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Si trabaja desde casa, probablemente haya oído hablar de Zoom, una herramienta de reuniones que recientemente se ha vuelto muy popular. Pero es posible que no esté familiarizado con lo que hace Zoom o cómo usarlo.
Echemos un vistazo a lo que ofrece Zoom, cómo unirse a las reuniones de Zoom y también cómo aprovechar al máximo el servicio.
¿Qué es Zoom?
Zoom es una herramienta de comunicación remota que permite a los equipos trabajar juntos a pesar de estar en diferentes ubicaciones. La compañía ofrece una variedad de soluciones, que incluyen salas de conferencias virtuales, sistemas de softphone y seminarios web en video. Sin embargo, la mayoría de la gente conoce a Zoom por sus herramientas de videoconferencia.
Su empresa puede utilizar uno o todos los servicios de Zoom. Sin embargo, para sus propósitos como usuario, aquí nos centraremos en el chat de video Zoom para plataformas de escritorio. También puede unirse a reuniones utilizando las aplicaciones móviles de Zoom si lo prefiere.
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¿Qué es una reunión de Zoom?
Una reunión de Zoom es una reunión virtual de personas. Cada persona se une al uso de su computadora de escritorio, computadora portátil o dispositivo móvil. Gracias a las cámaras web y los micrófonos (a menudo integrados), todos pueden charlar y tener una reunión sin estar físicamente juntos.
Por supuesto, Zoom proporciona herramientas adicionales para fomentar la colaboración y aliviar algunos de los obstáculos de las reuniones digitales. Si ha utilizado otras herramientas de videoconferencia como Google Hangouts, Webex o GoToMeeting, Zoom le resultará familiar.
Cómo unirse a una reunión de Zoom
Si alguien lo ha invitado a una reunión en Zoom, ingresar es simple. Es posible que le hayan enviado un correo electrónico con una URL de reunión única. Si ese es el caso, puede hacer clic en ese enlace para ir directamente a la página de la reunión sin preocuparse por la identificación de la reunión.
Si no es así, no se preocupe. Solo dirígete al Zoom en la página Unirse a una reunión , a la que puede acceder haciendo clic en Unirse a una reunión en la parte superior derecha de la página de inicio de Zoom. Aquí, deberá ingresar un número de reunión. El organizador de la reunión debería haberle enviado esto por correo electrónico u otros medios. Ingrese el número y elija Entrar .
Suponiendo que esta es la primera vez que se une a una reunión de Zoom, verá un mensaje para instalar la aplicación Zoom, lo que debe hacer para obtener el mejor rendimiento. En caso de que no se cargue correctamente, haga clic en Descarga y ejecuta Zoom aquí.
Una vez que se instale, elija un nombre para mostrar y presione Unirse a la reunión para saltar.
Si no puede unirse, aquí le mostramos cómo solucionar problemas de códigos de error específicos de Zoom.
Uso de herramientas y opciones en una reunión de Zoom
Ahora, deberá asegurarse de que la configuración de audio y video funcione correctamente. En el Unir audio caja, puedes elegir Probar altavoz y micrófono para asegurarse de que todo esté configurado, luego haga clic en Unirse con el audio de la computadora para entrar en la habitación. Marque la casilla en la parte inferior para omitir este paso en el futuro.
Una vez hecho esto, se ha unido por completo a una reunión de Zoom. Ahora puede ajustar algunas opciones y usar algunas de las funciones de Zoom si es necesario.
Haga clic en la flecha junto a Silencio en la parte inferior izquierda para cambiar el micrófono o el altavoz. También puedes elegir Configuraciones de audio desde este menú para ver todas las opciones disponibles de Zoom, incluidos ajustes generales, atajos de teclado, estadísticas y mucho más.
Si necesita mostrar un video y aún no lo está, haga clic en Iniciar video en la parte inferior izquierda. Al igual que las opciones de audio, puede cambiar el dispositivo de video y acceder a las opciones aquí, si es necesario.
También a lo largo de la barra inferior, verá opciones para invitar a otros, ver la lista de participantes y el chat de texto, compartir su pantalla y grabar la sesión. Es posible que algunas de estas opciones no estén disponibles, según lo que haya configurado el host.
Cuando haya terminado, haga clic en Salir de la reunión y confirma. La próxima vez, puede unirse a una reunión de Zoom usando la aplicación en su PC. Buscar Zoom usando el menú Inicio para iniciarlo, luego elija Unirse a una reunión e ingrese el ID de la reunión.
Cómo configurar una reunión de Zoom
Unirse a una reunión a la que está invitado es fácil, pero ¿qué sucede si necesita configurar una reunión de Zoom usted mismo? El alojamiento requiere un poco más de trabajo, pero no es difícil.
Primero, deberá registrarse para obtener una cuenta de Zoom. Dirigirse a Página de registro de Zoom , que puede encontrar haciendo clic en el Registrese, es gratis botón en la parte superior derecha. Ingrese su dirección de correo electrónico del trabajo o regístrese con su cuenta de Google o Facebook si lo prefiere.
Recibirás un correo electrónico con un enlace para seguir registrándote. Cree una contraseña, luego puede omitir el paso de invitar a otros al servicio. Desde allí, verá su nueva URL de reunión personal. Al hacer clic aquí, se abrirá la aplicación Zoom en su computadora e iniciará esa sala de reuniones.
Una vez dentro de la sala, tendrá una interfaz casi idéntica a las reuniones en las que participa, como se describe anteriormente. La única diferencia importante es que ahora tiene control total sobre los participantes de la reunión, la grabación y otras funciones.
Haga clic en el Gestionar participantes botón para abrir el panel lateral. Allí puede revisar quién está presente y realizar los cambios necesarios. Utilice las opciones de Más para evitar que los participantes activen el sonido, cambien sus nombres o incluso para bloquear toda la reunión.
Cómo programar una reunión de Zoom
Puede iniciar una reunión rápida en cualquier momento enviando su ID o URL de reunión personal. Pero la mayoría de las veces, querrá programar una reunión de zoom con anticipación para que todos puedan prepararse.
Para hacer esto, visite su página de Zoom Meetings haciendo click Mi cuenta en la parte superior derecha de la página de inicio de Zoom y seleccionando Reuniones desde la barra lateral izquierda. Allí, verá el botón para Programar una nueva reunión .
Haga clic aquí para completar toda la información, incluido el tema, la hora, la duración y otras preferencias. Una vez que haces clic Ahorrar , utilizar el añadir botones para ponerlo en su calendario de Google, Outlook o Yahoo, a través del cual puede invitar a otros. También puede hacer clic en Copia la invitación para un bloque de texto que puede pegar en un correo electrónico u otro servicio de mensajería.
Escoger Iniciar reunión para comenzar una reunión programada. Para mayor comodidad en el futuro, puede instalar un complemento para Microsoft Outlook o una extensión de Chrome en la página Reuniones para programar reuniones desde esos calendarios.
Mientras está en la configuración, le recomendamos que eche un vistazo a las muchas opciones de Zoom. Estos le permitirán configurar reuniones exactamente como desee para que no tenga que alternar las mismas opciones cada vez.
Cómo grabar una reunión de Zoom
Grabar una reunión cuando usted es el organizador es sencillo. Haga clic en el Registro en la parte inferior de la pantalla para comenzar a grabar inmediatamente. Una vez que termine su reunión, encontrará un archivo MP4 en el directorio de grabación de Zoom en su sistema.
Para ajustar esta configuración, haga clic en la flecha junto a Silencio y elige Configuraciones de audio para abrir la página de configuración de Zoom. Allí, cambie al Grabación pestaña para elegir una ubicación de grabación y cambiar otras opciones relacionadas.
Cómo compartir su pantalla en Zoom
Haga clic en el Compartir pantalla en Zoom para comenzar a compartir la pantalla. Allí, puede elegir qué monitor desea compartir o elegir compartir solo la ventana de una determinada aplicación. Encontrarás más opciones en la parte inferior, así como Advanced pestaña.
Anteriormente mencionamos el uso compartido de pantalla; como organizador, tiene control total sobre si los participantes pueden compartir sus pantallas o no. Para cambiar las opciones para compartir pantalla, haga clic en la flecha junto a Compartir pantalla , seguido por Opciones avanzadas para compartir .
Allí puede decidir si los participantes pueden compartir, si más de una persona puede compartir su pantalla a la vez y si los participantes pueden comenzar a compartir cuando otra persona ya lo está.
Planes de precios de Zoom
Dependiendo de sus necesidades, es posible que deba actualizar a uno de Planes premium de Zoom . La oferta gratuita le permite organizar reuniones con hasta 100 participantes. Sin embargo, cualquier reunión con más de dos personas está limitada a 40 minutos.
El plan gratuito debería ser suficiente para un uso casual, ya que incluye todas las características que discutimos anteriormente, y más. Las empresas pueden consultar los planes Pro o Business si es necesario.
Cómo utilizar Zoom Meetings
Ahora que hemos visto cómo funciona Zoom, es posible que se pregunte para qué la gente realmente usa Zoom. A continuación, se muestran algunos usos comunes de Zoom ya que las personas trabajan desde casa con más frecuencia:
- Educación: Página de educación de Zoom describe cómo el servicio permite a los maestros ofrecer horas de oficina remotas, celebrar reuniones de administración, dar tutoría a los estudiantes y más.
- Cuidado de la salud: Zoom para el cuidado de la salud ofrece videoconferencia compatible con HIPAA. Se utiliza para comunicaciones importantes con clientes, formación remota y asesoramiento virtual.
- Reuniones de negocios: Cuando los empleados trabajan desde casa, las reuniones son más difíciles que cuando todos están en un solo lugar. Como vimos anteriormente, Zoom hace que sea fácil reunir a las personas para chats individuales o discusiones grupales.
Hay muchos más usos para Zoom, por lo que su empresa podría caer en otro caso de uso.
Privacidad y seguridad de Zoom
Con la creciente popularidad de Zoom, muchos han expresado su preocupación sobre algunos elementos cuestionables en su términos de servicio y política de privacidad . Zoom ha cambiado estos documentos recientemente, lo que dificulta su discusión, por lo que le recomendamos que los lea usted mismo antes de registrarse en Zoom.
Una característica notable es Seguimiento de la atención de los asistentes , que permite al organizador de la reunión ver qué participantes no tienen la ventana de Zoom enfocada mientras alguien comparte su pantalla. Tenga esto en cuenta si está en una reunión en la que se utiliza la función de compartir pantalla.
Al igual que otras herramientas de videoconferencia, Zoom ha tenido algunos problemas de seguridad en el pasado, que la empresa ha solucionado. Sin embargo, hay otro riesgo de seguridad que debe tener en cuenta al usar Zoom: participantes no deseados que se unen a su reunión y muestran material explícito.
Esta práctica, denominada 'Bombardeo de zoom', implica que alguien se una a través del enlace de la reunión de Zoom y transmita contenido inapropiado compartiendo su pantalla. Para evitar que esto suceda, es aconsejable evitar compartir la URL de su reunión en cualquier lugar que sea público, como las redes sociales. Al hospedar, también debe cambiar la configuración predeterminada que permite a las personas compartir sus pantallas sin necesidad de permiso primero.
Publicación del blog de Zoom sobre cómo prevenir esto tiene más buenos consejos.
¿Cómo funciona Zoom? Ahora lo sabes
Hemos analizado qué es Zoom, cómo iniciar y unirse a reuniones de Zoom, y otros consejos para aprovecharlo al máximo. Esto debería ayudarlo a comenzar con la nueva herramienta favorita para reuniones remotas.
Aquí están algunas cosas divertidas que puedes probar con Zoom y cómo se compara con Houseparty. Si Zoom no funciona para sus necesidades, consulte algunos otras aplicaciones gratuitas para realizar videollamadas grupales así como estas alternativas de Zoom. Y cuando no funciona en absoluto, así es como puedes arreglar Zoom en tu iPhone.
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Ben es editor adjunto y director de incorporación de MakeUseOf. Dejó su trabajo de TI para escribir a tiempo completo en 2016 y nunca miró hacia atrás. Ha estado cubriendo tutoriales de tecnología, recomendaciones de videojuegos y más como escritor profesional durante más de siete años.
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