Antes de compartir una hoja de cálculo de Excel, asegúrese de hacer estas cosas primero

Antes de compartir una hoja de cálculo de Excel, asegúrese de hacer estas cosas primero

Compartir libros de Excel facilita la colaboración en la recopilación de datos. Pero antes de poner sus archivos de Excel en manos de otras personas, aquí hay algunos consejos para preparar sus hojas de trabajo para compartir.





Permitir múltiples ediciones simultáneas

Si desea que varios usuarios puedan editar una hoja de Excel compartida al mismo tiempo, haga lo siguiente:



  1. Ve a la Revisar pestaña y debajo Cambios , haga clic en Compartir libro de trabajo.
  2. En el cuadro de diálogo que se abre, asegúrese de que Permitir cambios de más de un usuario al mismo tiempo está chequeado.
  3. Guarde su archivo de Excel en una ubicación compartida donde otros usuarios puedan acceder a él.

Una cosa a tener en cuenta acerca de permitir esto: podría obtener cambios conflictivos si dos usuarios realizan ediciones en las mismas celdas. El propietario del archivo recibirá una alerta y podrá elegir qué cambios conservar o descartar.





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Proteger hojas de trabajo o celdas

Si hay datos específicos que no desea que nadie modifique o elimine, puede proteger una hoja de trabajo completa, proteger un libro de trabajo o proteger celdas específicas.

Si desea proteger una hoja de trabajo o un libro de trabajo completo:



  1. Ve a la Revisar pestaña y haga clic en Proteger la hoja de trabajo . (Si prefiere proteger todo el libro de trabajo, haga clic en Proteger el libro de trabajo .)
  2. Ingrese una contraseña. Esto permitirá que cualquiera que tenga la contraseña la desproteja, pero las personas sin la contraseña aún podrán verla.
  3. Debajo ' Permitir que todos los usuarios de esta hoja de trabajo ' puede seleccionar lo que otros usuarios pueden hacer en la hoja de trabajo, incluyendo: formatear celdas, agregar / eliminar filas o columnas y agregar hipervínculos.

Si desea proteger una selección de celdas:

  1. Seleccione las celdas que desea que otros editen, haga clic con el botón derecho y luego haga clic en Formato de celdas en el menú que aparece.
  2. Navega al Proteccion pestaña y asegúrese de que Bloqueado no está marcado.
  3. Siga los mismos tres pasos anteriores.

Ahora todas las celdas, aparte de las que lo establecieron como desbloqueadas, deben estar protegidas.



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Agregar menús desplegables

Si desea que otros usuarios solo agreguen desde una selección de datos a celdas específicas, puede crear un menú desplegable para un rango específico de celdas. Puede darles a los usuarios la opción de seleccionar solo de esa lista o permitirles ingresar otra información.

Para agregar un menú desplegable a un rango de celdas, haga lo siguiente:



  1. En una hoja separada en su libro de trabajo, cree una lista de los elementos que desea incluir en su menú desplegable. Estos elementos deben estar en una fila o columna.
  2. Seleccione la lista completa, haga clic con el botón derecho y seleccione Definir nombre .
  3. Aparecerá un cuadro de diálogo donde puede ingresar un nombre para su lista. Puede ser cualquier cosa que funcione para usted, pero no incluya ningún espacio.
  4. En la hoja donde ingresará datos, seleccione la celda o celdas donde desea que aparezca el menú desplegable. Navega al Datos pestaña y haga clic en Validación de datos .
  5. Se abrirá un cuadro de diálogo Ajustes pestaña. En el Permitir campo, seleccione Lista .
  6. En el Fuente campo, escriba = ListName.
  7. Asegúrate de eso Cuadro desplegable en la celda está chequeado. Si no desea que los usuarios puedan dejar la celda en blanco, asegúrese de que Ignorar el cuadro en blanco no está marcado.

Los siguientes pasos son opcionales:

  1. Si desea que aparezca un mensaje cuando se hace clic en una celda, navegue hasta el Mensaje de entrada pestaña. Aquí puede ingresar un mensaje de hasta 225 caracteres que aparecerá.
  2. Si desea que aparezca una alerta de error, navegue hasta el Alerta de error pestaña y asegúrese de que Mostrar alerta de error después de ingresar datos no válidos está chequeado. Puede ingresar un mensaje específico para su alerta de error.

¿Qué consejos tiene para los usuarios de Excel que quieran compartir sus libros de trabajo? Háznoslo saber en los comentarios.

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Sobre el Autor Nancy Messieh(888 Artículos publicados)

Nancy es una escritora y editora que vive en Washington DC. Anteriormente, fue editora de Medio Oriente en The Next Web y actualmente trabaja en un grupo de expertos con sede en DC sobre comunicaciones y difusión en las redes sociales.

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