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Si alguna vez ha intentado llegar a 'bandeja de entrada cero', sabe que puede parecer una tarea monumental, e incluso si llega allí, debe administrar docenas de etiquetas de Gmail, libretas de Evernote y categorías de administración de tareas. Hay un nuevo cliente de correo en el bloque y su objetivo es cambiar todo eso.
Le mostramos cómo usar Outlook como organizador de GTD y revisamos algunas aplicaciones que lo ayudan a mantener sus tareas organizadas, pero esto es algo totalmente diferente.
IQTELL es una aplicación de correo electrónico disponible para iOS y Android, así como en la Web. Está diseñado específicamente para usarse con el sistema Getting Things Done; un vistazo rápido al tablero muestra que todas las categorías de GTD están ahí: acciones, próximas acciones, contextos, proyectos, algún día y el resto. Sin embargo, lo bueno de IQTELL es cómo integra todas estas categorías con sus cuentas de correo electrónico.
Integración perfecta de correo y tareas
Otras aplicaciones prometen ayudarlo a administrar su correo electrónico, y algunas también administran sus proyectos y tareas, pero pocas las han integrado hasta este punto. IQTELL le permite convertir correos electrónicos de múltiples cuentas en acciones, proyectos y otros tipos de elementos mientras los archiva simultáneamente, lo que significa que ahora tiene un registro de esos correos electrónicos en su aplicación de administración de tareas sin que ocupen espacio en su bandeja de entrada.
Vamos a ver. A continuación, verá un correo electrónico en mi bandeja de entrada, un comunicado de prensa sobre el que debe escribirse. Suena bien convertirlo en acción. Al igual que con los otros botones en la parte inferior del panel de mensajes, tocar Acción hace dos cosas: copia el cuerpo del correo electrónico en la sección de notas de una nueva acción y archiva el correo electrónico.
Ahora tiene un nuevo elemento en su aplicación de administración de tareas y un correo electrónico menos en su bandeja de entrada. Bandeja de entrada cero, aquí vengo!
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Una vez que se ha creado la acción, puede agregar detalles, como el proyecto principal (escritura, en este caso), el contexto al que pertenece, las subtareas, una fecha de vencimiento, un recordatorio y notas. Se agrega automáticamente a la categoría Acciones del tablero, listo para ser abordado más tarde. Y el correo electrónico está vinculado a la acción, lo que significa que siempre puede volver atrás y mirarlo con solo un par de toques.
También puede agregar correos electrónicos a acciones preexistentes, lo que archiva el correo electrónico y agrega un enlace a ese correo electrónico desde el elemento de acción, lo que facilita la recopilación de todos los mensajes relacionados con un tema en particular en un solo lugar. .
La interfaz web: máxima funcionalidad
La interfaz web incluye todo lo que puedes hacer desde tu móvil, pero también te permite realizar más acciones que te ayudarán a administrar los puntos más finos de tu sistema de productividad. Puede administrar marcadores y notas, convertir correos electrónicos en eventos de calendario y grabar llamadas telefónicas y reuniones.
Acceder a IQTELL desde su navegador le brinda muchas más opciones que el cliente móvil, e incluso le permite personalizar algunas de las acciones que realiza desde su teléfono. Debido a que esta aplicación incluye tantas funciones, es mejor usarla con una gran cantidad de espacio en pantalla disponible: la interfaz en línea le permite abrir diferentes vistas en pestañas, para que pueda cambiar fácilmente entre su tablero, bandeja de entrada, calendario y proyectos.
La interfaz web de IQTELL también integra su cuenta de Evernote, lo cual es excelente si usa Evernote para administrar su base de conocimientos de GTD. Puede recortar correos electrónicos directamente en notas, adjuntar notas a acciones y proyectos, convertir notas en elementos de acción y configurar recordatorios para llamar su atención sobre las notas más adelante.
Mucha gente usa Evernote para administrar sus categorías GTD ( y el resto de sus vidas ), lo que hace que esta adición sea un factor crucial para hacer de IQTELL una aplicación GTD exitosa.
En general, la interfaz web parece ser la mejor manera de usar la aplicación, ya que el cliente de Android no se está acumulando en términos de las cosas que puede hacer. Sin embargo, todavía funciona cuando desea realizar acciones simples y leer su correo electrónico.
¿La mejor aplicación GTD hasta ahora?
Esta aplicación es realmente hábil. Hace todo lo que pueda desear de un cliente de correo, con una excepción que detallaré en un momento, incluida la unificación de varias bandejas de entrada y facilitar el envío de correo electrónico desde cualquiera de sus direcciones vinculadas. Y proporciona más capacidad organizativa GTD que la mayoría de las aplicaciones de gestión de tareas. Junte todo y tendrá una sola aplicación que podría impulsar una gran productividad.
¿Qué es lo que falta en IQTELL? Funcionalidad de etiquetado de Gmail. Como en muchos clientes de correo electrónico, las etiquetas de Gmail se tratan actualmente como carpetas, lo que significa que no se pueden aplicar en la bandeja de entrada y cada correo electrónico solo puede tener una etiqueta. Sin embargo, me dijeron que el equipo de IQTELL está haciendo una lluvia de ideas sobre las formas de abordar este problema.
El acceso móvil a Evernote, la integración con Google Drive y Dropbox, y más funciones móviles también están en proceso. Esto probablemente hará que la aplicación móvil sea un poco más útil; en este momento, es mejor usarla solo para leer y vincular el correo electrónico, mientras que las tareas más complicadas es mejor dejarlas para la aplicación web.
Incluso sin capacidades de etiquetado múltiple, IQTELL es una de las mejores aplicaciones de productividad que he usado. La capacidad de convertir los correos electrónicos directamente en proyectos y acciones es una idea tan genial que no puedo creer que no lo haya pensado primero. Y es bastante personalizable, lo que permite que su flujo de trabajo dicte cómo usa la aplicación. Ya sea que use GTD o no, puede usar esta aplicación para administrar su correo electrónico y lista de tareas de manera más eficiente que antes.
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Un posible inconveniente de la aplicación es que probablemente le llevará al menos unos días ponerla en funcionamiento a toda velocidad. Es muy complejo y lleva un tiempo aprender a manejarlo, pero las considerables demostraciones, tutoriales y artículos en línea de IQTELL lo ayudarán.
A partir de ahora, todo en IQTELL es gratis. Sin embargo, ese no siempre será el caso. El equipo está desarrollando una estructura de precios que entrará en vigor después de una prueba gratuita de 60 días; la aplicación seguirá funcionando, pero la sincronización de correo electrónico y Evernote se detendrá, lo que hará que la cuenta gratuita sea bastante inútil.
Puede esperar pagar alrededor de $ 50 por año por el servicio premium y lo más probable es que pueda sincronizar hasta cinco cuentas de correo electrónico. Siga consultando el sitio web de IQTELL para obtener más noticias sobre la estructura de precios.
IQTELL tiene el potencial de ser una de las mejores aplicaciones de productividad que existen. En este momento, sufre de la falta de integración de la aplicación móvil con otros servicios y su dificultad para combinar con las etiquetas de Gmail. Sin embargo, una vez que estos se resuelvan, la tarifa de suscripción anual y las horas de tiempo de optimización pueden ser un robo para la cantidad de poder de organización que obtiene.
Descargar : IQTELL [Ya no está disponible]
¿Qué piensas? ¿Será esta la aplicación que finalmente te ayudará a tener tu bandeja de entrada bajo control? ¿Vale la pena $ 50 por año cuando puede usar una combinación de aplicaciones gratuitas en su lugar? ¡Comparte tus pensamientos a continuación!
Autor de la foto: USPS a través de Wikipedia
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Dann es un consultor de marketing y estrategia de contenido que ayuda a las empresas a generar demanda y clientes potenciales. También escribe en un blog sobre estrategia y marketing de contenidos en dannalbright.com.
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