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Durante mucho tiempo, las empresas y corporaciones de todo el mundo han utilizado Excel como herramienta de gestión de inventario. Pero a medida que se introducen muchos software de gestión de inventario dedicados, se cuestiona la viabilidad de Excel para esta tarea.
Aunque Excel es un programa muy útil, ¿es suficiente para la gestión de inventario? Para responder a esta pregunta, comparemos la gestión de inventario de Excel con el software de gestión de inventario.
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Por qué muchas empresas usan Excel para la gestión de inventario
Excel es básicamente un programa de hoja de cálculo que utiliza cuadrículas de celdas para ayudar a consolidar, organizar y calcular datos rápidamente. Sin embargo, va más allá de la aritmética básica: Excel tiene plantillas y funciones para la gestión de proyectos , contabilidad, previsión y otras tareas profesionales. Es por eso que también es la aplicación de gestión de inventario de muchas empresas.
Excel tiene una barrera de entrada baja porque es económico. Solo necesita comprar una licencia para Microsoft Office y estará listo para comenzar. Es por eso que encontraría a todos, desde nuevas empresas hasta corporaciones, usándolo.
Además, Excel es muy versátil. Puede personalizarlo de acuerdo con sus requisitos únicos y agregar macros, fórmulas y plantillas. Con Excel, no solo está limitado a números aburridos. Puede crear potentes gráficos y cuadros en Excel para presentar visualmente y analizar datos de un vistazo.
6 inconvenientes de la gestión de inventario en Excel
No hay duda de que Excel ofrece funciones impresionantes que las empresas emergentes y las pequeñas empresas utilizan para administrar sus inventarios. Sin embargo, a medida que las empresas crecen, surgen problemas debido a las limitaciones de Excel como herramienta de gestión de inventario. Estas son algunas de sus limitaciones.
1. Proceso que consume mucho tiempo y falta de automatización
Las empresas más grandes manejan inventarios más extensos, que deben documentarse manualmente en Excel. Desde la entrada y actualización de datos hasta la organización y revisión, la gestión de inventario de Excel le cuesta a la empresa mucho trabajo manual y tiempo.
En un mundo ideal, le gustaría que Excel le avisara después de que sus existencias cayeran a un cierto nivel para que pueda volver a ordenar. Desafortunadamente, ese no es el caso debido a la falta de automatización en Excel.
2. Mayor posibilidad de errores humanos
Otro problema con la entrada manual de datos es la posibilidad de errores humanos. Si bien tales errores a menudo se pueden evitar a menor escala, los errores humanos son casi inevitables cuando se trata de una afluencia masiva de datos de múltiples fuentes.
Por ejemplo, una fórmula incorrecta puede afectar varias celdas, si no toda la hoja de cálculo, lo que genera informes erróneos. Aparentemente inofensivos, tales errores a menudo pueden generar resultados erróneos que le cuestan a la empresa millones de dólares.
Encontrar y corregir estos errores es un juego de pelota completamente nuevo. ¿Cómo encuentra una coma o punto decimal que falta en miles de celdas de datos? Incluso si encuentra el problema, a menudo debe corregirse en varias celdas, lo que puede llevar varias horas.
3. Falta de actualizaciones en tiempo real
La gestión eficaz del inventario exige datos en tiempo real para una toma de decisiones rápida y precisa. Sin embargo, eso es imposible con Excel ya que debe actualizar manualmente la hoja de cálculo después de cada envío o producto vendido. Incluso con el personal más comprometido interesado en las existencias y suministros disponibles, sus datos de Excel a menudo estarán un paso atrás.
Debido a la falta de actualizaciones en tiempo real, las empresas a menudo tienen que tomar decisiones basadas en datos obsoletos. Esto puede conducir a varios problemas, como el exceso o la escasez de existencias.
4. Colaboración limitada
La colaboración eficaz es esencial para la gestión de inventario, ya que trata con datos de múltiples fuentes. Hay pocas funciones de colaboración en Excel además de compartir libros, comentar y complementos de terceros. Sin embargo, la actualización simultánea de los datos de inventario es una molestia en Excel.
5. Falta de seguridad e historial de datos
En cualquier negocio, múltiples partes interesadas necesitan acceso a secciones específicas de datos de inventario. Esto se vuelve problemático cuando se trabaja con Excel porque no ofrece acceso basado en funciones. Una persona con acceso a la hoja de cálculo del inventario puede acceder a ella por completo o no acceder a ella, lo que dificulta la protección de la información confidencial de la empresa.
Aunque puede realizar un seguimiento de los cambios en Excel, no es suficiente para las empresas con conjuntos de datos de inventario más grandes y complejos. Es difícil seguir quién realizó cambios en los datos del inventario, qué cambios se realizaron y cuándo se realizaron.
Una pista de auditoría tan limitada facilita que cualquier persona cambie los datos del inventario para ocultar actividades fraudulentas, lo que pone en juego la integridad de los datos del inventario.
¿Por qué cambiar a un software de gestión de inventario?
Si tiene problemas al administrar su inventario con Excel, es hora de cambiar al software de administración de inventario. A diferencia de Excel, este software está diseñado específicamente para la gestión de inventario y combina a la perfección todos los aspectos de la gestión de inventario, como los canales de venta, el reabastecimiento y el almacenamiento.
Además de ofrecer una solución integral, el software de gestión de inventario como Cin7 y Inventario de Zoho automatice el proceso con notificaciones y alertas. Proporcionan funciones de informes especializados que ayudan a pronosticar tendencias de ventas y tomar decisiones respaldadas por datos de inventario en tiempo real.
5 ventajas del software de gestión de inventario sobre Excel
El último software de gestión de inventario ofrece enormes ventajas sobre Excel. Esto hace que los problemas de automatización y escalabilidad que enfrentan los usuarios de Excel se vuelvan redundantes con el software de administración de inventario.
Veamos las ventajas de las aplicaciones de administración de inventario para ver cómo supera a Excel.
1. La automatización ahorra tiempo y recursos a la empresa
El software de gestión de inventario automatiza la gestión de inventario utilizando tecnología RFID o lectores de códigos de barras. También automatiza la reordenación. Una vez que sus niveles de inventario alcanzan un cierto umbral, las órdenes de compra se generan automáticamente, evitando el exceso o la escasez de existencias.
La automatización del proceso hace que las cosas sean manejables, ahorrando tiempo y recursos a la empresa. Es un paso adelante de Excel, lo que hace que sea mucho más fácil escalar su negocio al asignar estratégicamente el tiempo y los recursos ahorrados a los esfuerzos que generan ganancias.
2. Datos más confiables
Al automatizar la mayoría de los aspectos de la gestión de inventario, el software de gestión de inventario minimiza las posibilidades de errores humanos. No solo hace que los datos adquiridos sean más confiables, sino que también reduce el tiempo y los recursos que se dedican a auditar y corregir errores.
Los datos confiables se traducen en pronósticos precisos, cruciales para el crecimiento de cualquier negocio. El análisis de datos preciso puede ayudar a las empresas a tomar decisiones bien informadas con respecto a la reordenación y la asignación de recursos, mejorando la rentabilidad y permitiendo la escalabilidad.
3. La integración del sistema se convierte en una brisa
El software de gestión de inventario puede integrarse con otros departamentos de su empresa, como compras, ventas, cuentas, etc. Esta integración perfecta evita que las empresas recopilen manualmente datos de varios departamentos y los consoliden en un libro de Excel.
Escalar a menudo implica hacer negocios simultáneamente en múltiples mercados de ventas. Con Excel, tendría que crear y administrar numerosos libros de trabajo de inventario para diferentes canales de ventas y esforzarse por mantenerlos confiables y actualizados.
Un software de gestión de inventario facilita el proceso al integrar todos los canales. No tendrá que pasar por la molestia de administrar datos a gran escala con un software de administración de inventario, ya que recopilará datos automáticamente y proporcionará un seguimiento del inventario en tiempo real.
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4. Previsión y planificación más sencillas
La gestión de inventario de Excel va a la zaga de lo que sucede debido a su naturaleza de entrada manual. Esta brecha entre el inventario de la hoja de cálculo y el inventario del almacén se convierte en un obstáculo importante para la previsión, la planificación y la toma de decisiones efectivas. En última instancia, las empresas luchan por satisfacer las demandas cada vez mayores del mercado y no logran competir con las empresas que utilizan soluciones automatizadas.
El uso de software de gestión de inventario elimina esta brecha con datos de inventario en tiempo real. En cualquier momento, está al tanto de sus niveles de inventario en múltiples ubicaciones, órdenes de compra y más. La previsión y la planificación se vuelven más fáciles y precisas con la ayuda de datos accesibles en tiempo real.
5. Mayor seguridad de datos con acceso basado en roles
A diferencia de Excel, el software de gestión de inventario proporciona acceso basado en roles. Los administradores pueden asignar roles con diferentes permisos y niveles de accesibilidad.
Un gerente de almacén, por ejemplo, puede tener acceso completo al software con permiso para acceder a los datos disponibles, generar informes, realizar pedidos y más. Al mismo tiempo, un empleado de entrada de datos solo puede acceder a las pantallas de entrada de datos.
El acceso basado en roles ayuda a crear y mantener una jerarquía empresarial y mejora la seguridad de la información confidencial de la empresa. Además, ayuda a rastrear qué cambios se realizaron en el sistema, quién los hizo y cuándo. Esto aumenta la responsabilidad y minimiza las posibilidades de violación de la privacidad y fraude.
Las aplicaciones de gestión de inventario ayudan a escalar su negocio
Excel suele ser suficiente para una pequeña empresa, especialmente si no tiene dinero para gastar en aplicaciones y servicios especializados. Sin embargo, esto es un impedimento para la escalabilidad cuando su negocio está creciendo. Entonces, llegará un momento en que surjan problemas notables. Cuando llega ese momento, el software de gestión de inventario especializado es parte de la solución.
Con el software de gestión de inventario, las empresas pueden gestionar mejor sus inventarios mediante la automatización del proceso, la eliminación de errores humanos y la mejora de la colaboración. Sin embargo, la automatización no debe limitarse a la gestión de inventario. Las empresas siempre deben esforzarse por mejorar la eficiencia y la rentabilidad mediante la automatización de varios aspectos del negocio.