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Microsoft Word está repleto de tantas funciones que puedes producir prácticamente lo que quieras con él. Pero estas características no siempre dan como resultado el tipo de diseños de documentos hermosos, de alta calidad y profesionales que puede esperar.
Una cosa es saberlo todo sobre Microsoft Word, todas sus complejidades, peculiaridades y funciones; otra es saber qué hace que un documento sea excelente. Aquí, le mostraremos cómo formatear un documento de Word para que parezca profesional.
1. Mantenlo simple, menos es más
¿Quiere saber cómo hacer que un documento de Word se vea bien? Simplemente manténgalo simple y aproveche las características ocultas que Microsoft Word viene con. Si recuerda algo de este artículo, déjelo así y podrá tomar las decisiones de diseño correctas en el futuro.
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Al escribir un documento, el contenido debe ser el foco principal. Existen pautas de formato de documentos para que el contenido sea más fácil de leer y digerir. Elimina la tentación de introducir elementos llamativos que solo sirven para distraer. Maximice los espacios en blanco. Mantenga su redacción ajustada y revise cualquier oración o párrafo con muchas palabras. Reglas simples y mínimas en general.
2. Elija un tipo de letra adecuado al contexto
Tu primera gran decisión de diseño debería ser cuál tipografia vas a usar. El conocimiento tradicional dice que serif las fuentes son más fáciles de leer en documentos impresos, mientras que sans-serif las fuentes son mejores a la vista cuando se leen en una pantalla digital.
Buenos ejemplos de fuentes serif incluyen Garamond, Georgia, Hoefler Text y Palatino, mientras que buenos ejemplos de fuentes sans-serif incluyen Arial, Gill Sans, Helvetica y Lucida Sans.
Omita Comic Sans si desea evitar uno de los errores de diseño de presentación más comunes. Y lo que sea que termine usando, quédese con el mismo tipo de letra en todo el documento. Si lo desea, puede utilizar un tipo de letra diferente para los títulos.
3. Utilice tamaño y color de fuente estándar
No puede aprender a formatear un documento de Word para que parezca profesional sin prestar atención a la apariencia del texto. Los artículos comerciales y académicos generalmente usan Tamaños de fuente de 12 puntos , que producen los párrafos más legibles cuando se usan en combinación con las pautas que se describen a continuación para el tamaño de página, los márgenes y el interlineado.
Algunos informes con mucha información a veces pueden tener un tamaño de fuente de 10 puntos, pero nunca menos que eso.
En general, es mejor mantén tus manos alejadas de cualquier cosa relacionada con los colores , especialmente para documentos impresos. Tendrá que pagar más por la tinta de color y no se transferirá si alguna vez se copia el documento. Para documentos digitales, reserve el texto en color para advertencias críticas y similares. Prefiero enfatizar el uso en negrita y itálico texto.
4. Utilice márgenes y tamaño de página estándar
Casi todos los documentos de oficina se imprimen en formato estándar. 8½' x 11' páginas, conocido como tamaño Carta de EE. UU. (también conocido como A4 en otros lugares, que es 210 mm x 297 mm). Este es el único tamaño que se garantiza que estará disponible independientemente de la impresora que utilice.
En cuanto a los márgenes, la mayoría de los manuales y guías de estilo requieren una Margen de 1 'en todos los lados de la página, lo que produce la mejor legibilidad para las longitudes de línea y permite anotaciones escritas si es necesario. Sin embargo, si el documento va a estar encuadernado en una carpeta, es posible que desee aumentar los márgenes laterales para 1½' para acomodar los anillos.
5. Alinear párrafos a la izquierda
Puede tener la tentación de utilizar la alineación justificada porque eso es lo que se utiliza en periódicos, novelas y algunos libros de texto, pero es la elección incorrecta para documentos de oficina y académicos. ¿Por qué es importante formalizar un documento? Sin formalidad, su documento se vuelve ilegible.
Lo que quieres es alineación izquierda para texto . Esto produce irregularidades en el lado derecho de los párrafos, pero mantiene el espacio entre letras según lo previsto por cualquier tipo de letra que esté utilizando, y eso significa una legibilidad óptima. De lo contrario, puede terminar con ríos tipográficos , que distraen mucho y simplemente se ven feos.
6. Aplicar sangría a las primeras líneas de los párrafos
Los párrafos no deben tener espacios adicionales entre ellos, y las primeras líneas de los párrafos deben estar sangrado para que cada párrafo se destaque . La única excepción son los párrafos que siguen directamente al encabezado de una sección, que se pueden dejar sin sangrar porque el contexto circundante deja en claro que es su propio párrafo.
Una regla general es hacer que el tamaño de la sangría sea el mismo que el tamaño de la fuente. Asegúrese de usar las funciones de estilo de párrafo de Word para manejar las sangrías en lugar de usar la Pestaña ¡llave!
7. Coloque imágenes entre párrafos
Puede estar bien colocar imágenes dentro de un párrafo y permitir que el texto circundante fluya a su alrededor, y si su organización lo prefiere de esa manera, entonces hágalo. Pero en términos generales, puede dañar la legibilidad, especialmente en informes basados en datos.
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La opción más segura, especialmente para gráficos y tablas y tablas, es poner imágenes entre párrafos y manténgalos alineados en el centro. De esa manera, sus imágenes nunca competirán por llamar la atención con el texto circundante. También ayuda a que los subtítulos se destaquen.
8. Elija el espaciado de línea adecuado al contexto
La elección correcta para el interlineado (el espacio en blanco que separa una línea de texto de la siguiente) depende realmente del tipo de documento que esté escribiendo.
Papeles academicos Primero debe seguir cualquier guía de estilo académico en su lugar, luego preferir el doble espacio si no existe una guía de estilo. Documentos comerciales y de oficina tienden a ser de un solo espacio para minimizar el número de páginas necesario al imprimir, pero los documentos digitales pueden ser más fáciles de leer si están espaciados entre el 120 y el 150 por ciento.
9. Divida el texto con encabezados y listas
Cuanto más largo es el documento, más importantes se vuelven los títulos. ¿Preferiría leer un informe de 20 páginas que no es más que un muro de texto de principio a fin? ¿O un informe de 30 páginas organizado en secciones, subsecciones y encabezados adecuados? Prefiero este último cada vez.
Las listas también son buenas para dividir paredes de texto y atraer la atención hacia puntos importantes. Usar listas numeradas al contar un conjunto de elementos (por ejemplo, 'los cinco atributos de un emprendedor exitoso') o al proporcionar instrucciones paso a paso. De lo contrario, listas con viñetas estan bien. Solo asegúrese de evitar el uso excesivo de las listas, lo que reduce la legibilidad del diseño de su documento de Word.
Esto es especialmente importante cuando se trata de usar Word para formatear un guión .
10. Secciones separadas con pausas
Cuando desee aprender cómo hacer que su informe se vea profesional, debe familiarizarse con los saltos de sección. En Microsoft Word, saltos de sección le permiten diferenciar ciertas páginas con cambios en la orientación, columnas, encabezados, pies de página, números de página y más. Los saltos de sección se presentan en cuatro formas:
- Siguiente página: Inicie la siguiente sección en la página siguiente.
- Continuo: Inicie la siguiente sección en la página actual.
- Incluso la página: Inicie la siguiente sección en la siguiente página par.
- Página impar: Inicie la siguiente sección en la siguiente página par.
Si su documento es lo suficientemente grande como para necesitar capítulos, esta es la mejor manera de formatearlos de manera limpia. Cada capítulo debe hacerse con un salto de sección de 'Página siguiente', o los saltos de sección de 'Página par' o 'Página impar' si lo va a colocar dentro de una carpeta. Hemos mostrado cómo eliminar saltos de página si es necesario, también.
Aprenda a dar formato a un documento de Word para que parezca profesional
A menos que su organización o escuela requiera un diseño y formato específicos, puede omitir el arduo trabajo de configurar su propia plantilla y simplemente descargar una en su lugar. Esto le ayuda a lograr rápidamente un diseño de documentos profesional.
Cuota Cuota Pío Correo electrónico 8 consejos esenciales de escritura para Microsoft WordAprenda a utilizar Microsoft Word de forma eficaz para convertirse en un escritor profesional. ¡Aquí tienes algunos consejos!
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Emma es escritora senior y editora junior de la sección creativa. Se graduó con una licenciatura en inglés y combina su amor por la tecnología con la escritura.
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