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En 1971, se envió el primer correo electrónico de una computadora a otra. Ahora, 269 mil millones de correos electrónicos se envían todos los días.
Es imposible imaginar cuántos de estos correos electrónicos son innecesarios. Cuántos solo sirven para causar más confusión. Para quemar aún más la atención y la paciencia de sus destinatarios.
Pero una cosa es segura: si más personas comenzaran a responder a los correos electrónicos de manera efectiva, todos estaríamos encadenados a nuestras bandejas de entrada con un poco menos de fuerza y nuestra ansiedad por el correo electrónico sería un poco menos debilitante.
La solución más obvia aquí no es solo 'responder en línea', sino responder en línea adecuadamente . La respuesta en línea es donde responde dentro del cuerpo principal del correo electrónico, en lugar de escribir su propio correo electrónico desde cero.
La respuesta en línea es algo que la mayoría de nosotros ya hacemos de vez en cuando. Pero deberíamos estar respondiendo en línea lejos más a menudo. Y deberíamos hacerlo teniendo en cuenta algunas reglas para mantener esos complicados hilos de correo electrónico organizados y fáciles de seguir.
Estamos respondiendo incorrectamente al correo electrónico
Lo opuesto a la respuesta en línea es lo que a menudo se denomina 'publicación superior'. Aquí es donde presiona responder a un correo electrónico y simplemente comienza a escribir en la parte superior del cuadro de texto. Así es como se compone la mayoría de los correos electrónicos de hoy. Pero a menos que esté tratando con conversaciones de correo electrónico extremadamente simples, las publicaciones principales pueden causar todo tipo de problemas.
En primer lugar, cuando se publica una publicación superior, volver al correo electrónico original se convierte en una gran molestia, lo que implica buscar un correo electrónico tras otro para encontrar lo que está buscando. Luego, debe desplazarse hacia abajo hasta el correo electrónico que está redactando para quizás parafrasear lo que acaba de encontrar, fuera de contexto y, a menudo, sin puntos destacados.
A veces, un destinatario puede responder a su correo electrónico en un hilo de correo electrónico completamente nuevo, lo que significa que su conversación ahora se lleva a cabo en dos o más hilos separados.
Si estás en una conversación grupal, las cosas se complican aún más. Hacer un seguimiento de quién responde a qué, cuándo y a qué respondieron aquellos respuestas se convierte en una hazaña casi imposible.
La respuesta en línea es la solución
En lugar de publicar en la parte superior, deberíamos responder en línea - es decir, dentro del cuerpo del mensaje de correo electrónico original. En Outlook y Apple Mail, puede ver el mensaje original tan pronto como presione responder. En Gmail, simplemente presione los tres puntos en la parte inferior de la pantalla de redacción para mostrar la conversación.
Propina: Para eliminar la línea de 'cita' vertical de su respuesta en Gmail, resalte todo el correo electrónico, luego haga clic en el sangría menos botón.
La respuesta en línea resuelve el problema de tener que desplazarse por una gran cantidad de mensajes porque el correo electrónico original está incluido y se puede buscar en el mensaje más reciente que recibe en esa conversación. Esto significa que todo se mantiene en contexto.
Además, no tiene que perder el tiempo resumiendo las respuestas de otras personas o copiando y pegando fragmentos de correos electrónicos solo para que sus propias respuestas tengan sentido. Con las respuestas en línea, todo está disponible para que todos puedan consultarlo en cualquier momento.
Y para los hilos que involucran a varias personas, distinguir quién dijo qué y en respuesta a quién es fácil (si se hace correctamente).
En línea respondiendo correctamente
Cuando la mayoría de las personas responden en línea, simplemente escriben sus respuestas junto con el texto al que quieren responder y lo ponen en negrita o en rojo.
Esto está lejos de ser ideal. Tan pronto como alguien abre un correo electrónico en texto sin formato, no puede ver este formato. Y tan pronto como haya más de un par de personas en un hilo, las cosas pueden complicarse rápidamente.
Entonces, aquí hay una guía rápida sobre adecuadamente respuesta en línea que es escalable y mantendrá la confusión al mínimo.
1. No confíe en el formato
Como se mencionó, en algunos casos, es posible que un destinatario no pueda ver el formato que incluye en un correo electrónico (por ejemplo, puede que prefieran texto sin formato). Si alguien es daltónico, puede resultarle difícil seguir los hilos que contienen varios colores.
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Por supuesto, use el formato para que las respuestas sean más fáciles de encontrar al escanear un correo electrónico. Pero no confíes solamente en eso.
2. Prefacio Respuestas con su nombre
En lugar de depender del formato, adquiera el hábito de anteponer todas sus respuestas con su nombre y, si necesita ser especialmente organizado, la fecha. Pida a todos los destinatarios que hagan lo mismo.
Actualmente, en Gmail, no tiene más remedio que escribir su nombre manualmente. Lo mismo ocurre con la siempre insípida aplicación Apple Mail.
Sin embargo, si usa Outlook, hay una función para anteponer automáticamente sus respuestas con su nombre. Para hacer esto, ve a Archivo> Opciones> Correo . Luego ve a Respuestas y reenvío , comprobar el Prefacio comentarios con cuadro y escriba su nombre en el cuadro de texto. Cuando responda en el cuerpo de un correo electrónico, su nombre aparecerá entre paréntesis automáticamente.
Mailbird también tiene esta opción por defecto.
3. Utilice saltos de línea, por favor
Siempre que deje una respuesta en línea, debe estar en una nueva línea, en lugar de insertarse a mitad de la oración o al final de un párrafo.
Esto hace que sea mucho más fácil para otras personas responder a sus comentarios y hace que el escaneo de la conversación que ocurre en cada punto sea mucho más ágil.
4. Aplicar sangría a las respuestas de varios niveles
Cuando se abordan varios puntos en un correo electrónico, tendrá varios hilos en un solo mensaje.
Para mantenerlos organizados, debe aplicar sangría a las respuestas con subprocesos para que sea obvio qué comentarios se relacionan con cada punto. Personalmente, considero que el uso de corchetes angulares (>) es el carácter más intuitivo aquí, ya que es posible que las viñetas no aparezcan en los correos electrónicos de texto sin formato.
Esto le ahorrará mucho esfuerzo al tratar de averiguar a qué parte de la conversación debe prestar atención.
5. Último recurso: utilice una herramienta mejor
Nadie pretende que las respuestas en línea sean la solución perfecta aquí. Pero si no tiene más remedio que usar el correo electrónico, tómese el tiempo para escribir correos electrónicos que sean eficientes y efectivos. Según las razones anteriores, la respuesta en línea es la mejor manera de mantener el progreso de los proyectos. También ayuda a todos a mantenerse al día con múltiples conversaciones dentro de los hilos de correo electrónico sin necesidad de perder el tiempo revisando largas listas de correos electrónicos pasados.
Sin embargo, si encuentra que incluso las respuestas en línea se vuelven demasiado complejas, o si sus colegas no pueden acostumbrarse a responder correctamente en línea, puede ser el momento de buscar una herramienta diferente.
Herramientas de comunicación como Flojo , Quejarse , y Grupo Facilitar las complejas comunicaciones del equipo. En lugar de seguir luchando con el correo electrónico, puede que sea el momento de probar uno de estos.
Difundir la palabra
Cuando adopte estas simples reglas de respuesta en línea, muchos destinatarios apreciarán lo eficiente que es este comportamiento de correo electrónico y comenzarán a imitar su enfoque de forma natural.
Sin embargo, si no copian naturalmente su etiqueta de correo electrónico reflexivo, júntelos. Envíeles este artículo. Describa cómo quiere que respondan y explique que le ahorrará toneladas de mensajes mal entendidos, tiempo perdido y pérdida de contexto.
Realmente no hay inconvenientes.
¿Crees que estas reglas te ayudarán a estar al tanto de los complejos hilos de correo electrónico? ¿Hay algún otro consejo de respuesta en línea que crea que sería útil?
Crédito de la imagen: sangoiri / Depositphotos
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Rob Nightingale es licenciado en Filosofía por la Universidad de York, Reino Unido. Ha trabajado como gestor de redes sociales y consultor durante más de cinco años, mientras impartía talleres en varios países. Durante los últimos dos años, Rob también ha sido un escritor de tecnología y es el administrador de redes sociales y editor de boletines de MakeUseOf. Por lo general, lo encontrará viajando por el mundo, aprendiendo a editar videos y experimentando con la fotografía.
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