Utilice el truco 'Hacer una copia' al compartir documentos de Google Drive

Utilice el truco 'Hacer una copia' al compartir documentos de Google Drive

Es fácil hacer una copia de cualquier documento dentro de su propia cuenta de Google Drive. Pero, ¿qué sucede si desea que sus colaboradores realicen automáticamente una copia de un documento de Google cuando reciben un enlace para compartir?





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Pruebe estos consejos que utilizan un pequeño ajuste a la URL compartida.



La utilidad de este ingenioso truco de Google Drive no está del todo clara en el título, pero pruébelo una vez y verá el beneficio inmediato al colaborar con otros en Google Drive.





Este método es útil cuando desea conservar el documento original y, al mismo tiempo, les da a otros el espacio para editar una copia del documento en su propia carpeta de Drive.

Les ahorrará un viaje al Archivo> Hacer una copia comando y compartir una copia de un documento de Google de la forma habitual. Así es como funciona.



Compartir una copia de un documento de Google automáticamente

Un caso típico es un documento de Google que cada encuestado debe completar individualmente. Los colaboradores pueden ingresar los detalles en su propia copia del documento sin dañar el original.

No tendrá que pedirles que hagan una copia. Simplemente siga estos pasos y la copia se hará automáticamente para ellos.



Este truco funciona en Google Docs, Google Sheets y Google Slides.

  1. Abra el documento de Google Drive que desea compartir.
  2. Haga clic en el azul Cuota en la parte superior derecha del documento.
  3. En el Comparte con personas y grupos cuadro de diálogo, haga clic en cualquier lugar del Obtenga el enlace cuadro como lo indica el mensaje.
  4. Agarre el enlace del documento con un clic en Copiar link . Puede enviar este enlace a cualquier persona por correo electrónico o cualquier otro medio y luego puede ver, comentar o editar el documento. Puede configurar el acceso eligiendo entre Espectador , Comentario , o Editor con un clic en la pequeña flecha hacia abajo a la derecha.
  5. Copie y pegue el enlace compartido en un correo electrónico. Ahora, elimine todo después de la barra inclinada en el enlace e inserte 'copiar'. Edite esta pequeña parte de la parte completa del enlace. Si realiza otras modificaciones, aparecerá como una página de error para su destinatario. Así es como se ve el nuevo enlace ahora:
  6. Envíe el correo electrónico y su trabajo estará listo. Cuando el destinatario hace clic en el enlace, lo lleva a su pantalla de Google Drive que le pide que haga una copia de su documento.

Cuando hacen clic Hacer una copia , se guarda una copia local del documento en su Google Drive. Además, la copia se recibe sin los comentarios si los hubiera en el original. Si desea enviar un archivo con los comentarios, lea el siguiente consejo a continuación.



Otros trucos de URL de Google que puede utilizar para compartir un documento de Google

Hay algunas variaciones más que puede forzar en los enlaces compartidos dependiendo de lo que quiera que su colaborador haga con ellos. Repasemos estos cuatro ajustes de URL.

1. Comparta una copia de Google Docs que incluya comentarios

A veces, desea que sus comentarios se transfieran a la copia para que los miembros de su equipo puedan usarlos para trabajar en su versión. Puedes hacerlo de dos formas:

  • Reemplazar /edit con /copy?copyComments=true en la URL del archivo.
  • Reemplazar /edit con includeResolvedCommentsOnCopy=false para evitar copiar comentarios resueltos.

2. Comparta una copia de Google Docs como vista previa

El modo Vista previa es diferente a la opción Ver porque muestra el documento en una interfaz ordenada sin barras de menú ni botones. Por ejemplo, puede compartir una hoja o una presentación de diapositivas con cualquier persona ajena a su equipo colaborador.

Utilice el modo Vista previa reemplazando

|_+_|

en la URL del archivo de Google Drive con

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.

Tenga en cuenta que un enlace de Vista previa elimina los menús. Por tanto, los destinatarios no podrán utilizar el Archivo> Hacer una copia opción para agregar una copia a su propio Google Drive.

Para evitar esa restricción, los destinatarios pueden ir a la barra de direcciones en su navegador y reemplazar

|_+_|

con

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nuevamente para hacer una copia para su propio disco.

3. Comparta un documento de Google como plantilla

Puede compartir un documento de Google como plantilla. El destinatario obtiene una copia ordenada de su documento menos los menús de Google Drive. También pueden hacer una copia del documento para su disco con un clic en el azul Usar plantilla Botón e.

Reemplazar

que arreglan pantallas de iphone por poco dinero
|_+_|

con

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Este método combina la opción Vista previa con la opción 'Hacer una copia'.

Un enlace de descarga directa funciona como dice. El miembro de su equipo solo tiene que hacer clic en el enlace y el archivo se descargará en su escritorio.

Reemplazar

|_+_|

con

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Agregue el formato de archivo (como PDF o CSV) en el que se debe guardar el documento y su enlace de descarga estará listo. La opción PDF o CSV es ideal porque es un formato universal y el destinatario no necesita una cuenta de Google para abrir y ver el archivo.

Además, el receptor obtiene un archivo listo para imprimir que puede enviar instantáneamente a la impresora. Esto funciona con Google Docs y Google Sheets, pero no con Google Slides.

Esté atento a la configuración para compartir de Google Drive

Google Drive se basa en la colaboración. Pero siempre es una buena idea rastrear con quién está compartiendo sus archivos . Es fácil perder la pista cuando se trabaja en un equipo grande.

Los ejemplos anteriores muestran que es fácil modificar las URL compartidas y acceder a los archivos si sus permisos para compartir no están configurados teniendo en cuenta la seguridad. Pasa algo de tiempo en administrar sus archivos compartidos en Google Drive y no tendrá que preocuparse de que los archivos caigan en las manos equivocadas.

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Sobre el Autor Saikat Basu(1542 Artículos publicados)

Saikat Basu es el editor adjunto de Internet, Windows y Productividad. Después de eliminar la suciedad de un MBA y una carrera de marketing de diez años, ahora le apasiona ayudar a otros a mejorar sus habilidades para contar historias. Busca la coma de Oxford que falta y odia las malas capturas de pantalla. Pero las ideas de fotografía, Photoshop y productividad calman su alma.

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