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¿Qué obtienes cuando combinas unas vacaciones de dos semanas con una ajetreada vida laboral? Un proyecto gigante que lo espera una vez que regrese a casa, ¡simplemente revisando todos esos correos electrónicos! Espere, ¿por qué no habilitar Respondedor fuera de la oficina en Outlook y automatizar algunas de esas respuestas por usted?
Aquí en MakeUseOf, hemos cubierto cómo hacer esto en Gmail, como las instrucciones de respuesta automática de Tina y el método de Mark para hacerlo usando un filtro de correo electrónico. El único cliente que aún no hemos cubierto es Outlook. Desafortunadamente, a diferencia de Gmail, la versión gratuita de Outlook.com no ofrece la función de respuesta Fuera de la oficina. Sin embargo, si tiene Outlook 2010 y una cuenta en un servidor MS Exchange, que muchas empresas proporcionan a los empleados, está de suerte.
Uso de Respondedor fuera de la oficina en Outlook
Microsoft ha hecho que sea extremadamente simple configurar un sistema automatizado que enviará respuestas instantáneas a cualquier persona que le envíe un correo electrónico mientras está fuera de su oficina. No importa si es solo durante 24 horas o durante 2 semanas de vacaciones, puede configurar el cliente de Outlook para que responda exactamente como lo desea y por la cantidad de tiempo que lo necesite.
Para acceder a esta configuración en Outlook 2010, en el botón del logotipo de Windows, seleccione Información. Aquí, verá un botón grande que dice 'Respuestas automáticas' con una puerta y un ícono de flecha.
Haga clic en el botón Respuestas automáticas para iniciar la herramienta Fuera de la oficina de Outlook. La ventana emergente que verá es mucho más avanzada de lo que cree. A primera vista, es una forma rápida de habilitar 'Enviar respuestas automáticas' y simplemente escriba una nota rápida que Outlook enviará automáticamente en su nombre a cualquier persona que le envíe un correo electrónico.
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Sin embargo, después de una inspección más cercana, verá que hay mucha más funcionalidad aquí de lo que parece.
En primer lugar, puede definir un rango de fechas específico para habilitar la función de respuesta automática, de modo que cuando regrese de sus vacaciones, no tenga que preocuparse por recordar apagarla.
También notará que hay dos pestañas. El de la izquierda es para configurar una respuesta automática solo para las personas que le envían correos electrónicos desde dentro de la empresa.
La pestaña de la izquierda es donde puede configurar una respuesta específica para cualquier persona que le envíe un correo electrónico desde fuera de su empresa.
Configuración de reglas de correo electrónico
Notarás que en la parte inferior de esta ventana hay un pequeño botón aparentemente insignificante con la etiqueta 'Reglas ...'
Este botón es en realidad bastante significativo porque le permite definir mejor cómo Outlook responderá automáticamente al definir personas específicas, palabras en el asunto o el cuerpo, o si el correo electrónico se envió directamente o con CC.
Puede crear reglas muy específicas aquí. Por ejemplo, puede crear una regla que indique que si su madre le envía un correo electrónico, puede reenviar ese correo electrónico a una cuenta personal que supervisará durante sus vacaciones (o enviarlo directamente a la papelera, según su relación con su madre).
Se vuelve aún más interesante cuando hace clic en el botón 'Avanzado ...'.
Aquí, puede definir más detalles sobre los mensajes a los que desea responder de una manera diferente a la respuesta automática estándar. Puede elegir mensajes por encima o por debajo de un cierto tamaño, cuándo se recibieron, su nivel de importancia y más.
Crear un respondedor fuera de la oficina con reglas de correo electrónico
Saikat proporcionó algunos consejos sobre el uso de filtros de Outlook antes, y Jack hizo lo mismo para Filtros de Google, Hotmail y Yahoo . Si lo piensa, el Respondedor para fuera de la oficina es en realidad una versión alternativa de lo que podría hacer si solo hiciera clic en Administrar reglas en el menú de Outlook.
Usando el Asistente de reglas, simplemente desplácese hacia abajo hasta la opción para verificar los mensajes 'recibidos en un intervalo de datos específico'.
Defina ese intervalo de fechas desde el momento en que se va de vacaciones hasta el momento en que planea regresar a casa.
Finalmente, todo lo que tiene que hacer es definir qué respuesta o acción desea que tome la regla cuando los mensajes entrantes cumplan con este criterio, ¡y esencialmente tiene un respondedor fuera de la oficina!
Como puede ver, no hay ninguna razón por la que no pueda responder correos electrónicos incluso cuando esté de vacaciones. Todo lo que tiene que hacer es tomarse el tiempo para decirle a Outlook cómo le gustaría que le respondiera, y la gente pensará que es tan productivo como siempre, incluso mientras está sentado en la playa bebiendo una margarita.
¿De qué formas creativas utiliza Outlook Out of Office Responder? ¿Tienes buenos consejos o historias que contar? ¡Compártelos en la sección de comentarios a continuación!
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Ryan tiene una licenciatura en Ingeniería Eléctrica. Ha trabajado 13 años en ingeniería de automatización, 5 años en TI y ahora es ingeniero de aplicaciones. Antiguo editor en jefe de MakeUseOf, ha hablado en conferencias nacionales sobre visualización de datos y ha aparecido en la televisión y la radio nacionales.
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