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Configurar filtros de correo electrónico u organizar conversaciones en carpetas es una forma eficaz de administrar su bandeja de entrada de correo electrónico. Por ejemplo, puede configurar un filtro para separar los boletines de los mensajes más importantes. También es una excelente manera de eliminar o marcar automáticamente ciertos correos electrónicos como spam.
Le mostraremos cómo configurar filtros de correo electrónico para ordenar automáticamente sus correos electrónicos en Gmail, Yahoo Mail y Outlook.
Cómo filtrar correos electrónicos en Gmail
Cuando comienzas a editar los filtros de Gmail, es posible que notes que Gmail no usa 'carpetas' reales. Gmail los llama etiquetas , pero aparte del nombre diferente, son funcionalmente idénticos.
Para comenzar a crear filtros de Gmail, abra su Bandeja de entrada de Gmail y haga clic en el icono de flecha pequeña a la derecha de la barra de búsqueda en la parte superior. Esto abre el cuadro de búsqueda avanzada, que le permite especificar atributos para los filtros.
Así es como funcionan estos:
- Ingrese una dirección de correo electrónico en el De para aplicar el filtro a los mensajes de esa dirección.
- los * carácter es un comodín, por lo que puede ingresar *@domain.com para filtrar todos los mensajes de un dominio específico.
- los Para campo se combina muy bien con los alias de Gmail . En cualquier lugar donde ingrese su dirección de correo electrónico, puede agregar un más (+) después para crear direcciones alternativas ilimitadas que van directamente a su bandeja de entrada.
- Por ejemplo, si te registraste en LinkedIn con John+LinkedIn@gmail.com y no desea ningún mensaje de LinkedIn en su bandeja de entrada, puede filtrar los mensajes enviados a esa dirección.
- los Tema Este campo le permite filtrar cualquier mensaje que contenga ciertas palabras en el asunto.
- Tiene las palabras y No tiene le permite escanear el correo electrónico en busca de las palabras que desee. Puede utilizar los operadores de búsqueda de Gmail aquí, como Y u O, para buscar varias palabras.
- Por ejemplo, digamos que desea crear un filtro para todos los mensajes que contienen la palabra darse de baja , pero no quiero incluir los correos electrónicos de su banco. Podrías entrar Darse de baja en el Tiene las palabras campo, entonces Banco de America en No tiene para excluir los resultados que contienen estas palabras.
- Si lo desea, especifique un Talla que el mensaje es mayor o menor que.
- Usar Fecha dentro de para filtrar por mensajes recibidos cerca de una fecha determinada.
- Si solo desea buscar correos electrónicos con un archivo adjunto, marque la casilla Tiene apego caja. Y si chateas con frecuencia con Hangouts en Gmail, probablemente querrás comprobar No incluye chats para reducir el ruido de esos.
- Finalmente, deje el Buscar caja en Todo el correo a menos que solo desee filtrar desde una determinada etiqueta existente.
Cuando haya terminado, haga clic en el Crear filtro en la esquina inferior derecha de la ventana. Si desea asegurarse de que el filtro sea correcto, haga clic en Buscar primero para mostrar los correos electrónicos que coinciden.
Personalización de acciones de filtro
A continuación, deberá decidir qué sucede con el correo electrónico que llega a este filtro.
Si está intentando mantener limpia la bandeja de entrada, elija Omitir la bandeja de entrada (archivarla) es un buen primer paso. Junto con esto, puede agregar una estrella, adjuntar una etiqueta para saber qué hacer con ese mensaje más adelante o marcarlo como importante.
Aquí hay opciones adicionales, que pueden resultar útiles según el filtro que esté configurando. Nunca lo envíe a Spam es útil si Gmail envía mensajes legítimos allí.
Se eliminaron uno o más videos de la lista de reproducción porque se eliminaron de YouTube.
Cuando termines, revisa Aplicar también el filtro a X conversaciones coincidentes si desea que este filtro se aplique tanto al correo existente como a los mensajes futuros. Haciendo clic Crear filtro completará el proceso.
Puede revisar o editar sus filtros existentes en cualquier momento. Haga clic en el Ajustes icono de engranaje en la esquina superior derecha, seguido de Ver todas las configuraciones . Escoger Filtros y direcciones bloqueadas en la parte superior para verlos todos y eliminar o realizar cambios si es necesario. Gmail también proporciona una función de exportación, por lo que puede poner sus filtros en un archivo para compartirlos.
¿Tiene problemas para pensar en una buena idea de filtro? Gmail puede ayudar.
Marque la casilla de verificación junto a cualquier mensaje en su bandeja de entrada, luego vaya al menú de tres puntos> Filtrar mensajes como estos . Esto abrirá la ventana de filtro como antes, pero con algunos campos precargados según el mensaje que seleccionó.
Para obtener más información, eche un vistazo a los molestos problemas de correo electrónico que puede resolver con filtros.
Cómo configurar filtros de correo de Yahoo
Para configurar filtros en Yahoo Mail, abra su Bandeja de entrada de correo electrónico de Yahoo , luego haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha y elija Más ajustes . Selecciona el Filtros pestaña de la izquierda, luego seleccione Agregar nuevos filtros para comenzar uno.
Yahoo no ofrece tanta funcionalidad de filtro como Gmail. Hay cuatro campos para personalizar: De , Para / CC , Tema , y Cuerpo . Puede nombrar filtros, lo que le permite revisarlos rápidamente en la Filtros pestaña sin tener que comprobar los detalles.
Las categorías se explican por sí mismas; para cada uno, puede elegir filtrar el correo electrónico que contiene , no contiene , empieza con , o termina con palabras seleccionadas. También tiene la capacidad de hacer coincidir casos, lo que podría ser útil si está buscando filtrar acrónimos en mayúsculas.
Una vez que haya completado los criterios de filtro como desee, puede elegir a qué carpeta mover los mensajes coincidentes.
Tenga en cuenta que los filtros se aplican en orden de arriba hacia abajo. Por lo tanto, al revisar la lista, asegúrese de que el filtro más importante esté en la parte superior. Eso tendrá prioridad si un mensaje cae bajo varios filtros. También puede editar o eliminar un filtro existente de esta página.
Eso es todo lo que necesita saber para el filtrado de Yahoo. Para obtener más consejos, consulte cómo hacer que su cuenta de Yahoo sea segura .
Cómo filtrar correos electrónicos en Outlook
Si usa Outlook.com para su correo electrónico, aquí le mostramos cómo filtrar los mensajes.
Abre tu Bandeja de entrada de Outlook y haga clic en el Engranaje icono en la parte superior derecha, seguido de Toda la configuración de Outlook al final de esta lista. Asegurarse Correo está seleccionado en la pestaña izquierda, luego elija Normas en la siguiente lista. Finalmente, haga clic en Agregar nueva regla para hacer un filtro nuevo.
Deberá darle un nombre al filtro. A continuación, abra la caja debajo Agregar una condición para ver las opciones disponibles.
Hay muchos de ellos, que Outlook divide en grupos. Por ejemplo, una categoría es Me llamo , en el que puede seleccionar Estoy en la línea para , Estoy en la línea CC , No estoy en la línea para y similares. Si desea más de uno, haga clic en Agregar otra condición debajo del primer cuadro.
Hay demasiados para una lista exhaustiva aquí, pero algunos de los más útiles incluyen:
- Mi nombre es> No estoy en la línea Para detecta los correos electrónicos en los que se le envió un CC o se le envió un correo electrónico masivo.
- Marcado con> Importancia o Sensibilidad para capturar mensajes utilizando los niveles de prioridad o sensibilidad específicos de Outlook.
- Recibió > Antes o Después para filtrar mensajes por fecha.
Una vez que haya establecido sus condiciones, deberá especificar al menos un elemento en Agregar una acción . Puede elegir mover o copiar el mensaje a una carpeta o eliminarlo. Una buena opción es fijar el mensaje, lo que lo mantendrá en la parte superior de su bandeja de entrada para su revisión. Marcar el mensaje con cierta importancia o reenviarlo a otra dirección son otras acciones útiles.
Además, Outlook le permite agregar excepciones utilizando cualquiera de las condiciones anteriores. Por lo tanto, puede configurar un filtro que excluya los mensajes de una persona específica o los mensajes marcados como importantes.
Comprobar el Dejar de procesar más reglas cuadro si no desea que los mensajes que se ejecutan a través de este filtro se vean afectados por otros. Por ejemplo, si un filtro fija todos los mensajes importantes y un segundo filtro elimina todos los mensajes con archivos adjuntos, querrá marcar esta casilla para que Outlook no elimine un mensaje importante con archivos adjuntos.
Eso es todo lo que se necesita para crear filtros de Outlook; repita lo anterior si necesita más.
Filtros de correo electrónico simplificados
Los filtros de correo electrónico son herramientas poderosas que puede utilizar para reducir la avalancha de mensajes en su bandeja de entrada. Estamos seguros de que puede usarlos para mejorar su flujo de trabajo de correo, especialmente en Gmail y Outlook, que ofrecen más opciones.
Para obtener más ayuda, consulte formas adicionales de organizar y administrar su bandeja de entrada de correo electrónico. Además, para obtener más sugerencias sobre el correo electrónico, aquí le mostramos cómo utilizar una dirección de correo electrónico de respuesta personalizada.
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Ben es editor adjunto y director de incorporación de MakeUseOf. Dejó su trabajo de TI para escribir a tiempo completo en 2016 y nunca miró hacia atrás. Ha estado cubriendo tutoriales de tecnología, recomendaciones de videojuegos y más como escritor profesional durante más de siete años.
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