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Sientes que lo has probado todo, pero nada parece funcionar.
Hablo de consejos de productividad. Hay tantos consejos sobre cómo organizar archivos, pero ¿se le ha ocurrido alguna vez que esos carpetas caóticas no es tu culpa? ¿Qué pasa si su sistema operativo es parte del problema?
Por supuesto, los usuarios son responsables de establecer un sistema de gestión de documentos: decidir cómo nombrar los archivos y dónde colocarlos. Las computadoras nos permiten organizar nuestros activos digitales, pero esta capacidad está limitada por el propio sistema que la proporciona.
La mayoría de los administradores de archivos modernos se basan en los tradicionales metáfora de escritorio con un enfoque jerárquico para ordenar nuestros archivos. Conceptualizan nuestra experiencia del mundo real con archivos físicos: colocamos un archivo en una carpeta y lo colocamos en un archivador. En un sistema de archivos jerárquico, un archivo solo puede existir en una carpeta (al igual que los archivos físicos), lo que restringe nuestras opciones de categorización. Aquí es donde las etiquetas pueden ayudar.
Gestión de archivos basada en etiquetas
Las etiquetas son palabras clave que dependen del contenido; metadatos que describen el contenido de un archivo. Los necesitamos porque el mundo no es unidimensional y un archivo puede pertenecer a varias categorías. Un buen ejemplo son los archivos multimedia (fotos, videos, música), pero un informe simple de su última reunión también puede requerir una categorización compleja (por fecha, proyecto, tema, cliente ...).
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Podría 'hackear' el sistema de archivos jerárquico mediante el enlace simbólico o copiando archivos en diferentes subcarpetas, pero ¿realmente recordará dónde están todos y cada uno de los accesos directos? ¿Volverá y actualizará los accesos directos cuando mueva o elimine el archivo original? El lío empeora aún más si usa algún tipo de control de versiones.
Una posible solución es la gestión de archivos basada en etiquetas. Se puede lograr en varios niveles, comenzando con el sistema de archivos en sí. Sistemas de archivos basados en etiquetas para Linux existe , pero no son particularmente populares. Se suponía que Windows Vista introduciría un concepto similar , pero finalmente se suspendió.
Otro nivel son varias implementaciones de etiquetado de archivos, como bases de datos o aplicaciones especializadas. No afectan directamente al sistema de archivos, sino que actúan como una 'superposición' que permite al usuario indexar, buscar y administrar archivos mediante etiquetas. Probablemente hayas oído hablar del 'escritorio semántico'. Nepomuk de KDE y Zeitgeist de GNOME son marcos basados en esta idea, pero para el usuario medio a menudo parecen una molestia que acapara los recursos.
Hasta ahora, el único enfoque que atrae con éxito a una amplia base de usuarios son las aplicaciones de escritorio que aplican metadatos personalizados a los archivos. Hay muchos para Windows y OS X: desde alternativas de Windows Explorer como DirectoryOpus hasta poderosos administradores de archivos que le permiten archivos de etiqueta . Los administradores de archivos para Linux ofrecen complementos increíblemente útiles, pero el etiquetado es principalmente una ocurrencia tardía. La excepción es TagSpaces, que pone las etiquetas en el centro de atención.
Presentamos TagSpaces
Originalmente un proyecto alemán, TagSpaces se describe mejor como 'Evernote para su sistema operativo'. Puede administrar archivos, pero puede usarlo para crear una wiki personal, recopilar material de investigación, obtener una vista previa y editar varios formatos de archivo y visualizar sus carpetas como mapas mentales o árboles genealógicos.
Gratis para usar, fácil de comenzar
TagSpaces es una aplicación de código abierto disponible para arquitecturas de 32 y 64 bits. Si eres usuario de Windows, no dejes de leer. TagSpaces es multiplataforma , y la versión de Windows funciona igual que su contraparte de Linux. Las versiones para Android, iOS y navegadores (Firefox y Chrome) funcionan de manera un poco diferente, pero nos centraremos en la aplicación de escritorio. Puede utilizar TagSpaces como una aplicación portátil de Linux. Descargue y descomprima el paquete comprimido y simplemente ejecute el ejecutable espacios de etiquetas expediente. No es necesario compilar ni instalar nada.
¿La interfaz? No es tan simple
El primer encuentro con TagSpaces podría dejarlo perplejo. No hay cintas ni menús basados en texto; sólo los íconos encima de la lista de archivos. El ícono del 'menú de hamburguesas' alterna una barra lateral a la izquierda, y la que está al lado lanza el Opciones diálogo. La barra lateral tiene un menú desplegable en la parte superior que le permite seleccionar la carpeta activa y pestañas en la parte inferior que cambian entre navegación basada en etiquetas y basada en ubicación. El icono de tres puntos abre el Operaciones de directorio menú de cada carpeta.
Los iconos encima de los archivos le permiten alternar miniaturas, seleccionar, eliminar, copiar y etiquetar archivos, así como acceder a menús adicionales. Puede elegir el modo de visualización en el menú junto al Buscar bar. Dependiendo del modo seleccionado (Cuadrícula o Lista), puede ordenar y agrupar archivos según diferentes criterios. Las opciones de visualización en el modo FolderViz le darán una interesante descripción general de la estructura de carpetas.
Organizar sus archivos con TagSpaces
De forma predeterminada, TagSpaces no muestra todos sus archivos como un administrador de archivos normal. En cambio, le permite decidir qué carpetas debe administrar. Puede importar todo su /hogar o solo algunas carpetas a través del Conectar nueva ubicación diálogo.
Una vez que los archivos deseados están adentro, puede etiquetarlos seleccionando archivos y haciendo clic en el ícono de etiqueta en la barra de herramientas. Alternativamente, primero agregue etiquetas y organícelas en grupos, luego simplemente seleccione los archivos y haga clic en las etiquetas en la barra lateral.
Las etiquetas inteligentes son etiquetas predefinidas y sensibles al tiempo que le ayudan a acceder a archivos modificados recientemente. TagSpaces admite etiquetar varios archivos a la vez y puede sugerir etiquetas según las propiedades del archivo. Cada etiqueta se puede editar y codificar por colores.
TagSpaces puede abrir y editar muchos tipos de archivos en un panel de vista previa a la derecha. Los formatos admitidos incluyen HTML, texto sin formato, Markdown, PDF, EPUB y varios formatos de audio e imagen.
Comparación de TagSpaces y administradores de archivos clásicos
La diferencia más extraña y obvia entre TagSpaces y los administradores de archivos clásicos es la falta de menús contextuales. Puede hacer clic con el botón derecho durante todo el día, pero no pasará nada. Todas las acciones y menús se activan con el clic izquierdo, pero puede definir algunos atajos de teclado, lo que deja a TagSpaces en un limbo extraño entre ser completamente dependiente del mouse y admitir la navegación sin mouse.
Otra diferencia poco práctica es el hecho de que los menús relacionados con archivos no están unificados. Si selecciona un archivo y hace clic en el icono Crear nuevo menú de archivo en la barra de herramientas, obtendrá un conjunto de opciones diferente al del menú Operaciones de archivo que se abre cuando hace clic en la extensión del archivo.
El inconveniente se reduce a las operaciones básicas de archivos. Digamos que desea copiar algunos archivos. No hay un menú de clic derecho para eso, por lo que debe hacer clic en el icono correspondiente en la barra de herramientas o acceder al menú Operaciones de archivo. Luego, debe usar un cuadro de diálogo separado para finalmente copiar los archivos. El combo clásico Ctrl + C / Ctrl + V no tiene poder aquí.
Siguen apareciendo peculiaridades similares si intenta utilizar TagSpaces como un administrador de archivos tradicional. Por ejemplo, no le permite eliminar carpetas que no estén vacías. Puede mostrar archivos ocultos, pero si un archivo oculto no tiene una extensión explícita (como .bashrc), TagSpaces cree que el nombre del archivo es la extensión y deja el campo del nombre del archivo vacío.
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Las etiquetas tienen sus propios problemas. Actualmente, TagSpaces no admite subgrupos de etiquetas y no puede arrastrar y soltar etiquetas entre grupos. Lo que puede hacer es crear etiquetas duplicadas en diferentes grupos de etiquetas, introduciendo redundancia en su sistema. Y todavía no hemos abordado el problema más importante de todos.
El mayor problema con TagSpaces
Ha adoptado TagSpaces a pesar de sus deficiencias y ha etiquetado todos sus archivos. Pero luego abres otro administrador de archivos y notas que los archivos se ven así:
No, no es un error. TagSpaces básicamente cambia el nombre de sus archivos, agregando etiquetas al nombre del archivo usando este patrón:
El cuadro de diálogo Opciones le permite modificar esto, pero la función aún está marcada como experimental.
El razonamiento es que solo los nombres de archivo se sincronizan correctamente entre dispositivos y diferentes sistemas operativos sin requerir bases de datos independientes y aplicaciones de terceros para leer los metadatos. Sin embargo, este enfoque no está exento de fallas: los nombres de archivo con múltiples etiquetas pueden ser demasiado largos para algunos sistemas. Las etiquetas en los nombres de archivo hacen que el cambio de nombre de los archivos sea complicado y no se ven nada bonitos.
A los usuarios de TagSpaces les encanta esta solución porque es portátil o la odian porque no quieren que se toquen sus archivos. Al final, todo se reduce a las preferencias personales. Si planea reemplazar su administrador de archivos con TagSpaces, esto no será un problema porque nunca verá las etiquetas como parte del nombre del archivo. Sin embargo, cuando comparta archivos etiquetados, tendrá que informar a los destinatarios sobre sus hábitos de etiquetado de archivos.
¿Jerarquía o etiquetas?
La mayoría de los usuarios se adhieren a la estructura jerárquica de carpetas porque se siente 'natural' e intuitiva, o simplemente porque están acostumbrados. Pero, ¿qué pasa cuando hay que reorganizarlo? Introducir nuevas subcarpetas no es fácil con cientos de archivos, e imagino que encontrar un archivo se parece mucho a buscar una aguja en un pajar.
Con un sistema de archivos basado en etiquetas, no tiene que preocuparse por la ubicación, solo asegúrese de etiquetar los archivos con palabras clave apropiadas y relevantes. Es muy posible que las etiquetas sean el futuro de la gestión de archivos en Linux .
Aún así, no todos los usuarios estarán listos para el cambio. Un estudio de 2005 pidió a catorce participantes que reemplazaran sus carpetas con una herramienta de búsqueda simple. Trece se negaron, afirmando que no pueden confiar solo en la búsqueda y que prefieren ver sus archivos agrupados en carpetas. Sin embargo,
Todos los participantes dijeron que estarían felices de tener una utilidad de búsqueda que les ayudara a encontrar mejor su información personal.
Jones, W., Phuwanartnurak, A. J., Gill, R. y Harry Bruce. ¡No se lleven mis carpetas! Organizar la información personal para hacer las cosas . The Information School, Universidad de Washington, 2005.
¿TagSpaces podría ser la utilidad que necesitan? Hemos visto que no es perfecto, pero es una aplicación joven, todavía en desarrollo y con mucho tiempo para mejorar. En comparación con los administradores de archivos basados en etiquetas solo CLI como Etiqueta y TagFS , usar TagSpaces es pan comido, y la interfaz es mucho más atractiva para principiantes y antiguos usuarios de Windows. El notorio problema de las etiquetas en el nombre de archivo ciertamente necesita atención, tal vez en forma de edición atributos de archivo extendidos o almacenar etiquetas en un formato de metadatos existente.
cuantas horas para dominar una habilidad
Por ahora, la solución podría ser comprometerse y dejar que TagSpaces y los administradores de archivos tradicionales se complementen entre sí. Mantenga Dolphin o Nautilus para sus tareas diarias de administración de archivos y cambie a TagSpaces para tipos de archivos específicos. Puede usar TagSpaces como administrador de colección de fotos, un cuaderno digital o un organizador de libros electrónicos.
¿Qué piensas? ¿Ha probado TagSpaces o cualquier otro administrador de archivos basado en etiquetas? ¿Cómo organizas tus archivos? Comparta sus consejos y experiencia en los comentarios.
Créditos de imagen: Archivado en 'Carpetas' por Domiriel a través de Flickr, Capturas de pantalla de TagSpaces , Estructura de carpetas a través de Wikimedia Commons, Escritorio - antes por Lindsay Evans a través de Flickr.
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Ivana Isadora es escritora y traductora autónoma, amante de Linux y fangirl de KDE. Ella apoya y promueve el software libre y de código abierto, y siempre está buscando aplicaciones nuevas e innovadoras. Descubra cómo ponerse en contacto aquí .
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