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Trabajar con otras personas en un documento de Word puede ser un verdadero desafío. Incluso a los usuarios experimentados de Microsoft 365 les puede resultar difícil editar y revisar documentos compartidos.
Sin embargo, puede colaborar fácilmente en tiempo real en un documento de Word mientras realiza un seguimiento de los cambios y los aprueba o rechaza. Analizaremos las herramientas necesarias y cómo puede utilizarlas para lograr una colaboración más eficiente.
¿Qué necesitas para colaborar en un documento de Word?
Si desea colaborar en tiempo real en un documento de Word, debe guardarlo en su cuenta de OneDrive. Para hacerlo, abra el documento, vaya a Archivo > Guardar como, y guárdelo en OneDrive.
Además, recomendamos utilizar una versión más reciente de Microsoft 365 y tener una suscripción activa. De acuerdo a microsoft , aún puedes editar el documento simultáneamente con otras personas, pero no tendrás la función de colaboración en tiempo real.
Para ver los cambios de otras personas, debe actualizar el documento periódicamente. Si su suscripción ha caducado, existen algunas formas de obtenga un descuento en una nueva suscripción a Microsoft 365 .
Cómo compartir un documento de Word
Ahora que sabes lo que necesitas para trabajar con otras personas en el mismo documento de Word, veamos cómo puedes compartirlo. La primera opción es compartirlo desde Word. Abre el Archivo menú y seleccione Compartir .
Notarás que hay dos opciones diferentes:
- Compartir con correo electrónico . Debes ingresar las direcciones de correo electrónico de las personas con las que deseas compartir el documento.
- Compartir con enlace . De esta forma, todo aquel que tenga el enlace podrá acceder al documento. Si tienes que compartir el documento con muchas personas, esta opción puede resultar más eficaz. Sin embargo, si está trabajando en algo confidencial, podría ser mejor agregar manualmente a cada colaborador.
Independientemente del método que utilice, tómese el tiempo y establezca los permisos correctos. Haga clic en el Editar y elija si las personas con las que comparte el documento solo pueden verlo o editarlo.
Luego, haga clic en el Compartiendo ajustes opción. Allí podrás establecer una fecha de vencimiento para el documento e incluso establecer una contraseña para mantener segura la información. Una vez que esté satisfecho con su configuración para compartir, haga clic en Aplicar.
Alternativamente, puede compartir el documento de Word a través de OneDrive haciendo clic derecho en el archivo y seleccionando OneDrive > Compartir . Luego, tendrás que configurar la configuración para compartir como se muestra arriba.
Cómo realizar un seguimiento y revisar los cambios en Microsoft Word
Dependiendo del permiso establecido, las personas con las que haya compartido el documento pueden editarlo. Para estar atento a los cambios realizados por todos, debes activar el Cambio de camino característica.
Para ello, abra el Revisar pestaña y dirígete a la Seguimiento menú. Allí abre el Cambio de camino menú y seleccione Para todo el mundo . Cuando la función está habilitada, Word subrayará el texto agregado, mientras que el texto eliminado se marcará tachado.
Ahora, si desea evitar que alguien desactive accidentalmente esta función, haga clic en el Seguimiento de bloqueo opción y configurar una contraseña. De esta manera, puede asegurarse de que no se pierda ningún cambio realizado en el documento.
Seleccione cómo cambia la visualización de Microsoft Word
Para mayor eficiencia, Word le permite seleccionar cómo debe mostrar los cambios realizados en el documento. En el Revisar pestaña, abra el menú desplegable junto al Mostrar para revisión icono. Allí, elija una de las siguientes opciones:
- Original . Le muestra el documento original. Sin embargo, no eliminará ningún comentario o cambio realizado por otros.
- No Markup . Elimina el marcado y mostrará el documento con los cambios que ya aprobó.
- Todo el marcado . Muestra cualquier cambio usando un color diferente para cada colaborador.
- Marcado sencillo . Marca los cambios con una línea roja.
Cómo aceptar o rechazar cambios en Microsoft Word
Para aceptar o rechazar cambios, haga clic derecho en el cambio rastreado y seleccione Aceptar inserción o Rechazar inserción , dependiendo de si alguien ha agregado o eliminado texto. Si alguien más ha eliminado una parte del documento, verá el Aceptar eliminación y Rechazar eliminación opciones.
Si bien el proceso es simple, es posible que se pierdan algunos cambios si hay muchos contribuyentes trabajando en el mismo documento. Si quieres asegurarte de que no te falta nada, utiliza el Cambios sección en lugar de revisar manualmente el documento. Allí, utiliza el Anterior y Próximo botones para navegar a través de los cambios.
Hay más formas de gestionar los cambios rastreados. Por ejemplo, puede hacer clic Aceptar > Aceptar y pasar al siguiente . Si ya ha hablado con sus compañeros de trabajo sobre las ediciones, puede utilizar el Aceptar todos los cambios opción.
Del mismo modo, puede rechazar los cambios haciendo clic en el Rechazar botón o Rechazar > Rechazar y pasar al siguiente . Para eliminar todos los cambios, vaya a la pestaña Revisar, haga clic en la flecha a continuación Rechazar y seleccione Rechazar todos los cambios . Esto puede ser realmente útil si alguien importó un gran volumen de datos en Word sin consultar con usted primero.
Utilice el panel de revisión para realizar un seguimiento de los cambios en Microsoft Word
Otra forma eficaz de realizar un seguimiento de cualquier modificación es utilizar el Panel de revisión. Esta herramienta le mostrará la cantidad de cambios y comentarios visibles rastreados dentro de su documento.
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Para acceder a él, vaya a Revisar > Seguimiento y haga clic en el Panel de revisión . Luego, seleccione uno de los Panel de revisión vertical o Panel de revisión horizontal opciones.
Cómo realizar un seguimiento de los cambios realizados por personas específicas en Microsoft Word
Podría resultar más eficaz ordenar los cambios por autor. Para hacerlo en Microsoft Word, diríjase a Revisar > Seguimiento y extender el Mostrar marcado menú. Allí, seleccione Gente especifica y desmarque todas las casillas excepto las correspondientes a los autores cuyos cambios desea revisar.
Cómo dejar de compartir el documento o cambiar permisos en Microsoft Word
Si desea dejar de compartir el documento con colaboradores específicos, abra el documento y diríjase a Compartir menú. Allí, seleccione Administrar acceso .
Para eliminar el acceso a uno de los contribuyentes, seleccione su nombre de usuario. Luego, haga clic Acceso directo y abra el menú desplegable. Seleccionar Quitar acceso y confirmar la acción. Alternativamente, use el mismo menú para cambiar cómo pueden acceder al documento compartido.
Colabore con facilidad en Microsoft Word
El uso de las herramientas de colaboración de Microsoft Word puede ahorrarle mucho tiempo, ya que no tiene que enviar correos electrónicos a los miembros de su equipo sobre los cambios realizados en el documento. Además de su capacidad colaborativa, Microsoft Word tiene muchas funciones y herramientas, por lo que no necesitas otro procesador de textos para terminar tus proyectos. Por ejemplo, puede convertir tablas en gráficos o traducir idiomas sobre la marcha.