¿Qué es Google Docs? Cómo usarlo como un profesional

¿Qué es Google Docs? Cómo usarlo como un profesional

Google Docs es el componente de procesador de texto de la suite de oficina en línea de Google. Es una alternativa gratuita a Microsoft Word. También tiene más funciones de las que imagina.





En este artículo, responderemos las preguntas más frecuentes sobre Google Docs.





¿Qué es Google Docs?

Google Docs es el procesador de textos basado en navegador de Google. Puede crear, editar y compartir documentos en línea y acceder a ellos desde cualquier computadora con conexión a Internet. Incluso hay una aplicación móvil para Android e iOS.





Lo que distingue a Google Docs de su principal competidor de escritorio, Microsoft Word, son sus características colaborativas. Google Docs fue uno de los primeros procesadores de texto en ofrecer edición de documentos en línea compartida.

Google ha hecho que sea increíblemente fácil compartir documentos entre plataformas y trabajar en ellos juntos en tiempo real desde una ventana del navegador. Sus colaboradores ni siquiera necesitan una cuenta de Google para ver o editar los documentos de Google que comparte con ellos.



Es más, Complementos de Google Docs le permite ampliar la funcionalidad y agregar las funciones que faltan.

Cómo utilizar Google Docs

Puede utilizar Google Docs del mismo modo que utilizaría documentos de Word. Crea nuevos documentos, utilizar plantillas de Google Docs , comparta documentos con su equipo y colabore en tiempo real. Te mostraremos los conceptos básicos aquí.





Cómo crear un documento de Google

Para crear un nuevo documento de Google, primero dirígete a docs.google.com e inicie sesión con su cuenta de Google. Una vez que esté en la página de inicio de Google Docs, puede crear un nuevo documento en blanco o elegir una plantilla.

También puedes ir a Expediente > Nuevo > Documento o Expediente > Nuevo > De la plantilla para hacer lo mismo desde un documento de Google existente.





Desde el menú Archivo, también puede cambiar muchos aspectos del documento, incluida la orientación de la página .

Cómo guardar un documento de Google

Como parte del paquete ofimático en línea de Google, nunca necesitará recordar guardar un documento, ya que Google lo guarda automáticamente en su Google Drive. Por lo tanto, no encontrará un botón Guardar.

Dicho eso, desde el Expediente menú, puedes Hacer una copia , Correo electrónico , o Descargar su documento de Google.

Cómo descargar Google Docs

Google almacena sus documentos en Google Drive. Para descargar un documento de Google en su computadora, vaya a Expediente > Descargar y elija el formato de archivo que desee.

Cómo enviar un documento de Google por correo electrónico

Si desea descargar el documento porque desea enviarlo por correo electrónico, puede hacerlo directamente desde el documento. Ir a Archivo> Correo electrónico> Enviar este archivo / Enviar correo electrónico a los colaboradores , elija el formato de archivo que desea adjuntar y complete los detalles estándar del correo electrónico.

Cómo compartir un documento de Google

Sin embargo, en lugar de enviar un documento por correo electrónico, recomendamos compartirlo. Esto se debe a que compartir permite que todos vean y trabajen en la misma versión del documento. De esta forma, evita crear copias conflictivas o duplicar su trabajo. Como se mencionó anteriormente, el destinatario no necesita una cuenta de Google para ver o editar el documento.

Para compartir un documento de Google desde el documento, haga clic en el Cuota botón en la parte superior derecha. Ahora tienes varias opciones:

Puede ingresar los nombres o direcciones de correo electrónico de los destinatarios deseados. Tenga en cuenta que el nivel de acceso predeterminado con este método es Editor . Haga clic en el icono de lápiz a la derecha para cambiarlo a Espectador o Comentario .

En lugar de compartir el documento con personas, puede compartirlo con grupos a través de un enlace a través de la Obtenga el enlace menú. De forma predeterminada, sus documentos privados de Google Docs se compartirán con Alguien .

Si su cuenta de Google pertenece a una organización (aquí: MakeUseOf.com), se compartirá dentro de esa organización. Hacer clic Cambio o Compartir con... para ajustar esa configuración y proporcionar a los usuarios del enlace acceso de visor, comentarista o editor.

Cuando haya terminado, haga clic en Copiar link en la parte inferior derecha. El enlace se copiará en su portapapeles.

Si quieres comparte una copia de tu documento de Google con varios colaboradores porque no desea que realicen ediciones en el documento original, también puede usar este hacer un truco de copia para ahorrarse algo de trabajo.

Cómo realizar un seguimiento de los cambios en Google Docs

Cuando realice cambios frecuentes en sus documentos de Google o una vez que los haya compartido con otros, querrá realizar un seguimiento de los cambios.

Historial de versiones

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Google Docs hace esto automáticamente al rastrear el historial de versiones de su documento. Ir a Archivo> Historial de versiones> Ver historial de versiones para expandir un menú que enumera todos los cambios que Google ha realizado en su documento.

Verá cuándo se realizaron los cambios, quién los hizo y todos están resaltados en el documento.

Usted puede incluso nombrar la versión actual para revertir fácilmente los cambios realizados posteriormente. O ir a Archivo> Historial de versiones> Nombre la versión actual , ingrese un nombre y haga clic en Ahorrar .

Alternativamente, vaya al menú del historial de versiones y haga clic en la fecha o el nombre de una versión para cambiarle el nombre. En el menú del historial de versiones, puede habilitar una configuración para mostrar solo versiones nombradas (ver captura de pantalla arriba).

El historial de versiones es la forma básica de realizar un seguimiento de los cambios. Puede restaurar las versiones de un documento seleccionándolo y haciendo clic en el Restaurar esta versión botón. Lo que no puede hacer es aceptar o descartar cambios individuales dentro de cada versión. Si esa es la funcionalidad que desea, debe usar una función diferente: modos.

Modo de sugerencia

Google Docs admite tres modos diferentes: Edición , Sugerencia , y Visita . La edición es el modo predeterminado. Para cambiar a un modo diferente, vaya a Ver> Modo o haga clic en el icono de lápiz en el extremo derecho del menú de herramientas. Para controlar los cambios individuales, utilice el Sugerencia .

Cuando realice cambios en el modo de sugerencias, verá un comentario en el lado derecho del documento, con la opción de aceptar o rechazar la sugerencia. También puede escribir una respuesta para discutir cada cambio.

Todos los cambios realizados en este modo se registran individualmente en la versión del documento correspondiente en el historial de versiones. De esta manera, tiene la opción de revisar y restaurar los cambios rechazados, aunque tendría que restaurar esa versión del documento, lo que significa que perderá todos los cambios siguientes.

Propina : Para obligar a sus colaboradores a utilizar el modo Sugerencia, configure su acceso a puede comentar al compartir el documento.

Cómo imprimir desde Google Docs

La impresión desde Google Docs funciona igual que la impresión de cualquier otro documento en su computadora. Para imprimir un documento de Google, abra el documento y luego vaya a Archivo> Imprimir o presione el Ctrl + P atajo de teclado o haga clic en el icono de impresión en el menú de herramientas.

Cada una de estas acciones abrirá su menú de impresión. Desde aquí, elija su impresora y configuración e imprima como lo haría normalmente.

Cómo editar documentos de Google sin conexión

Para editar sus Google Docs sin conexión, debe cumplir con algunas condiciones básicas. Primero, debe estar en línea mientras configura el acceso sin conexión. También debe utilizar Google Chrome fuera del modo de incógnito, instalar y habilitar el Google Docs sin conexión Extensión de Chrome, y tenga suficiente espacio de almacenamiento libre para guardar sus archivos.

Una vez hecho esto, dirígete a docs.google.com , haz clic en el menú de hamburguesas en la parte superior izquierda, ve a Ajustes y asegúrese de que el control deslizante junto a Desconectado está en el Sobre posición (vea la captura de pantalla a continuación).

Ahora, todos los documentos en los que empiece a trabajar también estarán disponibles sin conexión en su computadora, al menos temporalmente. El icono de la nube junto al nombre del documento indica si su documento está disponible sin conexión.

Cuando su conexión a Internet se interrumpa, verá una nube tachada y la nota 'Trabajando sin conexión'. Cualquier cambio que realice se sincronizará una vez que se vuelva a conectar a Internet.

Con la extensión Google Docs Offline habilitada, puede revisar la lista de todos sus documentos en docs.google.com , incluso sin conexión. Todos los documentos disponibles sin conexión de forma permanente llevarán un icono de marca de verificación. Haga clic en el menú de tres puntos para controlar la Disponible fuera de linea opción.

La extensión Google Docs Offline también almacenará en caché todos los documentos que abras. Si pierde su conexión a Internet, tendrá acceso incluso a aquellos documentos que no estén disponibles explícitamente sin conexión.

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En ese caso, puede hacer que el documento esté disponible sin conexión de forma permanente, aunque no esté en línea. Mientras tanto, aquellos documentos que no estén almacenados en caché y que no estén disponibles sin conexión aparecerán silenciados.

Para realizar una copia de seguridad y sincronizar archivos de Google Docs en su computadora o dispositivo móvil, también puede usar el Herramienta de copia de seguridad y sincronización de Google Drive .

Google Docs, ahora bajo su control

Ahora ya conoce los conceptos básicos de cómo utilizar Google Docs. A continuación, es hora de descubrir formas ingeniosas de crear hermosos documentos de Google . A continuación, puede continuar con la exploración de funciones relevantes para documentos comerciales y escritura por voz en Google Docs .

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Sobre el Autor Tina Sieber(831 Artículos publicados)

Mientras completaba un doctorado, Tina comenzó a escribir sobre tecnología de consumo en 2006 y nunca se detuvo. Ahora también editora y SEO, puedes encontrarla en Gorjeo o caminar por un sendero cercano.

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