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Probablemente esté familiarizado con Microsoft OneDrive, la herramienta de almacenamiento en la nube de la empresa. Pero Microsoft también ofrece un producto llamado OneDrive for Business. ¿Son estas herramientas similares y para qué se utilizan?
Vamos a averiguar. Profundizaremos en para qué sirven OneDrive y OneDrive for Business, luego veremos las diferencias entre ellos.
¿Qué es Microsoft OneDrive?
Si ha utilizado Windows durante algún tiempo, probablemente esté familiarizado con OneDrive . Este es el servicio de sincronización y almacenamiento en la nube personal de Microsoft que le permite acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo.
OneDrive se conocía originalmente como SkyDrive y se lanzó para pruebas en 2007. En 2013-2014, problemas legales llevaron a Microsoft a cambiar el nombre a OneDrive, que se ha estancado desde entonces.
Aquellos que estén familiarizados con otros servicios de sincronización en la nube como Dropbox comprenderán bien OneDrive. Después de iniciar sesión en OneDrive en su PC, verá una carpeta especial llamada OneDrive en su directorio de usuario. Todo lo que coloque allí se sincronizará con los servidores de Microsoft.
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Luego, puede instalar el Aplicación OneDrive en otras computadoras y dispositivos móviles que utilice. Si ha iniciado sesión con la misma cuenta, puede acceder a esos archivos desde cualquier lugar.
Cualquiera que se registre para obtener una cuenta gratuita de Microsoft tiene acceso a OneDrive, con 5 GB de almacenamiento gratis. Esto incluye a aquellos con cuentas de correo electrónico @ outlook.com, pero no necesita una dirección de correo electrónico de Outlook para tener una cuenta de Microsoft. Si tiene un inicio de sesión de Xbox, Skype u Office, esa también puede ser su cuenta de Microsoft.
¿Qué es OneDrive para empresas?
En esencia, OneDrive for Business es casi el mismo servicio que OneDrive. Página de descripción general de Microsoft en OneDrive para la empresa dice que no importa qué servicio utilice, 'todo es OneDrive'.
El uso del servicio con una cuenta personal de Microsoft otorga acceso a la versión estándar de OneDrive, mientras que el inicio de sesión con su cuenta profesional o educativa conduce a OneDrive for Business. Por supuesto, existen diferencias en lo que ofrecen.
Una de las principales diferencias de OneDrive for Business es que los administradores del sistema deciden dónde alojar el servicio. Pueden mantenerlo en la nube de Microsoft, que se parece mucho a OneDrive personal. Con esta configuración, cada usuario obtiene al menos 1 TB de espacio.
Sin embargo, los usuarios empresariales también pueden alojar su biblioteca de OneDrive para la empresa en un servidor de SharePoint. Esto les permite alojar todo en su propio servidor físico en lugar de utilizar la nube de Microsoft. Si lo hacen, los administradores deciden cuánto espacio de almacenamiento obtiene cada usuario.
Ver nuestra guía para Windows Server para obtener más información sobre ese sistema operativo y cómo las empresas utilizan los servidores físicos.
Por lo general, las organizaciones tienen acceso a OneDrive for Business como parte de un plan corporativo de Office 365. Según el plan, es posible que solo tengan OneDrive o tanto OneDrive como SharePoint. Esto puede afectar la forma en que las empresas utilizan OneDrive para empresas.
OneDrive para la empresa y SharePoint
Si no estás familiarizado SharePoint es una plataforma de colaboración que Microsoft ofrece para uso empresarial. Como es altamente personalizable, diferentes empresas lo utilizan de diversas formas.
Pero en muchos casos, funciona como un sitio web interno de la empresa que almacena, administra y organiza documentos, procedimientos, noticias y conocimiento compartido similar. En comparación con OneDrive, donde los archivos son privados a menos que el usuario los comparta, SharePoint permite a las empresas definir exactamente quién puede ver qué páginas y acceder a qué archivos.
Hace años, Microsoft ofreció una herramienta llamada Microsoft SharePoint Workspace, que antes se conocía como Microsoft Office Groove. Esta era una aplicación de escritorio que permitía a los miembros del equipo que no siempre estaban en línea o tenían diferentes espacios libres en la red, colaborar en documentos de SharePoint.
Sincronizó los archivos de SharePoint de la biblioteca del servidor con su sistema para mantenerlo actualizado. Cuando trabajaba sin conexión, almacenaba en caché sus cambios y luego actualizaba la biblioteca cuando volvía a estar en línea. A partir de Office 2013, Microsoft descontinuó esta herramienta y OneDrive for Business la reemplazó.
Por lo tanto, si un empleado desea sincronizar los archivos de la empresa desde SharePoint con su máquina local de esta manera, debe usar OneDrive para la empresa.
OneDrive para la empresa sin SharePoint
A pesar de esta funcionalidad, no es necesario que use OneDrive para la Empresa con SharePoint.
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Por ejemplo, mirando el Página de precios de Office 365 , los Office 365 Empresa El plan no incluye SharePoint, pero sí OneDrive. Esto permite a las empresas usar OneDrive como una herramienta central de almacenamiento de archivos sin usarlo para sincronizar datos de SharePoint.
En este uso, OneDrive para empresas funciona de manera similar a Dropbox Business. Es familiar si ha utilizado la versión para consumidores, pero incluye controles y funciones adicionales para uso empresarial.
Por ejemplo, OneDrive for Business permite a los administradores de TI restringir lo que pueden hacer los usuarios. Pueden bloquear ciertas opciones para compartir, ajustar la sincronización y desactivar fácilmente las cuentas de usuario cuando un empleado deja la empresa.
OneDrive for Business también incluye políticas de retención avanzadas, lo que permite a las empresas recuperar documentos incluso después de que se hayan eliminado.
De esta manera, OneDrive for Business es más avanzado que la versión para consumidores, incluso sin la integración de SharePoint.
Usando OneDrive usted mismo
Con toda esta charla sobre OneDrive y OneDrive for Business, es posible que se sienta confundido acerca de lo que significa para usted. Afortunadamente, no es demasiado difícil para el usuario final.
Verificar y agregar cuentas de OneDrive en su PC
Si está utilizando Windows 10, puede ver cómo ha configurado OneDrive y agregar otra cuenta a través de su acceso directo al icono de la bandeja del sistema.
Para hacer esto, haga clic con el botón derecho en el ícono de la nube de OneDrive azul o gris en la esquina inferior derecha de su pantalla y haga clic en Ajustes . Es posible que deba hacer clic en la flecha para mostrar más iconos. Si OneDrive no se está ejecutando, escriba OneDrive en el menú Inicio para buscarlo y ejecutarlo.
Sobre el Cuenta página, verá la cuenta con la que está usando OneDrive. Si es una cuenta personal, lo más probable es que tenga una dirección de correo electrónico genérica como @gmail o @yahoo . Las cuentas comerciales casi siempre tendrán un dominio personalizado, como @ acme.com .
Si bien no puede vincular sus cuentas personales y comerciales de OneDrive, puede agregar más de una cuenta de OneDrive a su PC. Hacer clic Agregar una cuenta aquí e inicie sesión con sus credenciales profesionales o educativas para agregar su cuenta de OneDrive para la Empresa.
Después de hacer esto, tendrá dos carpetas de OneDrive en su PC. A continuación, puede mover archivos entre ellos si es necesario. Consulte nuestra guía básica para usar OneDrive para obtener más información.
Usar OneDrive en la Web
Si no desea utilizar las aplicaciones de escritorio por alguna razón, siempre puede acceder OneDrive en la web . Simplemente inicie sesión con su cuenta personal de Microsoft o cuenta comercial, luego use el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda para cambiar a OneDrive .
Aquí verá todos los archivos que ha almacenado en el servicio. Si ha iniciado sesión en una cuenta comercial que usa SharePoint, puede cambiar a SharePoint utilizando el mismo conmutador.
Sincronizar archivos de SharePoint con OneDrive
Sus administradores de TI probablemente le indicarán cómo sincronizar una biblioteca de SharePoint con su PC si es necesario. Esto es tan simple como navegar a la biblioteca de SharePoint en cuestión y hacer clic en Sincronizar en la barra de menú.
Luego verá un mensaje para abrir OneDrive en su PC. Si ya inició sesión en OneDrive con su cuenta comercial, comenzará a sincronizarse. De lo contrario, primero deberá iniciar sesión.
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OneDrive y OneDrive para empresas, desmitificados
Con suerte, ahora la diferencia entre OneDrive personal y OneDrive para empresas es clara. Si aún no está seguro, aquí hay un breve resumen:
- OneDrive es el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft que cualquiera puede usar para sincronizar archivos entre dispositivos.
- OneDrive for Business es esencialmente el mismo servicio, pero para uso de la empresa. Incluye herramientas de administración avanzadas.
- Además, OneDrive for Business se puede usar opcionalmente para sincronizar las bibliotecas de SharePoint de la empresa con su equipo local.
La cuenta que use para iniciar sesión en OneDrive determinará qué servicio usa. Si no está seguro o necesita más ayuda, hable con los administradores de su sistema.
Para obtener más información sobre las herramientas comerciales de Windows, consulte nuestra descripción general de los dominios de Windows .
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Ben es editor adjunto y director de incorporación de MakeUseOf. Dejó su trabajo de TI para escribir a tiempo completo en 2016 y nunca miró hacia atrás. Ha estado cubriendo tutoriales de tecnología, recomendaciones de videojuegos y más como escritor profesional durante más de siete años.
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