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Microsoft Excel es un programa del que mucha gente desconfía; es una pieza compleja de software, con muchas funciones escondidas debajo de la superficie. Es fácil ver por qué los principiantes se desanimarían por algo tan complicado, pero esta poderosa pieza de software bien vale la pena el esfuerzo. A continuación, le mostramos cómo aprender Excel rápidamente.
¿Excel es difícil de aprender?
La clave para aprender Excel rápidamente es dividir el proceso de aprendizaje en componentes manejables. Es imposible aprender Excel en un día o una semana, pero si se propone comprender los procesos individuales uno por uno, pronto descubrirá que tiene un conocimiento práctico del software.
Ábrase paso a través de estas técnicas y no pasará mucho tiempo antes de que se sienta cómodo con los fundamentos de Excel. A partir de ahí, estará en camino de completar su capacitación en Microsoft Excel y convertirse en un verdadero maestro de hojas de cálculo.
Los basicos
Estas son algunas de las primeras técnicas que necesitará dominar si quiere familiarizarse con Excel. Son en gran parte bastante simples, pero es importante que esté familiarizado con ellos antes de comenzar a intentar tareas más complejas.
1. Hacer matemáticas simples
Para empezar, comience con los problemas matemáticos más básicos que necesitará para introducir en Excel. Lo primero que debe recordar acerca de técnicas como esta es que Excel espera ver un signo igual primero cuando le está dando un problema para resolverlo.
Escribir =10+10 en una celda de su hoja de cálculo y presione Ingresar ; la celda debe mostrar el número 20.
Sumar y restar se explica por sí mismo, pero deberá usar un asterisco (*) en lugar de un signo de multiplicación y una barra inclinada (/) en lugar de un signo de división.
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2. Uso de Autosuma
Si eres solo empezando con Excel , esta es una excelente manera de ponerse al día con el uso básico de Funciones. Primero, ingrese dos números cualesquiera en las celdas que están una al lado de la otra, ya sea de lado a lado o arriba y abajo funciona bien. A continuación, seleccione la celda directamente a la derecha o debajo de esas celdas y navegue hasta Hogar > Autosuma .
Esto llenará automáticamente la celda seleccionada con una fórmula SUM, así que presione Ingresar para ejecutarlo. Excel sumará los dos números y entregará el resultado en la celda especificada; al usar el menú desplegable Autosuma, también puede elegir diferentes funciones matemáticas.
3. Aplicación de formatos numéricos
Una vez que sus hojas de cálculo comienzan a volverse un poco más complejas, es probable que contengan diferentes tipos de números; moneda, fechas, porcentajes y más. Para asegurarse de que puede trabajar con estos datos, vale la pena formatearlos para escribir.
Seleccione los números que desea formatear; tendrá que hacer cada tipo diferente de uno en uno. Busca el Número en la parte superior de la pantalla y busque el menú desplegable predeterminado en General .
Desde allí, puede elegir de una lista saludable de diferentes formatos de números. Si busca más control, seleccione Más formatos de números en la parte inferior de la lista, y podrá especificar detalles como la cantidad de decimales que debe usar o su moneda preferida.
4. Crear una tabla
Presentar sus datos como una tabla le permite hacer mucho más con la información disponible y es fácil de configurar. Para comenzar, seleccione la totalidad del conjunto de datos que desea convertir en una tabla, incluidos los encabezados, y haga clic en el Análisis rápido acceso directo que aparecerá en la esquina inferior izquierda de su selección.
Navega al Mesas pestaña y seleccione Mesa . Notará algunas diferencias inmediatas en la apariencia de los datos y también hay algunos cambios en la forma en que se pueden manipular.
Si el acceso directo de Análisis rápido no aparece, simplemente resalte sus datos y luego diríjase a Insertar y luego seleccione Mesa.
Utilice los botones de flecha en las celdas del encabezado de la tabla para filtrar puntos particulares de datos u ordenarlos de una forma u otra.
5. Crear un gráfico
Usted puede hacer una tabla o un gráfico de la misma manera que crearía una tabla, pero deberá considerar cómo desea presentar esos datos con anticipación.
Excel puede darte algunos consejos, pero es importante estar al tanto de lo que quieres que logre el gráfico. Con eso en mente, diseñe sus datos y seleccione todo, tal como lo hizo al crear una tabla.
Desplácese sobre una de las opciones para obtener una vista previa de cómo se verá, o seleccione Más para un control adicional sobre el producto terminado.
Si no aparece el cuadro Análisis rápido, resalte sus datos y seleccione Insertar . Luego, navegue hasta la sección de cuadros y gráficos. Aquí podrá seleccionar gráficos recomendados o elige el tuyo.
Quizás también quieras aprender cómo crear gráficos de Excel autoactualizables .
Técnicas avanzadas
Tarde o temprano, probablemente querrá llevar su uso de Excel al siguiente nivel. La buena noticia es que muchos aspectos de la funcionalidad del software están conectados de alguna manera, lo que significa que aprender una técnica probablemente obtendrá beneficios en otros lugares más adelante.
6. Uso manual de funciones
Una vez que haya dominado la aritmética básica en Excel, es aconsejable comenzar a experimentar con Funciones. Descubrirá una gran variedad de funciones diferentes para llevar a cabo diferentes procedimientos, y todas son ligeramente diferentes; sin embargo, trabajar con ejemplos más simples lo ayudará a familiarizarse con las prácticas básicas que se trasladan.
Empecemos usando una de las funciones más básicas incluido en Excel, SUM. Podemos usar esta funcionalidad para sumar una serie de cifras sin hacer el trabajo de campo nosotros mismos.
Como puede ver arriba, tengo cinco números que me gustaría sumar, así que ingresé mi Función en la celda directamente debajo de la lista; tenga en cuenta que puede ejecutar esta tarea en cualquier lugar de su hoja de cálculo, ya que decirle al programa exactamente qué celdas está buscando.
Puede producir un ejemplo funcional escribiendo = SUMA (E1: E5) , pero también hay otras formas de transmitir este comando.
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Es posible que desee ingresar la palabra SUMA y abra los corchetes, luego seleccione las celdas manualmente. Puede hacer esto manteniendo presionado el Control y hacer clic en celdas individuales; arrastrar sobre varias celdas también funciona. Alternativamente, puede escribir referencias de celda individuales separadas por una sola coma si no son secuenciales.
El beneficio de usar referencias de celda en Funciones en lugar de números enteros es que sus resultados se actualizarán en función del contenido de esas celdas. Una vez que sus proyectos de hojas de cálculo comiencen a volverse más complejos, esto sin duda será útil.
Las funciones ofrecen un montón de habilidades útiles, como cómo combinar dos columnas en Excel .
7. Integración del formato condicional
En los últimos años, Excel se ha convertido en una poderosa herramienta para crear cuadros de mando y hojas de cálculo convencionales. La creación de un tablero en Excel puede reportar grandes beneficios y requerir mucho esfuerzo, según sus necesidades.
Sin embargo, el formato condicional puede agregar un elemento de la experiencia del tablero a una hoja de cálculo estándar y es fácil de implementar.
Para estos fines, usaremos el formato condicional para ayudar a proporcionar una abreviatura visual de algunos datos, así que elija algo que valga la pena poder evaluar de un vistazo si va a probar este. Seleccione esos datos y navegue hasta Hogar > Formato condicional .
Encontrará una gran cantidad de opciones de formato diferentes. Estamos analizando porcentajes, por lo que una barra de datos tiene sentido; sin embargo, las escalas de color y los conjuntos de iconos también se pueden usar de manera efectiva en circunstancias apropiadas.
Recuerde que puede controlar aspectos del proceso haciendo clic en Más reglas en el menú desplegable. Si su formato no proporciona suficiente diferenciación para ser claro de inmediato, considere modificar un poco las reglas.
8. Agregar una línea de tendencia a un gráfico
La clave para convertirse en un experto en Excel es conocer todas las herramientas que ofrece el software para crear el gráfico perfecto para sus necesidades. Una línea de tendencia es uno de los muchos componentes que es posible que deba reunir para lograr esa tarea.
Es una adición que hará a un gráfico una vez que se haya creado, por lo que puede crear un gráfico de prueba o usar uno que ya se haya creado. Una vez que esté en su lugar, debe hacer clic en el gráfico y luego hacer clic en el Elementos del gráfico atajo ilustrado por un icono de signo más.
Puede agregar una línea de tendencia rápidamente marcando la casilla junto a ella, o puede hacer clic en la flecha a la derecha para acceder a opciones más detalladas.
El elemento crucial aquí es saber qué está tratando de ilustrar. Una línea de tendencia no siempre agrega valor, así que piense detenidamente en los datos que presenta. Además, considere si una línea de tendencia contribuye significativamente a su gráfico o simplemente agrega más desorden.
Desarrolle sus habilidades de Excel
Siempre hay más que aprender sobre Excel, pero aquí hay algunos buenos lugares para comenzar. De Microsoft Sitio de soporte de Office es el hogar de una gran cantidad de tutoriales de Excel claramente presentados sobre todo, desde el uso de alto nivel hasta las tareas más simples que quizás desee llevar a cabo.
Alternativamente, Funciones de Excel proporciona un gran punto de referencia, ya sea un principiante absoluto o un veterano experimentado. Por supuesto, Excel lo ayudará con información sobre herramientas cuando intente ingresar una función, pero es bueno tener un recurso tan completo a mano si termina en un aprieto.
Finalmente, hay una gran cantidad de excelentes tutoriales de Microsoft Excel para trabajar en MakeUseOf. Empiece por aprender cómo funcionan las fórmulas fundamentales de Excel y luego eche un vistazo a cómo transponer datos horizontalmente en Excel y algunas de las mejores formas de organizar sus documentos de Excel. Ver tutoriales y leer material relacionado con Excel es la forma más fácil de aprender Excel rápidamente.
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Escritor inglés actualmente radicado en EE. UU. Encuéntrame en Twitter a través de @radjonze.
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