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Skype for Business, anteriormente Lync, es la solución de reuniones y mensajes empresariales de Microsoft. Puede reunirse con hasta 250 personas, incluso si no están usando el programa, y usar una combinación de audio, imágenes y chat para organizar su reunión.
Hemos reunido una lista de algunas de nuestras funciones favoritas de Skype Empresarial que quizás no conozca. Desde grabar su reunión hasta compartir sus presentaciones de PowerPoint, lo cubrimos con excelentes consejos.
Sin más preámbulos, aquí están los mejores trucos y consejos de Skype Empresarial.
1. Inicie una reunión de Skype en Outlook
No pierda el tiempo jugando con la programación de reuniones en herramientas externas. Hay mucho potencial para que las cosas salgan mal con las reuniones en línea y, a menudo, sucede.
Quizás alguien se olvida de unirse a tiempo, no tiene instalado el complemento de navegador correcto o no puede conectar sus auriculares. Deshágase de todas estas molestias utilizando una reunión de Skype Empresarial al programar reuniones.
Al crear una cita en Outlook, en el Cita pestaña, haga clic en Reunión de Skype . Esto luego incrustará un enlace en la descripción, en el que las personas pueden hacer clic para unirse a la reunión.
Si tienen recordatorios activados en Outlook, simplemente podrán hacer clic Unirse a la reunión cuando aparezca y Skype Empresarial lo iniciará automáticamente. Se acabó la preocupación de invitar a las personas manualmente a una llamada; si están en la invitación, pueden unirse.
Si no puede ver el Reunión de Skype , solo necesita hacer un cambio rápido en la configuración de Outlook.
- Ir a Archivo> Opciones> Complementos .
- Sobre el Administrar selección desplegable COM Add-ins y haga clic en Ir...
- Marque la casilla junto a Complemento de reunión de Skype para Microsoft Office y haga clic en OK . ¡Hecho!
2. Comparte tu pantalla
La capacidad de compartir su pantalla es una función fantástica de Skype Empresarial. Puede hablar con las personas a través de un documento, abrir una página web o mostrar cualquier otra cosa que sea relevante para la reunión.
Una vez en la llamada, haga clic en el icono de compartir pantalla (debajo de las personas que llaman, junto al micrófono). Aquí podrá compartir su pantalla completa o una ventana específica.
Verá un esquema alrededor del contenido que se está compartiendo con otros y puede usar los controles en la parte superior de la pantalla, útiles para cuando necesite dejar de compartir.
Si Skype Empresarial no funciona, es posible que desee consultar las mejores herramientas gratuitas para compartir pantalla en línea .
3. Grabe sus reuniones de Skype
¿Alguna vez has estado en una reunión, colgaste la llamada y luego tuviste la mente completamente en blanco? ¿Esa persona definitivamente dijo eso? ¿Cuáles fueron los puntos de acción?
Puede superarlo completamente grabando todas sus reuniones de Skype Empresarial. Cualquier actividad de llamada, como audio, video, pantalla compartida y mensaje instantáneo, se capturará en la grabación.
Cuando esté en una reunión, haga clic en el ... símbolo y luego Iniciar la grabación . Se notificará a todos los participantes de la reunión que la está grabando y aparecerá un símbolo de círculo rojo en la parte superior de la llamada. Puedes usar el pausa y parada iconos según sea necesario. Cuando finalice la reunión, la grabación se guardará automáticamente en formato MP4.
Para encontrar cualquier grabación, vaya a la pantalla principal de Skype Empresarial y haga clic en el menú desplegable de configuración de engranajes .
Desde aquí, ve a Herramientas> Administrador de grabaciones . Esto le mostrará los metadatos de sus grabaciones, como la fecha y la duración.
Tú también puedes Jugar la grabación y Navegar... para encontrar el archivo en su PC.
4. Conozca los atajos de Skype
Como todos los productos de Office, Skype Empresarial está repleto de atajos de teclado para ayudarlo a hacer las cosas rápidamente.
- Para comenzar con lo básico, presione Tecla de Windows + Mayús + O aceptar una invitación entrante o Tecla de Windows + Esc para rechazarlo.
- Para silenciar / reactivar el audio, presione Tecla de Windows + F4 .
- La cámara funciona con Tecla de Windows + F5 .
- Cuando esté en una llamada, presione Ctrl + Mayús + H para ponerlo en espera, o Alt + Q para ponerle fin por completo. Cuando comparta su pantalla, presione Ctrl + Alt + S dejar de hacerlo.
- Alternativamente, si otra persona ha tomado el control de su pantalla, presione Ctrl + Alt + barra espaciadora para recuperar el control.
El programa tiene demasiados atajos para enumerarlos aquí, así que dirígete a Página de acceso directo de Skype Empresarial de Microsoft para ver todos los detalles, donde cubren accesos directos para mensajería instantánea, uso compartido de PowerPoint, exploración de contactos y más.
Si quieres convertirte en un verdadero maestro de atajos, echa un vistazo nuestra guía definitiva de atajos de Windows .
5. Establezca la relación de privacidad del contacto y bloquee a alguien
Puede asignar a cada uno de sus contactos uno de los cinco niveles de relación. De forma predeterminada, los que pertenecen a su empresa serán Colegas , y los de afuera serán Contactos externos .
Cada nivel de relación tiene diferentes permisos. Por ejemplo, Amigos y familia no puede ver los detalles de su reunión y Grupo de trabajo puede interrumpir su estado de No molestar.
Puede ser útil cambiar la relación si está trabajando con alguien externo con quien está organizando reuniones constantemente, o si hay alguien con quien desea que siempre pueda comunicarse con usted sin importar su estado.
Para modificar el estado de la relación de un contacto, botón derecho del ratón en su nombre y vaya a Cambiar la relación de privacidad . Aquí puede revisar el estado actual de la relación y encontrar descripciones de las otras opciones.
Seleccione Contactos bloqueados si desea evitar que alguien pueda enviarle mensajes o llamarle. Seguirán viendo su nombre y correo electrónico, pero su estado se les ocultará y no se les informará que los ha bloqueado.
Si desea seleccionar varios contactos para cambiar las relaciones de forma masiva, mantenga presionado control y click izquierdo en cada nombre por turno.
Si alguna vez desea volver a cambiar la relación a la predeterminada, haga clic en Relación de asignación automática .
6. Inicie una encuesta, preguntas y respuestas y pizarra
Puede darle vida a sus reuniones utilizando la pizarra, la encuesta y las funciones de preguntas y respuestas. Para usarlos en una reunión, haga clic en el Presentar contenido botón, seleccionar Más y luego elija Pizarron , Encuesta , o Preguntas y respuestas .
Seleccionar Pizarron lo abrirá en las pantallas de todos. Esta es una gran característica para cuando es más fácil dibujar algo que hablar de ello.
Puede usar el panel de la derecha para alternar entre las diferentes opciones de anotación, como el lápiz, el resaltador y el borrador. La pizarra se cerrará si cambia a otra opción de presentación, pero el contenido permanecerá si regresa a ella más tarde.
Seleccionar Encuesta abrirá el Crear una encuesta ventana. Aquí puede ingresar el nombre de su encuesta y las opciones de respuesta. La encuesta se mostrará a todos en la reunión, lo que les permitirá votar y ver las opciones de otras personas.
Puede hacer clic Acciones de encuesta para ajustar la configuración, como ocultar los votos a los asistentes, guardar los resultados o cerrar la encuesta.
Finalmente, seleccionando Preguntas y respuestas convertirá el chat estándar en un módulo de preguntas y respuestas.
Cuando un asistente hace una pregunta, recibirá una notificación. Hacer clic Respuesta , escribe una respuesta y luego presiona Ingresar . Esto mostrará la pregunta y la respuesta a todos.
Cuando termine, haga clic en Detener preguntas y respuestas , luego ve a Guardar como si desea tener un registro de la sesión.
7. Presentar con PowerPoint
Puede compartir su pantalla en Skype Empresarial, pero a veces es posible que solo desee mostrar una presentación. La integración con PowerPoint lo permite.
Abra su presentación en PowerPoint, vaya a la Diapositivas pestaña y haga clic en Presentar en línea> Skype Empresarial . Tiene la opción de enviar esto a una reunión que ya está en curso o de crear una nueva reunión.
Puede hacer lo mismo en otras aplicaciones de Office. Para hacerlo, ve a Archivo> Compartir> Presentar en línea . Una vez aquí, asegúrate Skype Empresarial está seleccionado en el menú desplegable, luego haga clic en Regalo .
Cuando esté presentando en Skype Empresarial, verá los íconos necesarios en la pantalla para controlar el contenido, como flechas para moverse entre las diapositivas de PowerPoint. Hacer clic Dejar de presentar en cualquier momento para dejar de compartir el archivo con todos.
8. Transferir a móvil
Si alguna vez se encuentra en medio de una llamada de Skype Empresarial y necesita dejar la computadora, puede simplemente cambiar la llamada a su teléfono móvil.
Para configurar esto, vaya a Configuración> Herramientas> Opciones> Teléfonos> Teléfono móvil ... Ingrese su Número de teléfono (incluya cualquier código de país / región) y haga clic en OK .
Ahora, cuando esté en una llamada de Skype Empresarial, haga clic en el Controles de llamada y luego haga clic en Transferir . Ahora seleccione Mi móvil y haga clic en Transferir .
Recibirá una llamada en su móvil que lo conectará automáticamente a la llamada de Skype Empresarial.
Lo mejor de esto es que no necesita la aplicación Skype for Business instalada en su teléfono. Sin embargo, no hay forma de transferir la llamada desde el teléfono a Skype Empresarial.
9. Desinstale Skype Empresarial
Si trabaja en una organización que usa Skype Empresarial y usa un equipo o portátil de la empresa, es posible que no pueda desinstalar Skype Empresarial. Es posible que su departamento de TI haya bloqueado la posibilidad de hacerlo. Además, probablemente no sea aconsejable desinstalar una herramienta que le encanta a su organización.
Si tiene Skype Empresarial en su sistema personal, eso es diferente. prensa Tecla de Windows + I para abrir Configuración y haga clic en Aplicaciones . Buscar Skype Empresarial , haz clic en él, luego haz clic en Desinstalar .
Si no lo ve en esta lista, significa que viene como parte de su paquete de Office y no se puede desinstalar sin desinstalar todo el paquete de Office.
Alternativamente, abra Skype Empresarial y haga clic en el icono de engranaje de configuración . Desde el panel izquierdo, haga clic en Personal . Desmarcar Iniciar automáticamente la aplicación cuando inicio sesión en Windows .
Ahora nunca más tendrá que volver a verlo y puede olvidar que está instalado.
Organice sus reuniones como un profesional
Con todos estos consejos en su haber, ahora puede organizar sus reuniones como un profesional. Sus colegas quedarán impresionados con su eficiente organización de reuniones, la facilidad con la que comparte el contenido y lo genial que es cuando crea esa encuesta.
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Ahora que tiene la tecnología bajo control, también debería ver nuestro artículo sobre cómo sobrevivir a las reuniones en el trabajo. Y si trabaja desde casa, eche un vistazo a nuestros recursos de trabajo remoto.
Créditos de las imágenes: Robert Kneschke / Shutterstock
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Joe nació con un teclado en sus manos e inmediatamente comenzó a escribir sobre tecnología. Tiene una licenciatura (con honores) en negocios y ahora es un escritor independiente a tiempo completo que disfruta simplificando la tecnología para todos.
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