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Ya sea que esté creando un libro de Excel para usted mismo o colaborando en una hoja de cálculo con otros, los comentarios son útiles por muchas razones. Debe dominar las formas de administrarlos cuando comience su capacitación en Excel.
Considere estos cuatro usos:
- Establezca recordatorios para usted mismo de las tareas que debe realizar en la hoja de trabajo.
- Agregue notas para usted o para otros.
- Explica una fórmula en una celda.
- Aclare cómo usar ciertas partes de la hoja de trabajo.
Hoy vamos a cubrir algunos de los conceptos básicos para trabajar con comentarios en Excel.
Agregar un comentario a una celda
Para agregar un comentario a una celda, haga clic en la celda a la que desea adjuntar el comentario. Luego, realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic derecho en la celda y seleccione Insertar comentario .
- Hacer clic Nuevo comentario en el Comentarios sección de la Revisar pestaña.
- prensa Mayús + F2 .
En el cuadro de comentarios, debajo del nombre, escriba el texto del comentario.
Haga clic en la celda nuevamente, o en cualquier otra celda, cuando haya terminado de ingresar texto. El comentario está oculto pero el indicador de comentario permanece.
Mientras trabajaba con comentarios en Excel 2016, encontré lo que parece ser un error. Por lo general, cuando crea un nuevo comentario, el nombre del comentario se extrae de la Nombre de usuario debajo Personalice su copia de Microsoft Office sobre el Opciones de Excel General pantalla.
Creé un nuevo comentario y le agregué texto. los Nombre de usuario (mi nombre) se muestra en la parte superior del comentario. Después de unos minutos, el nombre del comentario cambió automáticamente a 'Autor' sin que yo hiciera nada más en el comentario.
Pensé que Excel podría haber estado intentando sacar el Autor valor de la Propiedades del documento ( Archivo> Información pantalla, luego Propiedades> Propiedades avanzadas> Resumen pestaña), así que ingresé mi nombre en ese campo. Pero eso tampoco funcionó. Todavía reemplazó mi nombre con 'Autor'.
No he podido encontrar una solución a este problema. Si averigua cómo solucionarlo, háganoslo saber en los comentarios a continuación.
Mostrar u ocultar comentarios
Para mostrar u ocultar el comentario en una celda, haga clic en la celda que contiene un indicador de comentario y realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic derecho en la celda y seleccione Mostrar / Ocultar comentario .
- Hacer clic Mostrar / Ocultar comentario en el Comentarios sección de la Revisar pestaña.
Para mostrar todos los comentarios en todas las hojas de trabajo de un libro, haga clic en Mostrar todos los comentarios en el Comentarios sección sobre el Revisar pestaña. Hacer clic Mostrar todos los comentarios nuevamente para ocultar todos los comentarios en el libro de trabajo.
los Mostrar todos los comentarios La opción muestra todos los comentarios en todas las hojas de trabajo en todos los libros de trabajo abiertos y en cualquier libro de trabajo que cree o abra mientras la opción está activada. No puede mostrar todos los comentarios de una sola hoja de trabajo en un libro. La única forma de hacerlo es mostrar cada comentario en la hoja de trabajo individualmente.
Puede descubrir que algunos de sus comentarios pueden superponerse. Consulte la siguiente sección, 'Mover o cambiar el tamaño de un comentario' para averiguar cómo solucionarlo.
Mover o cambiar el tamaño de un comentario
Si algunos de sus comentarios bloquean otros comentarios o celdas, es posible que desee moverlos.
Para mover un comentario, el comentario debe mostrarse sin que usted coloque el cursor sobre la celda. Entonces, muestre el comentario usando el método en la sección 'Mostrar u ocultar comentarios' arriba.
Mueva el cursor del mouse sobre el borde del cuadro de comentarios hasta que el cursor se convierta en un signo más con flechas. Luego haga clic para seleccionar el cuadro de comentarios. Verá que aparecen controladores de tamaño en los lados y esquinas de la caja.
Manteniendo el cursor del mouse sobre el borde del cuadro de comentarios, haga clic y arrastre el cuadro de comentarios a otra ubicación.
En nuestro ejemplo, la celda C3 ahora no está oculta por el comentario de la celda B2.
Puede cambiar el tamaño de un comentario moviendo el cursor del mouse sobre cualquiera de los controladores de tamaño hasta que se convierta en una flecha de doble cara. Luego, arrastre el controlador para cambiar el tamaño del comentario.
Editar un comentario
Editar un comentario después de crearlo es fácil. Para editar un comentario, haga clic en la celda que contiene el comentario que desea editar y realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic derecho en la celda y seleccione Editar comentario .
- Hacer clic Editar comentario en el Comentarios sección de la Revisar pestaña.
- prensa Mayús + F2 .
Si la celda seleccionada no tiene un comentario, el Editar comentario botón es el Nuevo comentario en su lugar.
Agregue, cambie o elimine texto en el comentario. Cuando haya terminado de hacer cambios, haga clic en la celda nuevamente o en cualquier otra celda.
Eliminar un comentario
Para eliminar un comentario de una celda, seleccione la celda y realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic derecho en la celda y seleccione Eliminar comentario .
- Hacer clic Borrar en el Comentarios sección de la Revisar pestaña.
No hay un cuadro de diálogo de confirmación al eliminar un comentario.
Dar formato a un comentario
De forma predeterminada, el texto de los comentarios utiliza la fuente Tahoma en tamaño nueve. No puede cambiar la fuente y el tamaño de fuente predeterminados, pero puede formatear el texto que ingresó en un comentario.
Para formatear un comentario, conviértalo en editable como se describe en la sección 'Editar un comentario' anterior. Luego, resalte el texto que desea formatear. Haga clic derecho en el texto seleccionado y seleccione Formato de comentario .
Sobre el Formato de comentario cuadro de diálogo, realice los cambios que desee para aplicar un formato diferente al texto. Por ejemplo, vamos a poner un texto en negrita y rojo usando el Estilo de fuente caja y el Color la lista desplegable.
Su nuevo formato se muestra en el comentario cuando pasa el cursor sobre la celda para mostrarlo o cuando muestra el comentario como se describe en la sección 'Mostrar u ocultar comentarios' anterior.
También puede utilizar las herramientas de formato en el Hogar pestaña para formatear el texto seleccionado en un comentario. Pero no puede cambiar el color de la fuente o el color de relleno con el Hogar pestaña. Debes usar el Formato de comentario cuadro de diálogo para cambiar la fuente y los colores de relleno.
Copiar un comentario en una celda diferente
Si desea agregar el mismo comentario a varias celdas, puede agregar el comentario a una celda, luego copiarlo y pegarlo en otras celdas. Pero hay una forma especial de hacer esto.
Haga clic en la celda que contiene el comentario que desea copiar y presione Ctrl + C . Luego, haga clic derecho en la celda donde desea agregar el comentario copiado y seleccione Pegado especial .
Sobre el Pegado especial cuadro de diálogo, haga clic en Comentarios en el Pegar sección y luego haga clic en OK .
Solo se pega el comentario. El contenido de la celda permanece sin cambios.
Eliminar indicadores de comentarios de las celdas
Si tiene muchos comentarios, los indicadores de comentarios (pequeños triángulos rojos) en las celdas pueden distraer la atención, especialmente si le está presentando la hoja de trabajo a alguien.
Puede eliminar fácilmente los indicadores de comentarios de todas las celdas. Ir a Archivo> Opciones . Hacer clic Advanced en el lado izquierdo de la Opciones de Excel caja de diálogo.
En el lado derecho del Opciones de Excel cuadro de diálogo, desplácese hacia abajo hasta el Monitor sección. Debajo Para celdas con comentarios, muestre , Seleccione Sin comentarios ni indicadores . Cuando se selecciona esta opción, al pasar el cursor sobre una celda con un comentario, no se mostrará el comentario.
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Si bien tanto los comentarios como los indicadores están ocultos, no puede utilizar la Mostrar / Ocultar comentario opción para mostrar el comentario para celdas individuales. En su lugar, use el Mostrar todos los comentarios opción en el Comentarios sección de la Revisar pestaña para mostrar todos los comentarios. Esto también muestra todos los indicadores de comentarios nuevamente.
los Mostrar todos los comentarios La opción está conectada a la Para celdas con comentarios, muestre opción. Así que encendiendo Mostrar todos los comentarios cambia el Para celdas con comentarios, muestre opción a Comentarios e indicadores .
Es posible que no vea los indicadores de comentarios de inmediato. Para mí, cambiar a otro programa y volver a Excel parecía hacer que se mostraran los indicadores. Este puede ser otro error.
Cuando apagas el Mostrar todos los comentarios , Excel vuelve a la acción predeterminada de mostrar solo los indicadores de comentarios y mostrar los comentarios cuando pasa el cursor sobre las celdas. los Para celdas con comentarios, muestre la opción cambia a Solo indicadores y comentarios al pasar el mouse .
Revisar todos los comentarios en un libro de trabajo
Para revisar todos los comentarios en una hoja de trabajo, puede colocar el cursor sobre cada celda de una en una, pero eso puede llevar mucho tiempo si tiene muchos comentarios.
Una forma más rápida es recorrer cada comentario usando el próximo y Anterior botones en el Comentarios sección sobre el Revisar pestaña. Los comentarios se muestran uno a la vez cada vez que hace clic en próximo o Anterior .
Imprima una hoja de trabajo con comentarios
Es mejor revisar sus comentarios en su hoja de trabajo de forma digital, en lugar de imprimir la hoja de trabajo. Pero si realmente prefiere revisar sus comentarios en un papel, puede imprimir su hoja de trabajo con los comentarios.
Para imprimir su hoja de trabajo con los comentarios, haga clic en el pestaña en la parte inferior de la hoja de trabajo que desea imprimir.
Muestre todos los comentarios, o solo los comentarios que desea imprimir, utilizando los métodos descritos en la sección 'Mostrar u ocultar comentarios' anterior. Luego, mueva o cambie el tamaño de los comentarios según sea necesario usando los métodos en la sección 'Mover o cambiar el tamaño de un comentario' arriba.
En el Configuración de página sección sobre el Diseño de página pestaña, haga clic en el Configuración de página lanzador de cuadro de diálogo.
Sobre el Configuración de página cuadro de diálogo, haga clic en el Hoja pestaña. Luego, seleccione una de las siguientes opciones de la Comentarios la lista desplegable:
- Si desea imprimir los comentarios donde están, seleccione Como se muestra en la hoja . Tenga en cuenta que la impresión de comentarios como se muestra en la hoja bloqueará algunas celdas.
- Si no desea bloquear ninguna celda, seleccione Al final de la hoja . Esto imprime una lista de todos los comentarios al final con la referencia de celda para cada uno.
Hacer clic Impresión cuando esté listo para imprimir su hoja de trabajo con los comentarios.
los Impresión pantalla en el Expediente se muestra la pestaña. Verá una vista previa de cómo se verá su hoja de trabajo con los comentarios impresos. Seleccione su impresora y haga clic en Impresión .
Comience a usar comentarios para anotar hojas de trabajo de Excel
Al colaborar en documentos, los comentarios ayudan a comunicar ideas, preguntas y problemas. Utilice los comentarios de Excel para que el proceso de revisión de documentos sea más fluido y rápido para todos los involucrados.
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Lori Kaufman es una escritora técnica independiente que vive en el área de Sacramento, CA. Es una fanática de los gadgets y la tecnología a la que le encanta escribir artículos instructivos sobre una amplia gama de temas. A Lori también le encanta leer misterios, punto de cruz, teatro musical y Doctor Who. Conéctate con Lori en LinkedIn .
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