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Si es un analista de datos profesional, es probable que maneje varias hojas de trabajo en libros de Excel. Hay miles de columnas y filas en un archivo de Excel, lo que dificulta la extracción de datos significativos.
Sin embargo, las funciones de Excel como el esquema, los datos de grupo y los subtotales en una lista de datos son esenciales para analizar los datos comerciales y presentar informes impresionantes a la audiencia o al cliente.
Cómo dar formato a sus datos para agrupar columnas en Excel
Antes de ir más allá para crear una visualización de datos impresionante utilizando el Excel función subtotal y grupo automático de Excel, es necesario reestructurar los datos sin procesar.
Para agregar un subtotal en los datos de Excel, primero deberá ordenar la lista de datos. Luego, puede usar la función Ordenar de Excel de la siguiente manera:
- Haga clic en el encabezado de cualquier columna que desee ordenar.
- Sobre el Cinta de El Hogar pestaña, busca Edición .
- Ahora, haga clic en Filtro de clasificación y luego elige Ordenar de la A a la Z , Ordenar de Z a A , o Orden personalizado , como veas conveniente.
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Cuando desee agrupar columnas en Excel, asegúrese de que la hoja de trabajo contenga conjuntos de datos con encabezados de columna únicos, sin columnas o filas vacías y subtotales para cada subconjunto de filas. Después de la reestructuración, sus datos deberían verse como se muestra en esta imagen:
Puedes descargar esto gratis Hoja de trabajo de Excel para practicar la función Esquemas y subtotales antes de trabajar con datos de la vida real.
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Cómo agregar subtotales en conjuntos de datos de Excel
La función de subtotal de Excel le permite calcular totales generales y subtotales para una columna en una lista de datos. No necesita formatear miles de columnas y filas, ya que Excel reestructurará la lista de datos automáticamente.
La función Subtotal de Excel agrupa automáticamente los datos y podrá utilizar funciones como COUNT, SUM, AVERAGE, Max, Min, Product, Count Numbers, StdDev, etc. Para agregar subtotales a su hoja de cálculo de Excel, siga estos pasos:
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- Clasificar los datos de la hoja de trabajo de acuerdo con el encabezado de la columna para la que desea agregar subtotales.
- En la hoja de trabajo de ejemplo actual, el Categoría La columna es la base para la clasificación de datos.
- Ahora, seleccionar cualquier celda dentro del rango de datos.
- Sobre el Cinta , clickea en el Datos pestaña.
- Sobre el Esquema sección dentro de la Datos pestaña, haga clic en Total parcial .
- Excel seleccionará el conjunto de datos completo dentro de la hoja de trabajo y verá el Total parcial caja de diálogo.
7. En el Total parcial cuadro de diálogo, elija la columna deseada haciendo clic en el menú desplegable bajo En cada cambio en .
8. Ahora, debe configurar el Función de uso campo seleccionando una opción del campo desplegable. Puedes elegir cualquier cosa entre SUMA , PROMEDIO , Max , Min , etc.
9. Excel colocará el subtotal calculado en la celda que elija debajo Agregar subtotal a .
10. Haga clic en OK y Excel agregará automáticamente el Subtotales junto con Contornos .
Los grupos delineados automatizados mostrarán subtotales debajo de cada grupo, según su selección de encabezado de columna. Por ejemplo, en este tutorial, las categorías de alimentos como Barras , Galletas , Galletas , y Meriendas son grupos separados. El precio total de cada grupo está disponible en el Precio total (USD) columna.
Cómo agrupar en Excel para visualizar datos anidados
Excel le permite crear un esquema que consta de hasta ocho niveles. Es una herramienta de uso frecuente cuando necesita resumir una larga lista de datos como un grupo de encabezados individuales. El contorno más a la izquierda o exterior comienza con el Número 1 (uno) y, a medida que avanza hacia la derecha, puede subir hasta Número 8 (ocho) .
Puede visualizar rápidamente datos anidados como un grupo o datos de resumen o incluso revelar los detalles de cada grupo utilizando las filas de grupo de Excel o la herramienta de esquema. Excel le permite crear el Esquema de columnas, el Esquema de filas, y el Esquema de filas y columnas.
Grupo automático de Excel para crear un esquema
Cuando necesite organizar listas de datos anidadas más pequeñas, puede utilizar la herramienta Esquema para crear grupos automáticos. Puedes probar estos pasos:
Relacionado: Cómo usar la función SI con fórmulas anidadas en Excel
- Haga clic en cualquier celda dentro de los datos de la fila que necesita agrupar.
- Ahora, ve al Datos pestaña en el Excel Cinta .
- Dentro de Esquema sección, encontrarás Grupo Menú desplegable.
- Haga clic en Grupo y luego seleccione Esquema automático .
Notarás que la función de grupo organizó las filas perfectamente. También verá el Esquema barras en el lado izquierdo que representan múltiples estructuras de nivel de datos.
Puede explorar múltiples opciones de visualización interactuando con el Niveles botón como Número 1 (Uno), Número 2 (Dos), Número 3 (Tres), etc.
1. Si selecciona el nivel más bajo, Número 1 (uno) , verá datos mínimos en la hoja de trabajo. En el ejemplo actual, es el Gran total costo de todos los alimentos.
2. Cuando hagas clic en el siguiente nivel, solo verás el Total parcial filas junto con el Gran total hilera. No verá otras listas de datos detalladas en la hoja de cálculo de Excel.
3. Ahora puede seleccionar el nivel más alto o Número 3 (tres) en los datos de ejemplo actuales para expandir todas las filas y columnas junto con la vista delineada.
También puede utilizar los pasos anteriores para agrupar columnas en Excel. Formatee los conjuntos de datos en consecuencia para que Excel Esquema El comando puede reconocer los subtotales.
Comando de grupo de Excel para agrupar filas manualmente
Cuando la hoja de trabajo contiene conjuntos de datos complejos como más de un nivel de información, debe usar la Grupo comando para la agrupación manual.
- Seleccione un subconjunto de datos que desee incluir en un grupo y luego haga clic en el Grupo comando en el Datos pestaña de Excel Cinta .
- Para crear otro grupo con otro subconjunto de datos, seleccionar las filas y luego haga clic en el comando Grupo o use esta tecla de acceso directo Mayús + Alt + Flecha derecha .
3. Si desea crear un grupo anidado, elija todas las filas de detalles dentro de la fila de resumen relacionada y luego use el acceso directo Mayús + Alt + Flecha derecha .
Puede ocultar filas detalladas utilizando la opción de contraer filas de Excel: el Menos (-) Firme en los esquemas para simplificar los datos anidados complejos. Cuando contrae una barra de contorno, la Menos (-) firmar cambios en el Más (+) firmar para mostrar filas más tarde.
Además, puede utilizar el Mostrar detalle y Ocultar detalle botones en el Esquema sección de la Datos pestaña en Excel Cinta .
Hay estilos incorporados para grupos y esquemas dentro de la hoja de cálculo de Excel. Aplicar Estilos , haga clic en el icono del iniciador del cuadro de diálogo (una pequeña flecha desplegable) en el Contornos sección de la Datos pestaña.
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Verás un Ajustes caja de diálogo. Haga clic en la casilla de verificación para Estilos automáticos y luego haga clic en el Aplicar estilos botón.
Aplique un toque profesional a sus informes de Excel
Con este tutorial de Excel sobre subtotales y esquemas de Excel (grupos), podrá organizar datos complejos en una tabla fácil de entender. Con las hojas de cálculo de Excel, puede ver datos anidados desde múltiples perspectivas para extraer información valiosa de datos.
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Tamal es un escritor independiente en MakeUseOf. Después de adquirir una experiencia sustancial en tecnología, finanzas y procesos comerciales en su trabajo anterior en una empresa de consultoría de TI, adoptó la escritura como profesión a tiempo completo hace 3 años. Si bien no escribe sobre productividad y las últimas noticias tecnológicas, le encanta jugar a Splinter Cell y ver Netflix / Prime Video.
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