datos confidenciales.
2. Aplicaciones de contabilidad
Administrar la contabilidad de su oficina en papel puede ser ajetreado, lento y confuso también. Con la ayuda de las aplicaciones de contabilidad, puede hacer que el proceso sea sin papel, rápido y sin esfuerzo.
Contabilidad sabia es una aplicación de contabilidad que puede utilizar incluso sin experiencia en contabilidad. Una vez que lo conecte con su cuenta bancaria, el flujo de transacciones se vuelve fluido. Puede realizar un seguimiento de las ventas, las compras y el flujo de caja a través de la sencilla función de informes.
QuickBooks es otra herramienta de contabilidad en línea que le permite manejar la autoevaluación del IVA, los impuestos y la nómina de los empleados. QuickBooks POS es una edición extendida que permite a los propietarios de pequeñas empresas ejecutar mostradores minoristas sin papel.
3. Aplicaciones de gestión de proyectos
Si planea usar papeles durante una fase de gestión de proyectos, fácilmente podría costarle mucho dinero. Para mantener a todos los miembros del equipo en la misma página, deberá imprimir varias copias del mismo archivo. Sin embargo, puede evitar tales gastos y volverse ecológico mediante el uso de herramientas de gestión de proyectos o tareas.
Herramienta de gestión de proyectos Asana tiene una interfaz de usuario intuitiva que cualquiera puede usar para asignar y rastrear tareas. La aplicación le ayuda a compartir archivos en tiempo real, comentar tareas y generar informes digitales.
ClickUp es otra herramienta de gestión de proyectos que le permite integrar muchas aplicaciones de terceros. También ofrece una vista de carga de trabajo que le ayuda a realizar un seguimiento de la carga de trabajo de los recursos individuales.
Relacionado: ¿Qué es ClickUp? Las mejores funciones de gestión de proyectos
4. Herramientas de lista de tareas pendientes
¿Sigues desperdiciando notas adhesivas para escribir tus tareas? Deberías deshacerte de él y optar por las aplicaciones de lista de tareas pendientes.
Todoist le permite enumerar todas las tareas de manera organizada. También le permite agregar secciones y subtareas para categorizar sus tareas. También puede agregar niveles de prioridad y etiquetas favoritas en esta aplicación.
Any.do le permite acceder a su lista de tareas pendientes desde cualquier lugar en cualquier dispositivo. También le recordará que debe realizar tareas importantes en el momento designado.
5. Aplicaciones para tomar notas
Una vez que haya realizado el proceso de toma de notas sin papel, puede ahorrar el costo de los blocs de notas y bolígrafos. Además, no tiene que perder tiempo buscando el bloc de notas en un escritorio desordenado antes de una reunión.
Con una aplicación para tomar notas como Evernote , puede mantener toda la información crucial accesible en todos los dispositivos, gracias a su función de sincronización en línea. También puede personalizar el formato de las notas y agregarles imágenes, archivos de audio y documentos según su elección.
Simplenote le permite agregar, ver, editar y publicar notas en formato Markdown. Usted y su equipo pueden compartir cualquier nota en un grupo para el trabajo colaborativo y la ideación.
6. Herramientas de escaneo de documentos
Si ha decidido dejar de usar papel, su estrategia debe incluir la realización de copias digitalizadas de sus documentos en papel existentes.
Usar Adobe Scan en su teléfono inteligente para convertir un documento en papel en un archivo PDF. La aplicación también lo ayuda a administrar las dimensiones de los archivos, además de ofrecer funciones como recortar, rotar, anotar, firmar y editar el color.
ABBYY FineReader PDF es un escáner de documentos avanzado que admite más de 190 idiomas y los guarda en 12 formatos de archivo diferentes. Además de escanear tanto texto impreso como escrito a mano, le permite agregar comentarios y firmas.
7. Aplicaciones de seguridad y uso compartido de archivos
Atrás quedaron los días en que tenía que hacer copias impresas de su informe y distribuirlas entre los destinatarios. Con las aplicaciones para compartir archivos en línea, puede almacenar los archivos en la nube y compartir el acceso solo con destinatarios elegibles.
Caja le permite guardar y compartir archivos y documentos en la nube, cumpliendo con las políticas de privacidad de datos y cumplimiento de la industria. Hace que la colaboración entre los miembros del equipo sea perfecta.
También puedes usar Google Drive para almacenar de forma segura archivos de Office y compartirlos solo con los destinatarios previstos. Además, la herramienta te permite organizar archivos usando diferentes carpetas.
8. Aplicaciones de calendario
Las aplicaciones de calendario se han convertido en una parte inseparable de la vida profesional. Todo tipo de empresas pueden beneficiarse del uso de una aplicación de calendario en lugar de anotar las citas en un diario en papel.
Calendly es una aplicación de programación de citas en línea donde puede programar sus reuniones de manera profesional y eficiente. Puede automatizar el proceso de recordatorio y seguimiento con esta aplicación.
calendario de Google es un popular calendario en línea donde puede colorear las entradas del calendario para organizar los eventos del calendario. Su herramienta de sugerencias ayuda a completar automáticamente las entradas para ahorrarle tiempo. Puede editar fácilmente la programación de cualquier reunión en línea en este calendario en línea.
Relacionado: Consejos para evitar la dilación y cumplir con los plazos
9. Acuerdos digitales y herramientas de firma electrónica
Ahora es el momento de deshacerse de los documentos legales impresos. Muévase al mundo de los acuerdos digitales y las firmas electrónicas para ahorrar papel y mejorar la eficiencia del trabajo de su equipo.
Proponer es una plataforma en línea que le permite realizar, rastrear, enviar y firmar electrónicamente todo tipo de contratos, propuestas y acuerdos. Puede utilizar plantillas de propuestas prediseñadas de la biblioteca de contenido de esta aplicación.
PandaDoc le permite optimizar la gestión de sus acuerdos creando, editando y firmando documentos fácilmente. Ofrece servicios como propuestas, cotizaciones, contratos y formularios, todo en formato digital sin papel.
10. Aplicaciones de fax en línea
Incluso si planea eliminar todos los faxes, puede que no sea posible si los clientes insisten en usarlos. Todavía, las aplicaciones de fax en línea puede ayudarlo a quitar el papel del fax. Estas aplicaciones redirigirán los faxes a la computadora, teléfono inteligente o cualquier otro dispositivo de su elección. Por lo tanto, también puede automatizar el fax y ahorrar miles de hojas de papel cada año.
RingCentral es un software de fax en línea que le permite administrar los faxes entrantes y salientes en línea mientras ofrece ahorros considerables. También puedes usar HolaSign para enviar y recibir faxes manteniendo la confidencialidad y la seguridad.
Sea ecológico reemplazando los papeles con herramientas en línea
Ahora puede dibujar una imagen clara en su mente para planificar la eliminación del papel en la oficina o en el hogar, donde sea que trabaje. No lleva mucho tiempo implementar una política de lugar de trabajo sin papel cuando las aplicaciones en línea anteriores están a su servicio.
¿Puedes poner juegos de ps3 en una ps4?
Eliminar el papel es una de las muchas formas de ordenar el espacio de trabajo y aumentar la productividad.
Cuota Cuota Pío Correo electrónico Diez formas de aumentar la productividad ordenando su estación de trabajoDescubra cómo una estación de trabajo ordenada le ayuda a trabajar con atención y completar las tareas a tiempo.
Leer siguiente Temas relacionados- Productividad
- Herramientas en línea
- Documento digital
- Software de organización
Tamal es un escritor independiente en MakeUseOf. Después de adquirir una experiencia sustancial en tecnología, finanzas y procesos comerciales en su trabajo anterior en una empresa de consultoría de TI, adoptó la escritura como una profesión de tiempo completo hace 3 años. Si bien no escribe sobre productividad y las últimas noticias tecnológicas, le encanta jugar a Splinter Cell y ver Netflix / Prime Video de forma compulsiva.
Más de Tamal DasSuscríbete a nuestro boletín
¡Únase a nuestro boletín de noticias para obtener consejos técnicos, reseñas, libros electrónicos gratuitos y ofertas exclusivas!
Haga clic aquí para suscribirse