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Si es como yo, le encanta la idea de los gráficos de Excel y puede pensar en docenas de aplicaciones útiles para ellos. Pero, ¿qué sucede cuando necesita agregar más datos? Puede parecer mucho trabajo manual realizar cambios. ¡Bueno, no más! Te voy a mostrar cómo hacer una gráfica en Microsoft Excel que se actualiza automáticamente.
Una vez que lo haya configurado, todo lo que tendrá que hacer es agregar datos a la hoja de cálculo y el gráfico lo representará automáticamente.
Todo lo que necesita comprender son los fundamentos de los gráficos de Microsoft Excel para comenzar.
¿Por qué utilizar gráficos de Excel?
Los gráficos le permiten utilizar datos en Excel para tomar decisiones. Son un buen cambio de mirar filas y columnas de números.
Ayudan a acortar el proceso de toma de decisiones, ya que puede ver inmediatamente los resultados y dónde es posible que sea necesario realizar cambios. La dificultad para manejar datos y gráficos es que constantemente tiene que volver al gráfico y actualizarlo para obtener nuevos datos.
Crear gráficos en Microsoft Excel puede parecer intimidante, pero es fácil crear un gráfico en Excel e incluso uno que se actualice automáticamente.
1. Configure una hoja de cálculo de Excel
Para crear un gráfico que se actualizará automáticamente, debe configurar una hoja de cálculo que puede albergar los datos que desea utilizar. El formato es importante porque desea poder agregar más datos sin tener que reorganizar todo.
Aquí hay un diseño básico con un formato ordenado:
Ingrese su información y asegúrese de que cada columna tenga un encabezado. Los encabezados son importantes para etiquetar los datos de su tabla y su gráfico.
Para este proyecto, estoy creando un gráfico que rastrea las ventas de cada novela de Harry Potter en una librería.
Este formato funciona mejor porque puede ampliar las entradas a nuevas filas a continuación. En este ejemplo, a medida que se registran nuevos datos de ventas, los agregaría a la hoja de cálculo comenzando en la fila 11. Aquí está la tabla con una nueva fila agregada para mostrar lo fácil que es agregar información.
Ahora que el rango está formateado, los encabezados están etiquetados y los datos están llenos, está listo para pasar al siguiente paso.
2. Crea una tabla
En Microsoft Excel, las tablas son una forma poderosa de trabajar con una variedad de datos.
Además de hacer que sus datos se vean limpios y ordenados, tienen muchas más herramientas para organizar y ordenar su información. El objetivo aquí es crear una tabla que alimente datos a un gráfico. La vinculación de estas dos piezas permite que el gráfico busque nuevos datos en la tabla y se actualice automáticamente.
Para crear una tabla, seleccione todos los datos que le gustaría convertir en un gráfico de Excel. Luego dirígete al Insertar pestaña y seleccione Mesa . Alternativamente, puede usar el atajo CTRL + T .
En el Crear mesa mensaje, puede ajustar las celdas incluidas en la tabla. Dado que está utilizando encabezados en el rango, marque la casilla etiquetada Mi mesa tiene encabezados , entonces presione OK .
¡Sus datos ahora se transformarán en una tabla de Excel! Observe el cambio de formato, lo que significa que se ha convertido de un rango regular. También puede cambiar el esquema de color si el predeterminado no es su favorito.
Ahora que la información está ordenada en una tabla, es hora de crear un gráfico.
3. Insertar un gráfico y agregar datos
Resalta la mesa y dirígete a Insertar > Gráficos para elegir qué tipo de visualización usar. El gráfico dependerá del tipo de datos con los que esté trabajando. Para mi ejemplo, estoy usando un gráfico lineal. Esto me permite comparar varios datos de columnas diferentes en un gráfico, y funciona muy bien con actualizaciones automáticas.
Aquí está el gráfico de líneas que compara las ventas de libros por fecha, Excel coloreará automáticamente las líneas por usted. Si mueve el mouse sobre cualquier punto de la línea, Excel le mostrará ese valor en su tabla.
Ahora podemos probar qué tan bien funciona nuestro gráfico agregando nuevos datos a la tabla. Afortunadamente, esta es, con mucho, la parte más fácil del proceso.
Para agregar más datos, simplemente agregue otra fila en la parte inferior de su gráfico existente. Desde el Fecha La columna dicta los valores en el eje X de su gráfico que querrá comenzar allí.
La tabla de Excel coincidirá con el formato de las filas anteriores, por lo que su fecha coincidirá automáticamente con lo que ha ingresado hasta ahora. Esta es una característica interesante integrada en las tablas de Excel.
Es posible que vea un cuadro de diálogo que le advierte que la tabla insertó filas en la hoja de trabajo; esto está bien. Su gráfico ya debería haberse actualizado para incluir la nueva entrada en su eje X.
Ahora puede agregar todos sus datos nuevos y el gráfico se actualizará automáticamente con la nueva información.
Arriba, puede ver que agregué un recuento de ventas de 10 para cada libro para solicitar que el gráfico se actualice.
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Ahora puede actualizar el gráfico una y otra vez, simplemente agregando más filas a la tabla. Sin embargo, es posible que deba modificar su tamaño y formato para presentar todos los datos correctamente, según la cantidad que planee agregar.
Haga que Microsoft Excel funcione para usted
Uno de los aspectos más poderosos de Microsoft Excel es la capacidad de crear hojas que se actualizan automáticamente y le permiten ahorrar tiempo. Esto podría ser algo tan simple como crear un gráfico básico de actualización automática, como hemos visto aquí. Podría ser algo más desafiante como aprender cómo hacer un diagrama de caja y bigotes en Excel .
Si hace un pequeño esfuerzo por adelantado, puede ahorrar mucho tiempo más adelante. Desafíese a aprender algo nuevo en Microsoft Excel, y valdrá la pena a largo plazo. Si desea probar algunos gráficos más, consulte estos seis gráficos de Excel para aprender un poco más.
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Anthony Grant es un escritor independiente que cubre programación y software. Se especializa en Ciencias de la Computación y se dedica a la programación, Excel, software y tecnología.
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