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Desde que leí a Tina, mencione brevemente ToDoist en su artículo sobre gestión del tiempo y, por supuesto, en la revisión de Daniel de esa aplicación web, he estado obsesionado con su uso. Me encanta lo simple y fácil que es de usar, pero lo completamente que puedes configurar los niveles de tareas, organizando completamente los proyectos en minutos.
La simplicidad es siempre lo que busco, especialmente cuando esa simplicidad no quita la efectividad o las características de la herramienta. Puede lograr mucho más cuando no está perdiendo el tiempo pensando demasiado en la fase de planificación. Eso es exactamente lo que ToDoist te ayuda a hacer.
Entonces, cuando supe que los creadores de ToDoist habían creado otra herramienta similar con el propósito de ayudar a los equipos a lograr grandes cosas, supe que tenía que verificarlo y me alegro de haberlo hecho.
La aplicación web se llama WeDoist y permite a pequeños equipos gestionar hasta tres proyectos de forma gratuita. Le ayudará a colaborar con su grupo para idear tareas asociadas con un proyecto y asignar esas tareas a los miembros del equipo. Es una de las formas más rápidas y fáciles que he visto de administrar grupos pequeños, algo que realmente sería útil si tiene una asignación de equipo en la universidad o un proyecto en el trabajo que involucra a dos o tres personas.
Uso de WeDoist para administrar sus proyectos
Si desea administrar más de tres proyectos, o si desea incorporar un equipo más grande, tendrá que pagar una tarifa mensual por ello. De lo contrario, prepárese para comenzar a administrar su pequeño equipo de forma gratuita.
Cuando se registre por primera vez, tendrá la oportunidad de nombrar su primer proyecto. No olvide establecer su zona horaria correcta para que las marcas de tiempo que vean otros miembros cuando edita tareas tengan sentido.
Cada vez que haga clic en 'Crear un nuevo proyecto' y nombre otro proyecto, aparecerá en su lista desplegable en 'Sus proyectos'. Puede cambiar rápidamente a la sección de gestión de proyectos para ese proyecto utilizando esta lista desplegable y haciendo clic en el nombre. Como puede ver aquí, he creado tres proyectos relacionados con la mejora de mi blog y la asignación de proyectos de artículos a mis escritores. Los dos escritores formarán parte de mi equipo de WeDoist.
En cada página de proyecto, puede agregar actualizaciones de estado, si solo desea compartir algunas noticias o comentarios con compañeros de equipo. Cuando trabajas con un equipo, esta es una forma realmente buena de comunicarte, ya que con los correos electrónicos nunca puedes estar seguro de si tu equipo pasó por alto tu mensaje o no. Además, cuando pones tu comunicación correctamente en WeDoist, está directamente vinculada al proyecto y cualquiera puede volver más tarde para verificar lo que escribiste u obtener la información que publicaste.
Cuando esté en la página de proyectos, haga clic en la pestaña 'Personas' a la derecha para ver una lista de los miembros de su equipo y estadísticas relacionadas con cómo han estado usando WeDoist. Esto mostrará cuántas tareas han completado, así como sus actualizaciones de estado y comentarios en todo el proyecto.
Cuando crea tareas individuales dentro del proyecto, puede adjuntar rápidamente a un miembro del equipo a la tarea. Verá todos los miembros asignados justo debajo de la descripción de la tarea.
No olvide agregar una fecha de vencimiento en el cuadro de fecha en la esquina inferior derecha. No es necesario que agregue una fecha de vencimiento, pero por lo general, si una tarea no tiene una fecha de vencimiento, recibirá la prioridad más baja y será víctima de la procrastinación. Déle una fecha de vencimiento razonable. Si tiene problemas para planificar su proyecto y encontrar fechas de vencimiento de tareas que tengan sentido, utilice una herramienta como Gantter para diseñarlo todo antes de comenzar a asignar tareas con WeDoist.
A la derecha del resumen de la tarea, también puede hacer clic en el cuadro de comentarios para incluir un texto completo que describa exactamente lo que implica esa tarea. Este botón desplegará un cuadro de texto grande para esa tarea, por lo que hay mucho espacio para incluir tantos detalles como crea que puede necesitar.
Siempre que desee asignar a alguien a una nueva tarea, si hace clic en el enlace 'asignar personas', puede seleccionar su cuenta de usuario en la lista desplegable. Si desea que todos sean responsables de esa tarea, puede incluir 'Todos'.
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En la página principal del proyecto, verá un suministro de noticias de toda la actividad del proyecto, incluidas las tareas completadas, actualizaciones y más. Es el proyecto el lugar más rápido para obtener una descripción general de 10 segundos de cómo están progresando las cosas con el proyecto, porque verá cuánto se está (o no) logrando de un vistazo.
También puede adjuntar archivos a un proyecto o tarea. En realidad, la carga de archivos a WeDoist no es compatible con la cuenta gratuita, pero puede vincularlos a través de una URL o agregar archivos que están almacenados en su Google Drive. Esos accesos directos se mostrarán en la página de su proyecto o tarea.
Cuando agrega archivos, como un documento de su cuenta de Google Docs, por ejemplo, puede hacer clic en los nombres de los miembros de su equipo a los que desea que se les notifique sobre la actualización del archivo.
Dado que su cuenta gratuita solo permite tres proyectos a la vez, cuando haya terminado con un proyecto, puede deshabilitarlo yendo a la página de descripción general del proyecto y haciendo clic en 'Archivar proyecto'.
Otra pequeña característica adicional interesante en WeDoist es que, escondida en la esquina inferior derecha de la pantalla, verá una pequeña burbuja que dice 'Proyecto Chat'. Si hace clic en esto, se abrirá una gran ventana de chat.
Esto, amigos míos, es una pequeña e ingeniosa ventana de chat de equipo que pueden usar siempre que los miembros de su equipo inicien sesión en WeDoist. Esto significa que todos pueden reunirse en un momento determinado para discutir el progreso del proyecto o resolver cualquier problema con cualquier tarea.
En general, WeDoist es como ToDoist con esteroides: una aplicación web de proyectos colaborativos que le permitirá administrar su pequeño equipo, sin forzarlo a perder mucho tiempo con complicadas herramientas de administración de proyectos que no necesita. Con WeDoist, su equipo tendrá tiempo para terminar el proyecto.
Prueba WeDoist con tu pequeño equipo y cuéntanos lo que piensas. ¿Hace todo lo que necesitas? ¿Hay algo que desee que agreguen los desarrolladores de WeDoist? Comparta sus pensamientos en la sección de comentarios a continuación.
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Ryan tiene una licenciatura en Ingeniería Eléctrica. Ha trabajado 13 años en ingeniería de automatización, 5 años en TI y ahora es ingeniero de aplicaciones. Antiguo editor en jefe de MakeUseOf, ha hablado en conferencias nacionales sobre visualización de datos y ha aparecido en la televisión y la radio nacionales.
Más de Ryan DubeSuscríbete a nuestro boletín
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