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Si está reiniciando su computadora, cambiando su aplicación de correo electrónico o simplemente jugando con algo que podría afectar sus correos electrónicos, es posible que desee hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos de Microsoft Outlook exportándolos.
Outlook le permite exportar sus mensajes en varios formatos. Le mostraremos cuál usar, dependiendo de cómo planea usar los correos electrónicos exportados (incluido el trabajo con ellos fuera de Outlook).
Cómo exportar correos electrónicos desde Outlook en Windows
Si usa Outlook en una computadora con Windows, puede exportar sus correos electrónicos al formato PST. Este formato incluye no solo sus correos electrónicos, sino también sus contactos y calendario. Luego puede usar este archivo PST en otra computadora para importar todos sus correos electrónicos a Outlook.
Algunos de los escenarios en los que querría usar este método de exportación incluyen cuando se está moviendo de una PC a otra, cambiando de Windows a Mac, moviendo correos electrónicos de una cuenta a otra o simplemente haciendo una copia de seguridad regular de sus correos electrónicos.
Puede hacer esto desde Outlook; los siguientes pasos lo guiarán a través del procedimiento:
- Inicie Outlook en su PC, haga clic en el Expediente pestaña y seleccione Información desde la barra lateral izquierda.
- En el menú principal, seleccione el Configuraciones de la cuenta opción, seguida de Configuraciones de la cuenta de nuevo. Esto abrirá el menú de configuración de Outlook.
- Selecciona el Archivos de información pestaña para ver sus cuentas de correo electrónico.
- Haga clic en la cuenta de correo electrónico desde la que desea exportar los correos electrónicos y seleccione Abrir localización de archivo en la cima.
- Se abrirá una ventana del Explorador de archivos con un PST archivo resaltado. Este es el archivo que contiene todos sus correos electrónicos; puede copiarlo donde desee.
Lo que hagas con esto depende de tus necesidades. Puede copiar el archivo al almacenamiento en la nube para una copia de seguridad segura, moverlo a otra computadora si va a usar Outlook allí o copiarlo en una unidad externa para archivarlo.
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Cómo exportar correos electrónicos desde Outlook en una Mac
Outlook funciona de manera diferente en macOS que en Windows. En una Mac, puede exportar sus correos electrónicos de Outlook a un archivo OLM. Al igual que el formato PST en Windows, este formato también guarda todos sus correos electrónicos, contactos y entradas de calendario.
La única diferencia aquí es el formato de archivo real; Outlook usa el preferido para su sistema operativo. A continuación, le indicamos cómo guardar sus correos electrónicos de Outlook en un archivo OLM en su Mac:
- Inicie Outlook en su Mac y haga clic en el Instrumentos pestaña en la parte superior. Asegúrese de hacer clic en la pestaña dentro de Outlook y no en la Instrumentos menú, que se encuentra en la barra de menú superior de su Mac.
- Haga clic en Exportar en el Instrumentos pestaña para exportar sus correos electrónicos de Outlook.
- A diferencia de Windows, Outlook para Mac le preguntará qué elementos desea exportar desde la aplicación. Seleccione los elementos que le gustaría incluir en su copia de seguridad y haga clic en Continuar .
- Outlook le pedirá que seleccione una ubicación para guardar el archivo de correo electrónico exportado. Elija una ubicación conveniente en su Mac y presione Ahorrar .
- Espere mientras Outlook exporta todos sus correos electrónicos a la carpeta seleccionada.
El archivo OLM ahora estará disponible en la carpeta elegida. Puedes moverlo cuando quieras.
Cómo exportar correos electrónicos desde Outlook a otra cuenta de correo electrónico
Si no los está guardando como copia de seguridad, es posible que desee exportar sus correos electrónicos de Outlook para importarlos a otra cuenta de correo electrónico como Gmail o Yahoo. Resulta que Outlook le permite mover sus correos electrónicos entre sus cuentas, siempre que estén todos disponibles en la aplicación.
Si ha agregado su cuenta de correo electrónico de destino a Outlook, puede mover fácil y rápidamente todos sus correos electrónicos actuales de Outlook a la cuenta de correo electrónico elegida dentro de la aplicación.
A continuación, le indicamos cómo realizar este proceso de transferencia de correo electrónico de cuenta a cuenta:
- Agregue su cuenta de correo electrónico secundaria a Outlook si aún no lo ha hecho. Hemos mostrado cómo agregar Gmail a Outlook si necesitas ayuda.
- Abra Outlook y acceda a la cuenta desde la que desea exportar los correos electrónicos.
- Abra su bandeja de entrada y seleccione todos los correos electrónicos dentro presionando Ctrl + A en tu teclado.
- Haga clic derecho en cualquier correo electrónico, luego elija Moverse , seguido por Otra carpeta .
- Verá un cuadro de diálogo que puede usar para mover sus correos electrónicos. Seleccione aquí su cuenta de correo electrónico de destino (como su cuenta de Gmail), elija la carpeta dentro de esa cuenta donde desea guardar los correos electrónicos y haga clic en OK .
- Sus correos electrónicos comenzarán a moverse a la carpeta elegida en su cuenta de correo electrónico de destino.
Cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Excel
Si está buscando analizar, ordenar o realizar tareas masivas en sus mensajes, es posible que prefiera tenerlos en una hoja de cálculo de Excel. Afortunadamente, Outlook tiene una opción que le permite exportar sus correos electrónicos directamente a un archivo de Excel.
Este archivo se verá como cualquier otra hoja de cálculo, con todos sus correos electrónicos perfectamente organizados en varias columnas. Esto hace que analizar sus mensajes sea mucho más fácil que revisarlos en Outlook u otro programa de correo.
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Puede hacer esto con los siguientes pasos:
- Abra Outlook, haga clic en el Expediente pestaña y seleccione Abrir y exportar desde la barra lateral izquierda.
- Clickea en el Importación y exportación opción en el panel principal.
- Outlook le preguntará cómo le gustaría exportar sus datos. Seleccione la opción que dice Exportar a un archivo , ya que desea exportar los datos a un archivo de Excel.
- En la siguiente pantalla, haga clic en la primera opción que dice Valores Separados por Comas . Creará un archivo CSV que es totalmente compatible con Excel.
- A continuación, el asistente le pide que seleccione una carpeta desde la que exportar los datos. Elija su carpeta principal de correo electrónico y haga clic en próximo .
- Haga clic en Navegar y elija una carpeta de destino para su archivo de correo electrónico exportado.
- Seleccione próximo seguido por Terminar para exportar sus correos electrónicos a un archivo de Excel.
Cómo exportar correos electrónicos individuales desde Outlook
Si solo está buscando exportar un puñado de correos electrónicos, es conveniente hacerlo usando un método de arrastrar y soltar.
Para hacerlo, abra Outlook, seleccione los correos electrónicos que desea exportar y arrástrelos y suéltelos en una carpeta en el Explorador de archivos. Para cada uno, Outlook creará un archivo MSG que contiene el mensaje.
Muchas formas de eliminar sus correos electrónicos de Outlook
Ya sea que se esté mudando a una nueva aplicación de correo electrónico o simplemente desee una copia de seguridad de sus correos electrónicos, exportar mensajes desde Outlook es fácil de hacer, como se muestra arriba.
Si está buscando cambiarse a otra aplicación de correo electrónico, eche un vistazo a las mejores alternativas gratuitas a Microsoft Outlook para algunas otras opciones de correo de escritorio.
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Mahesh es un escritor de tecnología en MakeUseOf. Ha estado escribiendo guías prácticas de tecnología durante aproximadamente 8 años y ha cubierto muchos temas. Le encanta enseñar a las personas cómo pueden aprovechar al máximo sus dispositivos.
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