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Google Calendar es una de las aplicaciones de calendario líderes en el mundo. Sus funciones básicas son suficientes para la mayoría de las personas, pero con algunos ajustes puedes convertir Google Calendar en una potencia de productividad.
Una de las funciones más simples, pero que se pasa por alto, es la capacidad de comparte tu calendario con otros . Por ejemplo, es posible que desee compartir uno (o más) de sus calendarios de Google para que:
- Sus colegas saben cuándo está libre para las citas.
- Tu familia sabe en qué turnos estás trabajando esta semana.
- Sus lectores pueden ver una lista de los próximos eventos.
De hecho, los calendarios compartidos son la opción perfecta en muchas situaciones diferentes. Cualquiera sea la razón que tenga para compartir un Calendario de Google, aquí le mostramos cómo puede hacerlo para ayudar a mantener su vida aún más organizada.
Compartiendo con individuos
Si tiene un calendario que desea compartir con otras personas, haga clic en la flecha junto al calendario relevante y haga clic en Comparte este calendario .
Serás llevado a una página de configuración simple. En esa página debajo del Compartir con personas específicas sección, ingrese a la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir el calendario. Si esta persona ya usa Google Calendar, todo será sencillo. Si no usan Google Calendar, recibirán un correo electrónico invitándolos a registrarse (gratis).
Ahora está listo para seleccionar los permisos que desea otorgarles. Tus opciones aquí son:
- Ver solo libre / ocupado - útil si no desea compartir todos los detalles de su calendario.
- Ver todos los detalles del evento - para cuando quieras que la gente pueda simplemente Mira en lo que hay en tu calendario.
- Realizar cambios en eventos - si desea que la otra persona pueda realizar cambios en su nombre.
- Realice cambios Y administre el uso compartido - si desea que otra persona comparta la responsabilidad de quién más puede ver el calendario.
Una vez que haya elegido la configuración correcta, haga clic en Ahorrar. La persona con la que está compartiendo el calendario recibirá un correo electrónico que le avisará que ahora podrá ver su calendario desde su propia cuenta.
Revocación del acceso
Para dejar de compartir su calendario con personas específicas, vuelva a la página de configuración haciendo clic en el Comparte este calendario enlace desde su página de inicio de Google Calendar.
Haga clic en el icono de la papelera junto a la persona a la que desea quitarle los permisos. Ya no podrán ver su calendario.
Compartir con usuarios que no son de Google Calendar
Es posible que desee compartir un calendario con alguien que use otra aplicación de calendario, como Apple Calendar o Microsoft Outlook. O es posible que desee ver su propio calendario desde aplicaciones que no sean Google Calendar.
Al compartir su calendario de esta manera, la otra persona podrá ver su calendario compartido en su totalidad. Lo harán no poder editar o agregar eventos.
Para hacer esto, haga clic en la flecha al lado del calendario que desea compartir. Seleccione Configuración del calendario.
Desplácese hacia abajo hasta Dirección privada sección, y haga clic en el icono de iCal . Copiar la URL que aparece (haga clic derecho en la URL y luego haga clic en copiar) . Envíe esta URL a la persona con la que desea compartir el calendario.
Recuerde que cualquier persona con esta URL puede ver su calendario.
Siempre que su aplicación de calendario sea compatible con iCal, podrán usar esta URL para ver su calendario. Si usan Apple Calendar o Outlook, comparta este artículo con ellos para que puedan ver las siguientes instrucciones sobre qué hacer con esta URL.
Agregar iCal al calendario de Apple
Abra Apple Calendar y haga clic en Archivo> Nueva suscripción a calendario. Pegue la URL en el cuadro correspondiente y haga clic en Suscribir.
En el cuadro de configuración que aparece, puede personalizar el nombre de este calendario y seleccionar la frecuencia con la que desea que se actualice. Cuando esté satisfecho con todas las configuraciones, haga clic en está bien. Ahora podrá ver este calendario compartido desde su cuenta.
Agregar iCal a Outlook
Al agregar un calendario de iCal a Outlook, en lugar de copiar y pegar la URL de iCal, haga clic en la URL de iCal .
El calendario debería descargarse como un archivo .ics. Abra este archivo con Microsoft Outlook y el calendario se agregará automáticamente a su cuenta.
Revocación del acceso
Si ha compartido su calendario con alguien a través de iCal, la única forma de revocar el acceso es cambiar la URL de su calendario. Cuando cambie la URL, el calendario ya no será accesible para alguien lo has compartido con. Si desea seguir compartiendo el calendario con algunas personas, pero no con otras, tendrá que compartir la nueva URL con ellas.
Para cambiar la URL y, por lo tanto, revocar todo el acceso compartido al calendario, haga clic en el menú desplegable junto al Calendario de Google compartido, haga clic en Configuración del calendario, hacer clic Restablecer URL privadas. Hacer clic OK en el cuadro emergente que aparece.
Ahora ha revocado el acceso a ese calendario. Siga los pasos anteriores para volver a compartir el calendario.
Hacer público un calendario
A veces, es posible que desee hacer un calendario completamente público. Esto podría ser para mostrar a los espectadores el calendario de eventos de una conferencia o para permitir que el público vea cuándo estás disponible.
Para hacer esto, haga clic en la flecha junto al calendario que desea compartir, luego haga clic en Comparte este calendario. En la página de configuración, seleccione Hacer público este calendario. Esto hará que todos los detalles de cada evento sean visibles para cualquier persona. Si prefiere que los espectadores solo puedan ver los períodos ocupados y libres en su calendario, seleccione también el Comparta solo mi información de disponibilidad.
Para dirigir a las personas a su calendario, haga clic en la flecha junto al calendario y luego haga clic en Configuración del calendario. Bajo la Dirección del calendario sección, verá dos iconos.
El ícono HTML le brinda una URL directa a su calendario (esto solo funciona si el calendario es público). Envía este enlace a quien quieras o publícalo en tu sitio web. Tenga en cuenta que no solo las personas con este enlace pueden acceder a su calendario. Cuando su calendario es público, sus eventos podrían terminar apareciendo en los resultados de búsqueda de Google.
Si desea que las personas puedan cargar su calendario público dentro de su propia aplicación de calendario (como Apple Calendar o Outlook), haga clic en el icono de iCal y envíeles el enlace que se muestra.
Sacar más provecho de su calendario
Es posible que poder compartir sus calendarios de Google no sea una función que necesite en este momento. Pero si alguna vez lo necesita, como puede ver, tiene muchas opciones para elegir. Opciones que le permiten compartir su calendario con personas que usan Google Calendar y con quienes no. Y opciones que te permiten hacer tu calendario completamente público.
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El uso de funciones como estas, junto con otras funciones de Google Calendar y fantásticas extensiones de Chrome, realmente puede ayudarlo a ahorrar tiempo cada día al usar Google Calendar.
¿Hay alguna opción para compartir el calendario que pensó que faltaba aquí? Si es así, ¿cuáles le gustaría que se presentaran?
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Rob Nightingale es licenciado en Filosofía por la Universidad de York, Reino Unido. Ha trabajado como gestor de redes sociales y consultor durante más de cinco años, mientras impartía talleres en varios países. Durante los últimos dos años, Rob también ha sido un escritor de tecnología y es el administrador de redes sociales y editor de boletines de MakeUseOf. Por lo general, lo encontrará viajando por el mundo, aprendiendo a editar videos y experimentando con la fotografía.
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