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Un desafío crítico pero comúnmente pasado por alto que enfrentan los trabajadores remotos es trabajar de manera eficiente en diferentes zonas horarias. Las empresas virtuales a menudo contratan en todo el mundo. Si bien la colaboración con profesionales globales promueve el crecimiento profesional, también requiere que siga horarios agitados. Es probable que no pueda trabajar en el típico turno de 9 a 5.
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La coordinación con personas en diferentes zonas horarias es difícil. Para ayudarlo a administrar su jornada laboral, compartiremos ocho consejos para una colaboración fluida con socios en el extranjero.
1. Informe a terceros sobre su ubicación desde el primer momento
Divulgue inmediatamente su zona horaria. Mencione su horario y canales de comunicación preferidos mientras se presenta para que sus compañeros de trabajo sepan cómo comunicarse con usted. Además, aproveche esta oportunidad para establecer límites. Explique los raros casos en los que sería aceptable enviar mensajes incluso después de que haya terminado su turno.
Para comunicar su horario de manera más efectiva, indíquelo en sus perfiles en línea. No todos lo recordarán, después de todo. Incluir su horario de oficina en su firma de correo electrónico, perfil de chat de trabajo, cuenta de LinkedIn y perfil de Google evitará malentendidos.
Solo asegúrese de actualizarlos cuando sea necesario. Ya sea que esté trabajando en diferentes turnos o saliendo temprano, compartir los cambios con su horario es su responsabilidad.
2. Descargue un convertidor de zona horaria precisa
Establecer citas con equipos remotos es complicado. No solo siguen horarios de trabajo descoordinados, sino que algunos se olvidan de calcular las diferencias de zona horaria. Los anfitriones de la reunión no pueden simplemente proporcionar el mismo horario en 24 zonas horarias.
Para asegurarse de que todos sigan el mismo horario, su equipo debe usar convertidores de zona horaria . Hay varias opciones disponibles. Incluso podría integrarlos con herramientas de trabajo para todo el equipo, como sistemas de gestión de proyectos y aplicaciones de calendario.
3. Use horarios militares y especifique zonas horarias al programar planes
Acostúmbrese a utilizar la hora militar y especificar las zonas horarias al programar reuniones. No dejes lugar a conjeturas. Incluso podría incluir un recordatorio que indique a los destinatarios que conviertan la hora indicada a su zona horaria local. De esa manera, nadie pasa por alto las abreviaturas de zona horaria.
Para evitar confusiones, siga la zona horaria más utilizada en su equipo. Digamos que eres de Nueva York. Aunque sería conveniente usar su zona horaria local, sus compañeros de equipo de otro estado o país podrían encontrar una molestia para las conversiones frecuentes.
En cuanto a los autónomos, siga las zonas horarias que benefician a sus clientes. Hacer ajustes por tu parte te hará lucir profesional y elegante, dejando a tus socios con una impresión positiva de ti.
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4. Automatice la reserva de citas con herramientas de programación
Al reservar citas con trabajadores remotos, notará que se pierde mucho tiempo esperando la confirmación. Las diferencias de zona horaria dificultan la obtención de respuestas en tiempo real. Si las otras partes viven en el lado opuesto del mundo, es probable que no tenga noticias de ellas hasta el siguiente día hábil. Incluso unos pocos correos electrónicos de ida y vuelta podrían llevar una semana.
Para agilizar el proceso, utilice un herramienta confiable para programar citas . Las opciones ampliamente utilizadas como Google Calendar y Calendly muestran automáticamente las fechas disponibles para todas las partes involucradas. Los usuarios simplemente seleccionan sus tragamonedas preferidas. Una vez que todos hayan elegido una fecha, la aplicación contará los resultados para que el anfitrión pueda decidir si continúa con la reunión.
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5. Subcontratar o automatizar ciertos procesos comerciales
Si cambia con frecuencia los horarios para tareas urgentes pero repetitivas, considere descargarlas a AI en su lugar. Libere su tiempo para proyectos más complejos. Los sistemas automatizados pueden manejar asuntos tediosos como la programación de citas, el registro de tiempo, la clasificación de correos electrónicos y el seguimiento de proyectos.
Para las tareas que la IA no puede automatizar, contrate trabajadores independientes. Busque profesionales capacitados y confiables que puedan ocupar su lugar durante sus horas libres. Pero una vez que aumente la carga de trabajo de su equipo, solicite a su departamento de recursos humanos o supervisor que consiga un empleado permanente.
6. Utilice una plataforma de gestión de proyectos organizada para su equipo
Si bien son cruciales, los procesos de aprobación impiden completar las tareas. Incluso revisar los argumentos de venta o las propuestas comerciales podría desperdiciar varios días si las partes tardan horas en responder.
Para acelerar el proceso, simplifique el seguimiento de tareas. Utilizar programas de software de gestión de proyectos como una ubicación central para proyectos de todo el equipo donde los usuarios pueden asignar, marcar, cancelar y aprobar tareas a su propio ritmo. Aquí, los trabajadores remotos pueden completar tareas sin comunicarse fuera de la plataforma.