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Aunque Microsoft Word ahora admite la colaboración de varias personas en documentos (ya sea a través de la aplicación web o una suscripción a Office 365), todavía hay ocasiones en las que necesitará fusionar varios documentos de Word.
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Por supuesto, puede simplemente copiar y pegar el contenido de un documento en otro, pero no es la forma más práctica de lograr el resultado deseado. Afortunadamente, Word ofrece algunas formas de fusionar varios documentos juntos.
En este artículo, voy a explicar cuatro métodos:
- Fusionar dos versiones del mismo documento.
- Fusionar varias versiones del mismo documento.
- Fusionar comentarios, formato y más.
- Fusionar el texto de varios documentos diferentes.
Fusionar dos versiones del mismo documento
Si tiene dos versiones ligeramente diferentes del mismo documento, puede ser tedioso, si no imposible, encontrar las pequeñas variaciones.
Word proporciona una forma de comparar las diferencias entre los dos y luego combinarlos en un solo archivo.
Comparar las dos versiones
Antes de realizar la fusión, es prudente estudiar las diferencias entre los dos archivos. Puede decidir que no quiere combinarlos después de todo. Lo guiaré a través del proceso usando dos versiones de un Informe de noticias de la BBC sobre una sonda de Marte.
Aquí está el original:
Y aquí está mi versión ligeramente alterada:
Para comenzar, abra el documento original y diríjase a Revisar> Comparar> Comparar . Si la opción Comparar documentos no está disponible, es probable que su documento esté protegido. Para desprotegerlo, vaya a Archivo> Información> Proteger documento y eliminar las restricciones.
En la nueva ventana, complete el Documento original caja con un archivo, y el Documento revisado caja con otra. También puede agregar una etiqueta personalizada a los cambios.
Word abrirá automáticamente un nuevo documento. Las revisiones se muestran en una columna a la izquierda (1), los documentos comparados se muestran en el panel central (2) y los dos originales se muestran en la columna de la derecha (3). Puede ocultar los documentos de origen siguiendo Comparar> Mostrar documentos de origen> Ocultar documento de origen .
Para fusionar las dos versiones
Ahora tienes todas las diferencias claramente mostradas en un solo archivo, pero sigue siendo un desastre. ¿Cómo determina qué cambios desea conservar y cuáles desea descartar?
Tienes dos opciones. Puede revisar manualmente el documento y editar cada cambio a su gusto (recuerde, el texto agregado está subrayado, el texto eliminado se muestra tachado). Editar el documento de esta manera está bien para documentos más cortos, pero aún es propenso a perderse cosas si está trabajando en un documento largo como un libro.
Un método más eficaz es utilizar la lista de revisiones en la columna de la izquierda. Puede hacer clic con el botón derecho en cada cambio y seleccionar Aceptar o Rechazar , o puede colocar el cursor en el texto debajo de cada revisión enumerada y modificar en consecuencia. Word actualizará automáticamente el texto del documento principal mientras trabaja.
En la imagen de abajo, puede ver que he trabajado con todos los cambios. El número de revisiones ahora muestra cero y tengo un documento en el que acepté o rechacé todos mis cambios. Guarde el documento final de la forma habitual.
Fusionar varias versiones del mismo documento
Comparar dos y fusionar dos versiones de un documento es fácil. Pero, ¿qué pasa si tiene varias versiones del mismo archivo, tal vez porque lo envió a varias personas para que aporten su opinión?
Una vez más, abra el documento original y diríjase a Revisar> Comparar . Esta vez, debes seleccionar Combinar en lugar de.
Coloque el primer documento que desea fusionar en el Documento revisado campo y asigne una etiqueta a los cambios. Hacer clic OK .
Una vez que tenga el documento combinado, vaya a Revisar> Comparar> Combinar de nuevo. Ponga la lima recién combinada en el Versión original campo y agregue el siguiente documento a Versión Revisada . Siga repitiendo el proceso para cada copia del archivo, asegurándose de darle a cada documento revisado una etiqueta única.
Cuando haya terminado, obtendrá un documento combinado que muestra los cambios de cada persona en un color diferente. Como antes, haga clic derecho en cada cambio y seleccione Aceptar o Rechazar para crear su copia final.
Combinar comentarios, formato y más
La combinación de documentos puede extenderse más allá de simples alteraciones del texto. Es posible que desee fusionar y retener comentarios, formato, encabezados, pies de página y mucho más.
Word hace que el proceso sea indoloro. La metodología para comparar y / o combinar el documento es la misma, pero cuando haya navegado a Revisar> Comparar> Comparar , haga clic en el Más >> botón.
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Se le presentará una extensa lista de opciones. Cuando haya seleccionado sus preferencias, haga clic en OK . Puede continuar aceptando o rechazando cambios de la misma forma que antes.
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Fusionar el texto de varios documentos diferentes
La última parte de este tutorial verá cómo fusionar el texto de documentos completamente diferentes.
Como se mencionó al principio, puede copiar y pegar el texto, pero no siempre es práctico, especialmente en documentos largos. Un método mejor es utilizar las herramientas integradas de Word.
Voy a fusionar el artículo de la BBC sobre la sonda de Marte con Versión de Space.com de la misma historia.
Abra el primer documento. Este es el archivo al que agregará todos los archivos futuros. Ir a Insertar> Objeto> Texto de archivo y busque el documento que desea fusionar.
El texto se insertará donde esté el cursor, así que asegúrese de que esté en la ubicación deseada antes de continuar. Word conservará todo el formato del documento original. En el siguiente ejemplo, puse la historia de Space.com en un color y fuente diferentes para ilustrar el punto.
Repita el proceso para cada documento que desee agregar y guárdelo cuando haya terminado.
¿Algún problema?
Le he dado una guía paso a paso que cubre las cuatro formas más comunes de fusionar documentos y espero que sea hizo su vida de Microsoft Office más fácil .
Sin embargo, aprecio que puedan surgir complicaciones. ¿Ha tropezado con alguna dificultad? Siempre estamos felices de ayudar.
Deje sus problemas y consultas en los comentarios a continuación y haremos todo lo posible para ayudarlo.
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Dan se unió a MakeUseOf en 2014 y ha sido Director de Asociaciones desde julio de 2020. Comuníquese con él para consultas sobre contenido patrocinado, acuerdos de afiliados, promociones y cualquier otra forma de asociación. También puede encontrarlo deambulando por el piso de exhibición en CES en Las Vegas todos los años, dígale hola si va. Antes de su carrera como escritor, fue consultor financiero.
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