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Entre promociones, boletines informativos, notificaciones y todo lo demás que llega volando a su bandeja de entrada todos los días, es muy fácil acumular demasiados correos electrónicos. Si no tiene tiempo para lidiar con eso, podría encontrarse sentado en una bandeja de entrada con más de 20 a 30 mil mensajes.
En algún lugar de ahí, tienes mensajes importantes que no quieres perder. Pero, ¿cómo vaciar el desorden sin tirar al bebé con el agua de la bañera?
Si sigue el proceso descrito en este artículo, puede bajar a la bandeja de entrada cero en al menos 30 minutos . Como máximo una hora. ¿Quieres probarlo? Abre tu bandeja de entrada hinchada y síguela.
La bandeja de entrada de Gmail hinchada
Presentando, la bandeja de entrada de una persona muy ocupada.
Eso es correcto. Casi 20.000 mensajes de correo electrónico no leídos. Esos son solo los no leídos. El tamaño total de mi cuenta de correo electrónico antes de comenzar este proceso era de 35.000 mensajes.
Entonces, lo primero que debe hacer es cortar la fruta madura.
Tira la basura
No hace falta decir que debes sacar la basura con frecuencia, no solo en casa, sino también en tu bandeja de entrada de Gmail.
Haga clic en su Basura en la barra de navegación izquierda, haga clic en el cuadro 'seleccionar todo' en la parte superior de la lista de mensajes, y luego haga clic en el enlace 'Todas las conversaciones' que aparece antes del primer correo electrónico.
Luego haga clic en Borrar para siempre .
Próximo, ir tras el spam de Gmail . En el campo de navegación, haga clic en el Correo no deseado enlace y luego haga clic en 'Eliminar todos los mensajes de spam ahora'.
Se siente bien, ¿verdad? Todavía no hemos hecho mella en la bandeja de entrada, pero es una gran sensación comenzar a limpiar su bandeja de entrada después de haber sacado la papelera.
Ahora para el siguiente nivel de fruta madura.
Social y Promociones
Si está utilizando la bandeja de entrada de Gmail de estilo predeterminado de Google, verá Social y Promoción pestañas en la parte superior de la bandeja de entrada.
Haga clic en cada uno de estos y desplácese hacia abajo por la lista en busca de grandes volúmenes de duplicados.
Estos son los culpables que llenan su bandeja de entrada todos los días.
Cuando los encuentre, abra el correo electrónico y busque el Darse de baja enlace cerca de la parte superior o inferior del correo electrónico.
Solo revise las primeras páginas de publicaciones sociales y de promoción en busca de grandes grupos de duplicados. Limpiar los boletines de correo electrónico reducirá drásticamente la cantidad de correos electrónicos que llenan su bandeja de entrada todos los días.
No pierda demasiado tiempo haciendo esto, porque hay peces más grandes para freír en este momento. Una vez que haya terminado con este artículo, querrá leer el artículo de Sandy sobre cómo dominar la ansiedad de la bandeja de entrada de Gmail para evitar meterse en este lío nuevamente.
Una vez que haya cancelado la suscripción a los correos electrónicos más comunes, haga clic en el Seleccionar todo en la parte superior nuevamente y haga clic en el enlace 'Seleccionar todas las conversaciones' en la parte superior.
Haga clic en el icono de la papelera para eliminarlos todos.
Repite el mismo proceso en la pestaña Promociones. Para cuando haya terminado de eliminar todos estos, es probable que ya haya reducido su bandeja de entrada en unos pocos miles.
Y solo te estás calentando.
Copia de seguridad y eliminación de correos electrónicos etiquetados
Hace años, solía ser parte de un equipo que realizaba investigaciones en línea. Durante el tiempo que estuve allí, acumulé varios miles de correos electrónicos, todos ellos aplicado con una etiqueta especial de Gmail de la dirección de correo electrónico entrante vinculada.
La dirección se cerró en 2015, pero nunca me molesté en eliminar todos esos correos electrónicos.
Probablemente hayas creado todo tipo de etiquetas hace años. Tal vez incluso automatizaste el proceso con filtros para los correos electrónicos entrantes. Todos esos correos electrónicos están desperdiciando espacio.
¿Dónde puedo imprimir algo gratis?
No puede simplemente eliminar los correos electrónicos etiquetados de forma masiva, porque los etiquetó por una razón. Tal vez contengan años de investigación, o son un archivo histórico de algún trabajo que hiciste y que simplemente no quieres perder.
Copia de seguridad de correos electrónicos importantes etiquetados
Afortunadamente, es muy fácil hacer una copia de seguridad de todos esos correos electrónicos de forma masiva utilizando la función de exportación de cuentas de Google.
Google ofrece una Descarga tus datos página para cada servicio en su cuenta de Google.
Haga clic en Administrar archivos enlace, y luego haga clic en Crear nuevo archivo .
Desplácese hacia abajo hasta su lista de cuentas y haga clic en Seleccione Ninguno para anular la selección de todas las cuentas.
Luego, desplácese hacia abajo hasta su cuenta de Gmail y haga clic en el interruptor para habilitar solo ese servicio.
Haga clic en la flecha desplegable y haga clic en Seleccionar etiquetas .
Vaya a la lista de etiquetas que ha creado en su cuenta de Gmail y seleccione todas aquellas de las que desea realizar una copia de seguridad completa.
Debajo de la lista, puede seleccionar el formato de archivo comprimido y el tamaño máximo de archivo.
Finalmente, haga clic en el Crear archivo botón.
Google le enviará un correo electrónico informándole que ha comenzado a tomar su archivo. Podría llevar algunas horas o incluso un día, pero eventualmente, recibirá un correo electrónico de seguimiento cuando el archivo esté listo para descargarse. El enlace de descarga estará justo en el mensaje de correo electrónico.
Una vez que haya descargado y guardado su archivo de correo electrónico en un lugar seguro, estará listo para comenzar a eliminar los correos electrónicos etiquetados.
Eliminar etiquetas y correos electrónicos etiquetados
De vuelta en su bandeja de entrada de Gmail, haga clic en cada etiqueta para que se muestren los correos electrónicos y seleccione Todos de la lista de selección.
Recuerda seleccionar todas las conversaciones como lo hiciste antes.
Haga clic en el icono de la papelera para eliminar todos esos correos electrónicos.
Si tiene suerte, encontrará etiquetas con miles de correos electrónicos que puede limpiar de su bandeja de entrada ahora que tiene una copia de seguridad.
Una vez que haya limpiado todos los correos electrónicos, no olvide eliminar todas esas etiquetas antiguas. Simplemente haga clic en el menú desplegable en el lado derecho del nombre de la etiqueta y elija Quitar etiqueta de la lista.
En este punto, ya debería haber reducido significativamente el tamaño de su bandeja de entrada. Pero no nos retengamos. Tenemos algunos trucos más bajo la manga.
Eliminar correos electrónicos antiguos
Si tiene decenas de miles de correos electrónicos, es muy probable que incluso los correos electrónicos que solían ser importantes hace cuatro o cinco años ya no lo sean.
Ahora es el momento de excavar profundamente y limpiar la casa. Deshagámonos de esos correos electrónicos muy antiguos.
Para hacer esto, simplemente escriba 'mayores_de: 2 años' en el campo de búsqueda de Gmail. Puede establecer el límite de tiempo que desee cambiando 2 a la cantidad de años de correo electrónico que desee conservar.
Solo recuerde que sea cual sea el volumen de correos electrónicos que 'conserve', tendrá que revisarlos al final para extraer los verdaderamente importantes. Por lo tanto, haga que este período de tiempo sea tan pequeño como se sienta cómodo.
Seleccione Todos correos electrónicos y seleccionar todas las conversaciones , luego haz clic en el ícono de la Papelera tal como lo has estado haciendo todo el tiempo.
Después de eso, su bandeja de entrada de correo electrónico de decenas de miles debería estar llegando por fin a los miles individuales en este punto.
En este punto, es hora de adoptar un enfoque un poco más selectivo para limpiar el desorden restante.
Limpiar, ordenar y organizar
Primero, considere que cualquier correo electrónico que no haya abierto más allá de hace un par de semanas, probablemente nunca lo abrirá.
Puede limpiarlos rápidamente buscando todos los correos electrónicos no leídos con más de diez días de antigüedad.
En el campo de búsqueda, simplemente escriba 'is: unread previous_than: 10d'.
Seleccione y elimine todos los correos electrónicos enumerados.
Otro enfoque para reducir aún más la lista restante de correos electrónicos es buscar spam típico o líneas de asunto promocionales. Puede hacer esto escribiendo búsquedas como 'asunto: trato', 'asunto: sorteo' o 'asunto: última oportunidad'.
Cada búsqueda debería generar más de 100 correos electrónicos a la vez. Sigue eliminándolos.
Termine su bandeja de entrada
En este punto, su montaña de decenas de miles de correos electrónicos debería reducirse a un tamaño mucho más manejable. Ahora ha concentrado su bandeja de entrada en la mayoría de los mensajes de correo electrónico que son importantes para usted y que quizás desee conservar.
A continuación, comience a desplazarse por los correos electrónicos restantes. Cuando detecte correos electrónicos importantes que desea conservar, simplemente arrástrelos a las etiquetas que ha creado para ellos (o cree etiquetas nuevas si aún no existen).
Esto suena como una tarea, pero escanear visualmente una página de correos electrónicos a la vez solo debería mostrar algunos que realmente desea conservar. Luego, puede seleccionar todos los correos electrónicos en esa página y eliminarlos todos. Esto eliminará aproximadamente 50 correos electrónicos a la vez.
Recuerde, cada vez que observe que aparece un remitente repetido, abra el correo electrónico y haga clic en la flecha desplegable junto al botón de respuesta. En esta lista, haga clic en 'Filtrar mensajes como este'.
Luego, seleccione todo y elimine la lista de correos electrónicos coincidentes que aparecen.
Al etiquetar, filtrar y eliminar grandes bloques de correos electrónicos, tendrá esa lista de poco más de 1,000 correos electrónicos hasta esa milagrosa bandeja de entrada cero en poco tiempo.
Es una sensación tremenda ver esa nota 'vacía' en la bandeja de entrada, ¡especialmente cuando llevas años sin verla!
No dejes que la bestia crezca
Ahora que se ha tomado el tiempo para finalmente volver a controlar esa bestia gigante de la bandeja de entrada, es importante evitar que vuelva a crecer demasiado. La mejor manera de hacerlo es estudiar todas las funciones que Gmail tiene disponibles para mantener las cosas organizadas y optimizadas.
Puede obtener información sobre esas funciones en nuestra Guía de usuario avanzado de Gmail y nunca más tendrá que pasar por este proceso.
Crédito de la imagen: Nomadsoul1 / Depositphotos
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Ryan tiene una licenciatura en Ingeniería Eléctrica. Ha trabajado 13 años en ingeniería de automatización, 5 años en TI y ahora es ingeniero de aplicaciones. Antiguo editor en jefe de MakeUseOf, ha hablado en conferencias nacionales sobre visualización de datos y ha aparecido en la televisión y la radio nacionales.
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