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Siempre es una buena idea tener una lista de contactos completa adjunta a su cuenta de correo electrónico. Nombres, direcciones, números de teléfono, cuentas de correo electrónico, cumpleaños ... entonces puede tirar esas gastadas libretas de direcciones de papel.
De todos modos, esa es la teoría.
Sin embargo, desde el punto de vista de Gmail, es muy difícil mantener las cosas limpias y organizadas. Para darle crédito a Gmail donde el crédito es debido, su nueva versión de Contactos ha hecho un trabajo mucho mejor en domesticar las cosas. Con la versión anterior, las cosas simplemente se arrojaban, mezclaban y eructaban.
Con la nueva versión, es mucho más fácil mantener las cosas ordenadas. Especialmente al intentar encontrar entradas duplicadas. Esto es genial porque cuando tiene un teléfono inteligente, las listas de contactos de Google a menudo se sincronizan. Si su lista de contactos web es un desastre, también lo será la de su teléfono.
Así que veamos qué podemos hacer para mantener limpio y ordenado nuestro libro negro digital. Entonces tal vez encuentres el número de teléfono de ese chico o chica sexy que conociste en un bar el mes pasado. Lo hace ' lo siento, los contactos de Google se comieron tu número ¿Cuenta como una excusa válida para no llamar antes?
Primero, muévase a la nueva versión
Dado que la versión anterior de Contactos todavía está en uso, sería bastante difícil si tuviera que cubrir ambas versiones. Entonces, dado que la nueva versión es mucho mejor, te recomiendo que cambies. Debe cambiar manualmente, ya que la nueva versión todavía se llama técnicamente una 'vista previa'.
Entonces, para moverse, mire en la barra lateral izquierda y verá una opción que dice:
Haga clic en ese pequeño campeón y pasará a la nueva versión de inmediato. La URL de sus contactos ahora será https://contacts.google.com/u/0/preview/all. (a pesar de que https://www.google.com/contacts también redirigirá automáticamente allí).
Una vez que haya importado las direcciones de correo electrónico de otros servicios de correo web, puede comenzar a realizar una limpieza general.
Deshabilitar la función Autocompletar lista de contactos
Lo primero que tienes que hacer es deshabilitar la función de autocompletar en Gmail. Ajustes . Vaya a Gmail y haga clic en la rueda dentada. Ir a Configuración> General> Crear contactos para autocompletar .
Esta función (cuando está habilitada) colocará todas las direcciones de correo electrónico que reciba en su libreta de direcciones. Esto rápidamente hará que sus contactos sean un desastre total. Entonces es mejor habilitar 'Agregaré contactos yo mismo'. Ahorrar y vuelve a tu página de contactos.
Encuentra los duplicados y combínalos
El siguiente paso es encontrar los duplicados, y aquí es donde brilla la nueva versión de Contactos. En la versión anterior, tenía que buscarlos usted mismo. En la nueva versión, los duplicados se encuentran automáticamente y se le pregunta si desea fusionarlos. Puede examinar y fusionar cada uno individualmente, o puede confiar en Google y hacer clic en ' Fusionar todo '.
Inmediatamente, notará un enorme mejora en su lista de contactos. No más cinco versiones de tu madre. Ahora ella está toda bien metida y ordenada en una sola entrada.
Eliminar la mierda
Bien, aquí está una de las partes tediosas. Ahora debe revisar la lista restante y eliminar toda la basura. Estamos hablando de direcciones de correo no deseado, tanto en el correo no deseado del tipo Viagra como de personas de las que no pidió saber (lo estoy viendo, gerente de un banco nigeriano con un cliente muerto que vale 50 billones de dólares), personas que ya no comunicarse con, direcciones de correo electrónico que usa para enviar contactos a aplicaciones web (asumiendo que no las usa, por supuesto) ... básicamente cualquier cosa que haga que su lista parezca un vertedero digital.
Dependiendo del tamaño de su lista de contactos, esto puede tardar desde unos minutos hasta 30 minutos en completarse. Sea despiadado. ¡Ciruela pasa! ¡Corte! ¡Barra oblicua!. Piensa en ti mismo '¿yo? De Verdad ¿Necesito tener esta dirección de correo electrónico abarrotando mi lista? '. Me las arreglé para bajar mi lista de poco menos de 500 a poco menos de 100. En realidad, fue bastante liberador. Google dice que el límite superior es de 25.000 contactos, pero vamos, ¿quién en su sano juicio tiene 25.000 contactos legítimos?
Revisar mi lista de contactos telefónicos ahora es el equivalente digital de obtener la pieza exacta que desea en Tetris. En otras palabras, ¡perfecto!
Excluya a los seguidores de Google Plus de su lista
Google Plus es probablemente una de las cosas más insidiosas que Google haya inventado. Mi apreciación inicial se agrió rápidamente cuando Google decidió llevar Plus a cada rincón y grieta de un producto de Google. Afortunadamente, ahora lo están deshaciendo, pero la nota no parece haber llegado al equipo de Gmail, porque su lista de contactos tiene sus seguidores Plus en ella (asumiendo que la configuración está habilitada).
Lo que es aún peor es que el ' Encontrar duplicados 'no cuenta un seguidor Plus como un duplicado, si ya está en su lista de contactos.
Para ilustrar esto, aquí está nuestro editor gerente, Ryan Dube, en mi lista de contactos. La primera es su entrada propiamente dicha y la segunda (sin la foto) es su entrada Plus. Dos entradas separadas, pero según Contactos, no tengo duplicados.
Entonces, en aras de la productividad, el orden, la brevedad, como quiera llamarlo, excluya los 'Círculos' de Plus. Google Plus es un animal moribundo de todos modos. ¿De qué sirve en su libreta de direcciones?
Complete todos los campos para cada contacto
Ahora que ha fusionado los duplicados, eliminado la basura y nuclear Google Plus, es hora de trabajar en cada contacto restante. Esta será la parte más larga y requiere la mayor dedicación. Será tentador cortar esquinas y saltarse algunos pasos, solo para terminarlo. Pero sigue así. Lo agradecerás más tarde. Tome un café, ponga buena música y prepárese para el largo plazo.
Haga doble clic en un contacto para abrirlo y haga clic en el lápiz en la esquina superior derecha para editar. Ahora es más que probable que algunos campos sean un desastre total, mientras que otros estarán totalmente en blanco.
Además, como puede ver en una de las capturas de pantalla de la sección anterior, puede establecer un código de país para los números de teléfono. Si sus números en sus contactos son todos o principalmente de un país, puede configurar el código de país y Google lo insertará automáticamente por usted. La desventaja, por supuesto, es cuando tienes un número de otro país. De repente, las cosas comienzan a complicarse y esos números deberán corregirse.
Donde ves campos que te invitan a ' Agrega un..... ' , haga doble clic en ellos y comience a escribir. Si se desplaza hacia abajo hasta la parte inferior del cuadro, verá un enlace llamado ' Mostrar todos los campos '. Si hace clic en eso, de repente tiene muchas opciones para elegir, incluida la adición de cómo pronunciar el nombre. Incluso puede crear campos personalizados, si desea especificar si un contacto prefiere boxers o calzoncillos.
Finalmente, si el contacto es muy importante para usted, tiene la opción de márcalos con una estrella amarilla , como Gmail.
Limpiar el nombre y la dirección del contacto
Coge uno o dos Red Bull para mantener esa energía, porque casi hemos terminado. Las partes más difíciles han terminado y ahora estamos en la recta final.
Al revisar cada contacto, asegúrese de que el nombre completo del contacto esté escrito correctamente junto con su dirección completa. Además de poder llamar de inmediato a la persona adecuada al escribir un correo electrónico, tener el perfil debidamente completado hace que Google Maps sea un placer absoluto de usar.
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Si está de viaje y necesita indicaciones para llegar a la ubicación de un contacto, simplemente escriba su nombre en Mapas y aparecerá el nombre de sus contactos con la dirección completa. Haga clic en ellos y el mapa se acercará a su ubicación, donde podrá solicitar direcciones. ¿Quién necesita un GPS caro cuando tienes Google Maps en un plan de datos?
Aparentemente, hay 8.500 km de mi casa a la de Saikat. Si empiezo a caminar ahora, estaré allí, a través de una ruta escénica a través de Afganistán, en 72 días. Eso es factible.
Crear grupos para categorizar contactos
Para estar realmente súper organizado, puede asignar cada contacto a un grupo. Simplemente haga click ' Nuevo grupo 'para crear uno nuevo. Agregar contactos a un grupo es simple. Vaya hacia abajo en la lista de contactos, coloque el mouse sobre los contactos deseados y haga clic en la casilla de verificación del lado izquierdo.
Eso inmediatamente muestra una barra azul en la parte superior de la pantalla, con varias opciones. Uno de ellos es agregar a un grupo o cambiar de grupo. Al hacer clic en eso, obtendrá una lista de los grupos. Haga clic en el grupo que desee y el contacto se enviará allí.
Ahora puede hacer clic en cada grupo en la barra lateral izquierda y ver todos los contactos asignados allí.
Hacer una copia de seguridad
Después de todo ese arduo trabajo, debe hacer una copia de seguridad de todo, en caso de que los Contactos de Google se estropeen. Tal vez tengan un problema técnico o tal vez tú lo estropees por tu parte. De cualquier manera, tener una copia de seguridad resuelve todos los problemas, y no es difícil en lo más mínimo. Solo debe recordar actualizar la copia de seguridad de forma regular.
En la barra lateral izquierda hay una opción llamada ' Más '. Expande eso y verás ' Exportar '. Esa es tu opción de respaldo. Pero cuando haces clic en ' Exportar ', verá esto.
Recuerde, esta es una versión de vista previa de Contactos, y aún no se ha quitado todo el envoltorio de burbujas. Entonces, por el momento, debe volver a la versión anterior de Contactos para exportar su lista. No se preocupe, cuando vuelva a la nueva versión, todo estará exactamente como lo dejó.
Entonces, en la versión anterior de Contactos, mire hacia la parte superior de la pantalla y el ' Más 'menú. Suelta eso y elige 'Exportar'.
Entonces obtendrás algunas opciones. Elija lo que desee, según sus necesidades, luego haga clic en ' Exportar ' botón. Luego, obtendrá el archivo solicitado descargado en su computadora.
Utilice los scripts IFTTT y Zapier
De aquí en adelante, el objetivo es la automatización, la automatización, la automatización. Mantenga sus contactos en forma y respalde con el menor esfuerzo posible por su parte.
Aquí es donde IFTTT y Zapier Adelante. Todos conocen estos servicios web, que les permiten automatizar numerosos aspectos de su vida en línea de forma gratuita. En mi opinión, IFTTT es el más fácil de usar de los dos, pero así soy yo.
Sin embargo, tenga cuidado con algunos de estos scripts. Hacer copias de seguridad en hojas de cálculo tiene el potencial de MUCHOS duplicados, y marcar nuevos contactos en su Calendario de Google es una receta para el desastre. Así que sé muy selectivo en los que elijas.
'¡Hola, limpié mi libreta de direcciones y encontré tu número! ¿Libre esta noche?'
Si sigue los consejos anteriores y se mantiene al tanto, terminará con una lista de contactos mucho más mejorada.
Para obtener más información sobre cómo mejorar sus contactos, consulte las mejores aplicaciones para sincronizar fotos de Facebook con contactos de Android .
Créditos de imagen: xkcd: Cielo . Otras imágenes sin atribución cortesía de Pixabay.
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Mark O'Neill es un periodista independiente y bibliófilo, que ha estado publicando material desde 1989. Durante 6 años, fue el editor en jefe de MakeUseOf. Ahora escribe, bebe demasiado té, pelea de brazos con su perro y escribe un poco más.
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