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Durante varias semanas he estado buscando un sitio web o una aplicación fácil de usar que me permitiera mantener y almacenar las actas de las reuniones. El enfoque tradicional de documentos de texto ya no es una forma productiva de tomar minutos. El simple hecho de escribir en un archivo en blanco no permite una colaboración rápida, actualizaciones de las actas ni un lugar para realizar copias de seguridad y revisar las actas anteriores.
En enero, cubrimos las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipo, pero ahora agregaría De acuerdo como una herramienta útil para el establecimiento de la agenda, la toma de actas y la presentación de informes.
Configurar reuniones
Empiece organizando una reunión en Agreedo y enviando una invitación para que los miembros del equipo inicien sesión en el sitio para ver e incluso proporcionar información sobre la agenda de la reunión.
Puede configurar reuniones en línea como Públicas, que son visibles para todos, o Privadas, donde solo es visible para las personas que figuran como asistentes. Puede seleccionar que las actas sean 'moderadas', lo que significa que solo el creador de la reunión puede agregar o modificar elementos. Todos los demás participantes solo pueden agregar comentarios.
Cuando envíe invitaciones, los invitados recibirán un correo electrónico con un archivo adjunto con la fecha del calendario que se puede abrir en Outlook, Notes o iCal. La propia herramienta en línea funciona en todos los navegadores principales.
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Preparación de la reunión
Agreedo ofrece cuatro puntos de agenda diferentes: Información, decisión, tarea , y Tema . Estos elementos realmente lo ayudan a ver cuál es la información más importante para agregar a las actas de las reuniones. Por lo general, hay mucha discusión y, a veces, discusiones sobre temas muy importantes en una reunión, pero para que las cosas se hagan, las tareas deben identificarse y asignarse, y deben tomarse decisiones importantes.
Entonces, antes de que se lleve a cabo una reunión, es importante hacer y priorizar una lista de temas de la agenda para la reunión. Si una reunión consta de los mismos miembros del equipo, es posible que desee dejar las actas sin moderar para que otros puedan agregar elementos a las actas.
Los elementos de la reunión se pueden mover, pero desafortunadamente no hay forma de asignar tiempos de duración a cada elemento de la agenda, aunque puede configurar una duración para toda la reunión.
También puede colocar subelementos debajo de cada elemento principal, y cada sección de elementos se puede ocultar a medida que se completan en la reunión.
Funciones de colaboración
Lo más útil de Agreedo es que las agendas se publican en línea, lo que permite la colaboración. Los miembros del equipo también pueden iniciar sesión en Agreedo registrándose en el sitio o utilizando su inicio de sesión de Google.
Si permite que las actas no estén moderadas, los participantes invitados pueden modificar los puntos de la agenda. Esta es una buena idea, pero un proceso más avanzado permitiría que solo los invitados seleccionados modifiquen los elementos de la agenda y no todos los participantes invitados a una reunión.
Si selecciona que una reunión sea moderada, significa que los participantes solo pueden agregar comentarios a los elementos de la agenda. Incluso este tipo de colaboración es útil para hacer que las reuniones sean más productivas porque en realidad puede comenzar a recibir información sobre la reunión antes de que se lleve a cabo. Además de agregar comentarios a los elementos de la reunión, también se pueden adjuntar archivos a los elementos de la agenda. Sin embargo, los enlaces a los recursos en línea deberán publicarse en la sección de comentarios. No hay una herramienta dedicada a las URL.
Otra característica que desearía para Agreedo es que el elemento de decisión se configure de modo que se puedan publicar encuestas directas para, por ejemplo, la fecha de un evento, la cantidad de dinero que se gastará en un elemento presupuestado y otras decisiones de votación que deben ser hecha.
Celebración de reuniones
Cuando realiza reuniones, Agreedo incluye un temporizador incorporado. Si está celebrando una reunión en línea, los participantes pueden usar una herramienta como WebEx para ver las actas en línea. O los participantes pueden iniciar sesión en las actas de la reunión y actualizar la página a medida que se actualizan las actas durante la reunión.
Antes y durante la reunión, puede asignar tareas y fechas de vencimiento a las personas de la reunión.
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Funciones posteriores a la reunión
Lo que hace que una herramienta en línea como Agreedo sea más útil que los métodos tradicionales es que todos los minutos se pueden almacenar en línea para su revisión, así como imprimirlos o exportarlos como un documento de Excel. También puede enviar un enlace a las actas en línea. Los participantes pueden recibir recordatorios por correo electrónico sobre las tareas en las que se inscribieron, así como ver todas las tareas que se les asignaron.
También hay una función de reunión de 'seguimiento' que le permite verificar y transferir los elementos de la agenda de la reunión anterior a la siguiente. Esto ahorra un poco de tiempo, especialmente para las personas asignadas a tomar minutos y hacer el seguimiento.
Sin duda, muchos usuarios de Agreedo tendrán varias solicitudes de funciones para este sitio en línea, pero por ahora me alegro de que exista, ya que se debió haber hecho mucho tiempo.
Agreedo es actualmente totalmente gratuito sin planes de precios. Háganos saber lo que piensa de este sitio y lo que le gustaría ver agregado.
Credito de imagen: Shutterstock
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Bakari es un escritor y fotógrafo independiente. Es un usuario de Mac desde hace mucho tiempo, fanático de la música jazz y hombre de familia.
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