Microsoft Outlook Web vs. Escritorio: ¿cuál es mejor para usted?

Microsoft Outlook Web vs. Escritorio: ¿cuál es mejor para usted?

Cuando la gente piensa en Microsoft Outlook, piensa en el cliente de correo electrónico de su abuelo. ¿Pero sabías que también hay una versión en línea gratuita de Outlook? La hay, y hoy vamos a comparar la versión de escritorio y la versión en línea cara a cara.





La diferencia obvia entre el escritorio de Outlook y la web de Outlook es que la versión de escritorio no es gratuita; viene como parte del paquete de Microsoft Office, que no es barato a menos que sea un estudiante o un educador.





¿Cómo se compara la versión web gratuita de Microsoft Outlook con su contraparte de escritorio de pago? Echemos un vistazo más de cerca.





El diseño del correo electrónico

¿Qué puede esperar cuando se inscribe en un cuenta gratuita de Outlook en línea ? Como parte de la Paquete de Office en línea , Microsoft Outlook constituye el centro de comunicaciones para su productividad en línea.

Utiliza Microsoft Outlook en la web del mismo modo que utilizaría su cuenta de Gmail. El cliente de correo electrónico en línea de Outlook también le permite integrar varias cuentas de correo electrónico en un solo lugar, como su cuenta live.com, anteriormente conocida como Hotmail.



Al comparar el diseño de Outlook.com con la aplicación de escritorio de Microsoft Outlook, las similitudes entre los dos diseños se vuelven muy claras.

La navegación de la cuenta, incluidas todas las subcarpetas, se muestra en el panel izquierdo, y los correos electrónicos reales y las vistas previas del correo electrónico se muestran a la derecha. Esto es cierto tanto para los clientes en línea como para los de escritorio.





Cuando haga clic en el correo electrónico en su cuenta de Outlook.com, verá la vista previa a la derecha.

Lo mismo ocurre con la versión de escritorio, excepto que la versión de escritorio tiene muchos más iconos y funciones que se muestran en la cinta del menú superior (que veremos a continuación).





En ambos casos, también puede integrarse con algunas de sus cuentas sociales favoritas, pero esto definitivamente no es una fortaleza en ninguno de los casos. Con Outlook Online, puede conectarse con Twitter y LinkedIn, pero la selección de cuentas es muy escasa y la red social más popular, Facebook, ni siquiera está disponible.

El escritorio es cada vez peor cuando se trata de conexiones sociales. En la versión de escritorio, cuando hice clic en Expediente , Cuenta Ajustes y Cuentas de redes sociales , Me dirigí rápidamente a esta página web, advirtiéndome que las conexiones de cuentas sociales 'ya no son compatibles'.

En un momento en el que el uso de las redes sociales continúa creciendo y las líneas entre la mensajería y las redes sociales continúan difuminando, parece extraño que Microsoft vaya en la otra dirección y se desconecte de estas redes.

Categorías de Outlook

Muchas personas organizan los correos electrónicos en carpetas, pero otra herramienta de organización muy eficaz que ofrece Microsoft Outlook es la capacidad de clasificar los correos electrónicos y codificarlos con colores en consecuencia.

Esta función está disponible en la versión web seleccionando el correo electrónico y haciendo clic en el Categorías elemento en el menú superior.

Puede cambiar cualquiera de los nombres de las categorías a algo un poco más descriptivo haciendo clic en Administrar categorías y luego agregando una nueva categoría.

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En la versión de escritorio de Microsoft Outlook, las categorías también están disponibles. Los encontrará haciendo clic derecho en el correo electrónico y haciendo clic en Categorizado en el menú desplegable, o simplemente seleccionando el correo electrónico, haciendo clic en el Hogar elemento del menú y elegir Clasificar por categorías en el menú de la cinta.

No hace falta decir que cuando estás recibiendo un gran volumen de correos electrónicos , la organización es realmente importante y una vez que empiece a usar categorías para ordenar las cosas, nunca creerá que pudo arreglárselas sin ellas.

Reglas web, filtros y más de Outlook

Las funciones más potentes que encontrará disponibles en la versión web gratuita de Microsoft Outlook incluyen cosas como la creación de reglas para los correos electrónicos entrantes.

Puede acceder a esto haciendo clic en los puntos suspensivos en el menú superior y luego eligiendo Crear regla... en el menú desplegable.

Las reglas de la bandeja de entrada disponibles aquí incluyen ordenar los mensajes entrantes en función de quién los envió, a quién se enviaron y las palabras en la línea de asunto.

Esta es una lista muy limitada, al igual que la lista de acciones, que solo le permite mover, copiar o eliminar el mensaje, anclar o marcar el mensaje o reenviar, redirigir o enviar. Eso es todo.

La única ventaja de usar la versión web de Outlook es que puede configurar respuestas automáticas para cuando esté fuera de la oficina , durante un período de tiempo específico.

Estos se configuran desde el menú Configuración, seleccionando Respuestas automáticas . Luego, todo lo que tiene que hacer es definir el período de tiempo en el que estará ausente y no podrá responder correos electrónicos, y listo.

El escritorio de Microsoft Outlook incluye una función de Reglas. De hecho, es mucho más robusto que la versión web. Cuando haces clic en Normas desde el Hogar En el menú, verá una ventana que se parece mucho a la versión web, donde puede elegir activar desde donde se envía el correo electrónico o hacia, cualquier cosa en la línea de asunto, y así sucesivamente.

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Sin embargo, si hace clic en el Opciones avanzadas , verá muchas más opciones de activación, como si el correo electrónico está marcado como importante, si tiene palabras específicas en el cuerpo del mensaje, si tiene copia en copia o no, etc.

Vale la pena señalar que la versión de escritorio no proporcionar una opción de respuesta automática, a menos que haya configurado Outlook para que funcione con un servidor Exchange. El único inconveniente de administrar su correo en su PC local es que no puede automatizar las cosas que generalmente se basan en el servidor.

Extras de Outlook web

Hay algunas cosas que puede obtener con Microsoft Outlook web que no puede obtener con la versión de escritorio. En configuración, encontrará un Administrar complementos opción.

Estas son aplicaciones que puede 'conectar' a su cuenta de Outlook.com para ayudar a mejorar su cliente de correo electrónico en línea.

Esto incluye integraciones geniales como Paypal, para que pueda enviar dinero más fácilmente por correo electrónico, recordatorios de Uber Ride a su calendario, Evernote para que pueda guardar fácilmente correos electrónicos en sus libros de trabajo y más.

También vale la pena señalar que, si bien no puede habilitar una respuesta fuera de la oficina en el escritorio de Microsoft Outlook a menos que esté conectado a un servidor Exchange, puede configurar un correo electrónico fuera de la oficina con su cliente Outlook Online, no importa qué servicio de correo electrónico haya agregado.

Extras de Outlook de escritorio

Entonces, ¿qué puede hacer con la versión de escritorio de Microsoft Outlook que no puede hacer en línea? En realidad, bastante.

Si bien su cuenta de Microsoft Live incluirá una aplicación de tareas y una aplicación de calendario, no están tan estrechamente integradas con su cliente de correo electrónico como lo están en el escritorio de Microsoft Outlook.

Además, con el cliente de escritorio, obtienes una herramienta realmente poderosa llamada Autoarchivar, donde puedes hacer que el cliente archive automáticamente tus correos electrónicos más antiguos, para que tu bandeja de entrada se mantenga agradable y optimizada con poco o ningún esfuerzo de tu parte.

Eso por sí solo es un ahorro de tiempo suficiente para que muchas personas opten por usar la versión de escritorio de Microsoft Outlook, aunque no es gratuita (Outlook Express, la versión de escritorio gratuita, ya no está disponible).

La administración de su bandeja de entrada también es mucho más fácil, ya que puede ordenar los correos electrónicos por fecha, por remitente o destinatarios, o marcar mensajes para seguimiento y asignarles rápidamente una fecha de vencimiento.

Por supuesto, la parte más poderosa de la versión de escritorio de Microsoft Outlook es la capacidad de personalizarla usted mismo, utilizando el desarrollador de VBA que viene con Microsoft Office.

Puede habilitar este elemento de menú en Archivo> Opciones> Personalizar la cinta y seleccione Desarrollador de la lista de elementos de la lista de la derecha.

¿Cuál es la fuente de noticias menos sesgada?

También puede descargar herramientas de terceros para ayudar, como Programas anti-spam de Outlook para bloquear basura .

¿Qué versión es la adecuada para usted?

¿Cómo decide si usar Outlook Online o Outlook Desktop? La respuesta es, depende de lo que sea más importante para ti.

  • ¿Es importante para usted tener acceso a su cliente de correo electrónico desde cualquier computadora y desde cualquier ubicación? ¿Prefieres tener una mejor integración con los servicios y aplicaciones en línea? Si eso lo describe, entonces querrá ir con la versión en línea de Outlook.
  • ¿Está más interesado en la programación, la gestión de tareas y la organización de correos electrónicos estrechamente integradas? ¿Está buscando un conjunto de reglas más sólido que pueda utilizar para automatizar la gestión de los correos electrónicos entrantes? Si este es usted, entonces querrá invertir en la versión de escritorio de Microsoft Outlook.

Independientemente de la versión que elija, utilizar Microsoft Outlook le brinda la tranquilidad de saber que está utilizando un producto de Microsoft con todas las funciones y que se actualiza constantemente.

Y para obtener más información sobre Outlook, consulte cómo crear una firma de correo electrónico en Office 365 .

¿Está considerando cambiar a Microsoft Outlook como su cliente de correo electrónico? ¿Ha decidido si usarlo en línea o en su escritorio? ¡Comparte tus propias opiniones en la sección de comentarios a continuación!

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Sobre el Autor Ryan Dube(942 Artículos publicados)

Ryan tiene una licenciatura en Ingeniería Eléctrica. Ha trabajado 13 años en ingeniería de automatización, 5 años en TI y ahora es ingeniero de aplicaciones. Antiguo editor en jefe de MakeUseOf, ha hablado en conferencias nacionales sobre visualización de datos y ha aparecido en la televisión y la radio nacionales.

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