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Una firma al final de su mensaje de Outlook o Gmail puede agregar brillo a sus correos electrónicos. Las firmas de correo electrónico son una herramienta de promoción y creación de redes. Incluso una simple firma que incluya su nombre, información de contacto y, opcionalmente, su sitio web y dirección comercial dicen mucho.
Si usa Outlook para sus correos electrónicos, crear una firma es muy fácil. No lleva mucho tiempo, ofrece flexibilidad y puede proporcionarle múltiples firmas para comunicaciones comerciales y personales.
Cómo agregar una firma en Outlook
Si no está seguro de cómo crear una firma en Outlook, primero debe acceder a la pantalla de configuración. Puede abrir esta área de dos formas diferentes en la aplicación de escritorio de Outlook.
- El primer método es hacer clic Expediente > Opciones > Correo . Debería ver la opción para Firmas y simplemente presione ese botón.
- La segunda forma de acceder a la ventana de configuración es en la pantalla de redacción del correo electrónico. Selecciona el Insertar pestaña, la Firmas cuadro desplegable y seleccione Firmas .
Ambos métodos le llevarán al Firmas y Papelería pantalla. Aquí es donde creará su firma y configurará sus ajustes.
Cómo crear una firma en Outlook
Para empezar, la primera creación de su firma, asegúrese de estar en el Firma de email pestaña en la ventana de configuración. Luego, sigue estos pasos.
- Selecciona el cuenta de correo electrónico desea utilizar a la derecha si tiene más de una dirección configurada. Recuerde, puede crear varias firmas para varias cuentas.
- Hacer clic Nuevo , que debería ser el único botón accesible si aún no hay otras firmas.
- Dale a tu firma un nombre . Esto es tan importante como útil si planea configurar más de una firma. Por ejemplo, puede optar por tener diferentes firmas para nuevos mensajes y respuestas o para mensajes dentro y fuera de la oficina. Por lo tanto, intente usar un nombre significativo que reconozca de un vistazo.
- Hacer clic OK cuando termines.
Cómo dar formato a una firma
Ahora viene la parte divertida: crear una firma de correo electrónico destacada en el editor de texto. Por supuesto, puede simplificarlo simplemente insertando su nombre e información de contacto. Pero puede utilizar las herramientas disponibles para cambiar el estilo y el tamaño de la fuente, formatear el texto , cambie su color y alinéelo a la izquierda, a la derecha o al centro.
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Si desea realizar esos ajustes, puede utilizar las herramientas antes de escribir su firma o después. Sin embargo, es más fácil comenzar escribiendo su firma en el Firma de email cuadro de texto primero y hacer los cambios después.
Arreglar el texto
Para cambiar el texto de la firma después de escribirlo, simplemente seleccione el texto y realice cambios en el estilo, tamaño, formato o color de la fuente. Por ejemplo, tal vez desee que su nombre aparezca más grande y con una fuente elegante. O quizás le gustaría que el nombre de su empresa y su número de teléfono aparecieran en los colores de su empresa.
Agregar un enlace
Una característica interesante de crear su firma en el escritorio de Outlook es que si desea agregar un enlace a un sitio web, la aplicación lo hace automáticamente. Por ejemplo, si comienza a escribir 'www.' y luego el resto de la URL, cuando presionas el Ingresar clave, el texto está vinculado al sitio por usted.
Alternativamente, puede vincular el texto usted mismo y usar un idioma diferente con el Hipervínculo botón. Esto le permite redactar cualquier texto que desee y vincularlo. Por ejemplo, es posible que desee que el nombre de su empresa aparezca tal como está, pero vincularlo al sitio web de la empresa.
Para hacer esto, siga estos pasos:
- Seleccione el texto y haga clic en el Hipervínculo en la parte superior del editor.
- Debajo Enlace a Asegúrate de eso Archivo o página web existente está seleccionado.
- Confirme el texto que se mostrará en la parte superior y luego ingrese la URL en el Dirección campo.
- Hacer clic OK y estás listo.
Notará que también puede vincular a un correo electrónico en ese mismo cuadro, que es otra forma práctica de formatear su dirección de correo electrónico. Incluso puede incluir una línea de asunto para que sepa que el mensaje es de un usuario que hizo clic en su dirección en el correo electrónico. Solo tenga en cuenta que es probable que el usuario pueda ajustar esa línea de asunto con su propia aplicación.
Insertar una imagen
Otra excelente manera de hacer que su firma se destaque es insertando una imagen. El uso más común de esto es para el logotipo de su empresa. Y muchas empresas realmente requieren que su logotipo esté en su firma. De cualquier manera, agregar esto es tan fácil como agregar un enlace.
Mueva el cursor al lugar de su firma donde desea la imagen y haga clic en el Imagen botón. Busque su archivo en la ventana emergente, selecciónelo y presione Insertar . Eso es todo, Outlook inserta su imagen en su firma.
Si después de insertar la imagen se da cuenta de que podría usar algún formato, también puede hacerlo. Simplemente haga doble clic en la imagen para abrir la ventana de formato. Luego, puede ajustar el tamaño o los colores y las líneas, así como ingresar texto alternativo y recortar la imagen.
Otra excelente forma de formatear una imagen en su firma es vincularla. De esta manera, su destinatario puede simplemente hacer clic en el logotipo y dirigirse directamente al sitio web de su empresa. Para hacer esto, agregue la imagen e inserte el enlace con los pasos anteriores.
Incluir una tarjeta de presentación
Si bien tal vez no sea tan común como las otras herramientas de formato, la opción de agregar una tarjeta de presentación está disponible. Simplemente coloque el cursor donde lo desee, haga clic en el Tarjeta de visita , seleccione la ubicación en el Pase a ver el cuadro desplegable y haga clic en OK .
Si tiene una tarjeta de presentación guardada que incluye su nombre, cargo y nombre de la empresa, esta es una forma conveniente de agregar esos detalles rápidamente.
Cómo configurar una firma
Todo lo que tiene que hacer ahora es decidir cuándo debe usarse. Ya ha elegido la dirección de correo electrónico para adjuntarlo, pero hay más. Puede utilizar la firma para mensajes nuevos, respuestas y reenvíos, o ambos. Y puedes crear diferentes para cada uno.
Por ejemplo, si tiene una firma que incluye muchos detalles junto con su nombre, es posible que no desee incluir todo eso cuando simplemente está respondiendo o reenviando un correo electrónico a alguien. En ese momento, es posible que solo desee un simple 'gracias' junto con su nombre de pila.
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Por lo tanto, mantendría el nombre de su nueva firma de correo electrónico en el Nuevos mensajes área y luego cree otra nueva firma y seleccione su nombre en el Respuestas / reenvíos caja. Outlook los insertará en sus correos electrónicos de forma predeterminada, pero puede cambiarlos antes de enviarlos.
Cómo usar una firma diferente en Outlook
Ahora que tiene sus firmas predeterminadas configuradas, no tiene que preocuparse por insertarlas cuando redacta, responde o reenvía un mensaje. Pero, ¿qué pasa si desea utilizar una firma diferente en ese correo electrónico?
En la ventana de mensaje nuevo, haga clic en el Insertar pestaña. Luego, seleccione el Firmas cuadro desplegable y elija la firma que desea utilizar. Luego verá que su elección aparece directamente en su correo electrónico reemplazando la predeterminada.
Cómo cambiar una firma en Outlook
Puede que tenga todas sus firmas configuradas ahora, pero tenga en cuenta que necesita hacer un cambio. ¿Cómo se edita una firma existente? Esto es tan simple como crear uno.
Una vez más, acceda a la ventana de configuración de la firma haciendo clic en Expediente > Opciones > Correo . O en la pantalla de redacción del correo electrónico, seleccione el Insertar pestaña, la Firmas cuadro desplegable y seleccione Firmas .
Luego, elija el nombre de la firma en el Seleccionar firma para editar caja. Realice sus cambios dentro del editor y luego haga clic en Ahorrar .
También puede cambiar el nombre de su firma desde esta área si es necesario. Hacer clic Rebautizar , asígnele un nombre nuevo y haga clic en Ahorrar .
Las firmas son más que correos electrónicos comerciales
Es posible que se encuentre en una situación en la que su empresa tenga reglas estrictas para las firmas y el formato de los correos electrónicos. O simplemente prefiere mantener sus firmas simples por razones profesionales. Pero las firmas de correo electrónico no son solo para negocios y con las herramientas que ofrece Outlook, puede hacer que sus correos electrónicos personales sean divertidos y creativos.
Aquí hay algunas sugerencias.
Agregue un poco de alegría navideña a los correos electrónicos que envía a amigos y familiares. Puede mostrar una linda imagen navideña, agregar un cierre alegre y arreglar su firma con colores festivos.
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Incluya motivación, inspiración o buen humor con una cita. Puede hacer que cualquier palabra parezca elegante o divertida con las herramientas de formato de Outlook.
Muestre su espíritu de equipo para la temporada de fútbol, baloncesto o béisbol. Puede insertar una foto de su equipo favorito, vincularla a su sitio web oficial y usar los colores del equipo para un efecto genial.
Y para ver más opciones, eche un vistazo a estos generadores de firmas de correo electrónico para que sus correos electrónicos se destaquen.
Su firma de Outlook en línea
Si ocasionalmente accede a su cuenta de Outlook en la web, también puede agregar una firma predeterminada allí. Sí, Outlook en la web no es exactamente lo mismo que Outlook en los equipos de escritorio, pero esto es algo que ambos comparten. Obtenga más información sobre las diferencias entre Servicios de correo electrónico de Outlook, Hotmail y Microsoft .
- Haga clic en el icono de engranaje en la parte superior derecha para abrir la configuración.
- Seleccione Ver toda la configuración de Outlook en el fondo.
- Elegir Correo a la izquierda y luego Redactar y responder .
Si bien actualmente solo puede crear y usar una firma en el sitio de Outlook, aún puede formatearla, agregar imágenes y enlaces y configurarla para el tipo de mensaje.
Tómese el tiempo para crear su firma de correo electrónico de Outlook
Para los correos electrónicos comerciales, las firmas pueden ser simples, atractivas y útiles al mismo tiempo. Ofrecen a sus destinatarios una forma sencilla de ver su información de contacto y visitar el sitio web de su empresa. Para los correos electrónicos personales, las firmas pueden ser únicas, divertidas y entretenidas. Pueden mostrar personalidad y espíritu.
Por lo tanto, siempre vale la pena tomarse el tiempo para crear su firma de correo electrónico de Outlook.
Si necesita un poco más de ayuda con la firma de su empresa, consulte nuestros consejos para crear la firma de correo electrónico profesional perfecta.
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Con su licenciatura en Tecnología de la Información, Sandy trabajó durante muchos años en la industria de TI como Gerente de Proyectos, Gerente de Departamento y Líder de PMO. Luego decidió seguir su sueño y ahora escribe sobre tecnología a tiempo completo.
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