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Un tablero de Excel es una excelente manera de mostrar los datos más pertinentes de una hoja de cálculo grande y difícil de manejar. Ya sea para su propia referencia o para transmitir información a otros, es una excelente manera de separar el trigo de la paja.
En esta guía, voy a producir un tablero que servirá como complemento de mi revisión anual de los episodios especiales de Halloween de Los Simpsons . Sin embargo, puede aplicar los mismos métodos a cualquier cosa, desde un planificador de ejercicios hasta un informe de ventas.
Cómo crear su tablero en Excel
Estas tres técnicas transformarán un tablero de Excel estándar en un recurso útil y estéticamente agradable que le ahorrará tiempo y esfuerzo a largo plazo. La configuración básica de cualquier tablero de Excel es muy parecida. El estándar es usar una o más hojas para trabajar detrás de escena para que el tablero en sí esté limpio y ordenado.
1. Agregue un gráfico al tablero con la herramienta Cámara
La herramienta Cámara es muy útil para nuestro propósito. Facilita mostrar una sección de otra parte de su hoja de cálculo exactamente donde la desea. Lo usaremos para colocar un gráfico en nuestro tablero.
Primero, necesitamos configurar nuestro gráfico.
Como puede ver, he mantenido las cosas relativamente simples por el momento. Solo rastrea la puntuación de usuario de IMDB de cada episodio. A continuación, cree otra hoja llamada Tablero si aún no lo ha hecho.
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A continuación, seleccione el área de su hoja de cálculo que contiene su gráfico y haga clic en el Cámara botón: es posible que deba agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido. Dirígete a tu Tablero hoja y haga clic donde desee colocar el gráfico.
Deberías terminar con algo como lo anterior. No es necesario realizar ningún ajuste preciso en este momento, solo insértelo en el Tablero hoja. Una vez que tengamos todos nuestros componentes listos, podemos abordar nuestro diseño.
2. Implementar un menú desplegable para alternar entre elementos
Lo siguiente que quiero agregar a mi tablero es un menú desplegable que permite al usuario seleccionar un episodio individual y ver detalles relevantes. Un tablero está diseñado para ofrecer información de un vistazo, por lo que esta es una buena manera de asegurarse de que no esté sobrecargado.
Preparación de nuestros datos
Para configurar esto, debemos volver a la hoja donde guardamos nuestros datos. Copie y pegue los encabezados de su tabla más abajo en la página.
También verá que agregué un 1 como marcador de posición, resaltado en amarillo. Esto jugará un papel crucial en la función INDICE que estamos a punto de agregar.
Copie este código en la celda más a la izquierda debajo de los encabezados de la tabla que acaba de pegar.
|_+_|Deberá realizar cambios para reflejar su hoja de cálculo. El primer grupo de celdas debe cubrir todos sus datos, menos los encabezados. El segundo es el número de marcador de posición que acabamos de agregar, y el tercero se puede dejar como cero; no estamos especificando una columna en este caso.
Arrastre esa fórmula para llenar toda la fila.
Arriba, verá que cambié el número de marcador de posición a un 2, y las celdas se volvieron a llenar con información de la segunda fila de celdas. Esta es la base de nuestro menú desplegable.
Agregar datos al tablero
Es hora de usar a nuestro viejo amigo el Cámara herramienta. Seleccione una celda con la información que desea incluir en el tablero, haga clic en el ícono, luego diríjase al Tablero hoja y colóquela donde debe estar.
Nuevamente, no hay una gran necesidad de hacer que las cosas se vean estéticamente agradables por el momento. Nos estamos concentrando en el esqueleto de nuestro tablero por el momento. Regrese a la hoja que contiene los datos y cambie el número manualmente para ver si los valores en el tablero cambian.
Mi hoja de cálculo funciona bien, así que pasaré a agregar el menú desplegable.
Dirígete al Desarrollador pestaña y elija la Caja combo .
Colóquelo donde desee, luego haga clic con el botón derecho y seleccione Control de formato .
Para el Rango de entrada , ingrese el rango de celdas del que desea extraer, y para Enlace de celda , ingrese la celda a la que agregamos un número. En ambos casos, recuerde agregar una referencia a la hoja en la que se encuentran.
Su menú desplegable ahora debería funcionar según lo previsto. Pruébelo.
3. Agregue una programación para las tareas de su panel
Finalmente, agregaremos una forma sencilla de programar tareas. Completando mi la casa del Arbol de terror Volver a mirar a tiempo para Halloween significa mantener un horario estricto. Quiero que mi panel me diga automáticamente exactamente qué episodio necesito ver en un día determinado.
Para implementar esto, nos dirigiremos a la hoja que contiene nuestros datos y agregaremos una nueva columna en el extremo izquierdo del documento.
Agregué la fecha en la que planeo ver cada episodio. En otro contexto, puede agregar la fecha límite para una tarea en particular. En la parte inferior de la columna, he usado = TODAY () para producir una celda que siempre muestra la fecha actual.
A continuación, voy a insertar la siguiente fórmula en la celda directamente a la derecha:
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Puedes ver cómo se ve a continuación.
La primera celda apunta a la fecha de hoy, luego el rango de celdas especifica dónde BUSCARV debería intentar encontrar una coincidencia.
El número 2 dicta que el resultado debe extraerse de la segunda columna y FALSE confirma que solo estamos buscando una coincidencia exacta.
Esto funciona muy bien, así que vamos a llenar el resto de la fila con la fórmula, luego usaremos la herramienta Cámara una vez más para agregar esta información al tablero.
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Ahora tenemos una cantidad considerable de información para mostrar en nuestro tablero. Es hora de empezar a retocar el diseño.
Diseño de tablero
Esta etapa de la creación del tablero se trata de haciendo sus propias elecciones estéticas . Sin embargo, es importante recordar que nuestro producto terminado está destinado a ofrecer información de un vistazo, por lo que las fuentes grandes y los colores contrastantes siempre son una buena idea.
Mi primera elección fue la Diseño de página pestaña y desmarque la casilla marcada Impresión debajo Líneas de cuadrícula . Toda nuestra información proviene de otra hoja, por lo que la cuadrícula no es particularmente útil. También usé el Formato de celdas menú para cambiar el color de fondo a un apropiado Simpons -como tono de amarillo.
Esto no parece particularmente agradable desde el punto de vista estético por el momento, ¡pero aún estamos muy temprano en el proceso! A continuación, diríjase a la hoja de datos para que podamos ajustar las celdas que se muestran en nuestro tablero. Vamos a cambiar los colores y las fuentes allí, antes de regresar a la hoja del tablero para abordar el diseño.
Mi primer paso es cambiar todo el texto a una versión condensada de Futura, un tipo de letra comúnmente utilizado por el programa.
A continuación, presenté un esquema de color negro y naranja con temática de Halloween que contrastaría bien con el fondo amarillo.
En este punto, decidí volver a la hoja de datos para modificar algunas celdas. Los que contenían un número o un año parecían demasiado amplios para los datos en cuestión.
Este es nuestro tablero terminado. La sección superior derecha se actualizará según la fecha actual, y la sección inferior cambiará según la selección del menú desplegable. Es claro, conciso y ofrece una buena cantidad de información sin ser dominante.
Prueba tu propia toma
El tablero que he creado anteriormente está diseñado específicamente para un propósito en particular. Sin embargo, las mismas técnicas tienen una amplia variedad de aplicaciones diferentes.
Por ejemplo, comprender cómo usar la función HOY junto con otras fórmulas se puede usar para varios propósitos de programación de tareas. Del mismo modo, la herramienta Cámara es lo más flexible posible.
La clave es establecer lo que debe hacer su panel de control y determinar cómo Excel puede facilitarlo. Es una pieza de software muy poderosa. La clave es saber qué funcionalidad hace qué.
¿Tiene algún consejo para producir paneles de Excel? ¿Necesitas una mano con un problema en particular? Únase a la conversación en la sección de comentarios a continuación.
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Escritor inglés actualmente radicado en EE. UU. Encuéntrame en Twitter a través de @radjonze.
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