Cómo automatizar tareas repetitivas en Google Sheets con macros

Cómo automatizar tareas repetitivas en Google Sheets con macros

Grabe una tarea, guárdela y ejecútela cuando lo desee.





Las macros finalmente están disponibles para los usuarios de Google Sheets. Las macros le permiten automatizar tareas repetitivas en documentos y hojas de cálculo sin tener que aprender a escribir código.



Han sido una herramienta de productividad central en Microsoft Office durante mucho tiempo. Los usuarios de Excel siempre han podido usa macros para ahorrar tiempo y ahora puede traer los mismos beneficios de ahorro de tiempo a Hojas de cálculo de Google.





Si bien Google Sheets ha permitido a los usuarios escribir sus propias funciones de Apps Script, las macros abren este tipo de funcionalidad a todos los usuarios de Google Sheets, sin necesidad de experiencia en codificación.

Las macros son particularmente útiles si se encuentra lidiando con varias hojas una y otra vez con datos o información similar. Por ejemplo, cualquier tipo de rastreadores mensuales con funciones elaboradas para recopilar datos se beneficiará de las macros.



Cómo crear una nueva macro en Google Sheets

Las macros de Google Sheets son muy fáciles de crear.

  1. Hacer clic Herramientas> Macros> Grabar macro .
  2. Ejecute los pasos que desea automatizar.
  3. Escoger Referencias absolutas si desea que la macro opere exactamente en la misma celda que graba. Escoger Referencias relativas si desea que la macro opere en la celda que seleccione y en las celdas cercanas.
  4. Hacer clic Ahorrar .
  5. Ingrese el nombre de la macro y una tecla de método abreviado de teclado opcional.

Ahora, obviamente, el paso dos en la lista anterior podría implicar muchos más pasos, pero hablaremos de eso más adelante.



Cómo editar una macro en Google Sheets

Si desea editar su macro, haga lo siguiente:

  1. Ir a Herramientas> Macros> Administrar macros .
  2. En la lista de macros que se abre, haga clic en el botón de menú (tres puntos) junto a la macro que desea editar.
  3. Hacer clic Editar guión .

Para editar la macro, tendrá que editar el código, por lo que si esto es algo con lo que no se siente cómodo, puede ser más fácil simplemente volver a grabar la macro.



Cómo ejecutar una macro en Google Sheets

Para ejecutar la macro, abra la hoja que desea usar y haga clic en Herramientas> Macros y seleccione la macro de la lista. O si asignó un atajo de teclado a su macro, puede usarlo en su lugar.

A continuación, encontrará algunos ejemplos simples de las diversas formas en que puede usar macros en Google Sheets.

Ejemplo 1: formatee su hoja de cálculo con una macro

Cualquier tipo de formato repetitivo que deba aplicar a varias hojas de Google se puede hacer fácilmente con macros.

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Formateo básico

Si tiene varias hojas con información similar, puede grabar macros para cualquiera o todos los siguientes: formato de negrita / cursiva / subrayado, tamaño de fuente, alineación de texto, ajuste de texto, color de relleno de fondo y más.

Formato condicional

Con Google Sheets, también puede obtener bastante meta, agregando una capa adicional de automatización además de la automatización básica con el formato condicional.

Puede utilizar el formato condicional para formatear las celdas utilizando los mismos métodos enumerados anteriormente. La diferencia es que puede crear una regla que formatee el texto según criterios específicos:

  • Si la celda contiene o no contiene una palabra clave específica.
  • Si la celda contiene un número igual, mayor o menor que un número específico
  • Si la celda contiene una fecha específica / una fecha posterior a / una fecha anterior a su especificación.

Entonces, digamos que está utilizando Google Sheets como una forma de realizar un seguimiento de sus tareas y ha asignado fechas de vencimiento a sus tareas. Puede usar formato condicional para resaltar todo lo que vence hoy:

  1. Después de hacer clic en Grabar, seleccione las celdas a las que desea aplicar formato condicional.
  2. Ir a Formato> Formato condicional .
  3. En la barra lateral que se abre, haga clic en Agregar nueva regla .
  4. Debajo Dar formato a celdas si Seleccione La fecha es .
  5. En el segundo menú desplegable que se abre, seleccione Hoy dia para las tareas que vencen hoy.

Si desea resaltar algo que está vencido, repita los pasos 1 a 3 y luego haga lo siguiente:

  1. Debajo Formato de celdas si selecciona La fecha es anterior .
  2. En el segundo menú desplegable que se abre, seleccione Hoy dia .

Ejemplo 2: crear informes y gráficos

Hay muchas formas de generar informes en Google Sheets, incluidas tablas dinámicas, gráficos y tablas.

Tablas dinámicas en Hojas de cálculo de Google

Las tablas dinámicas son extremadamente útiles si está buscando calcular totales de varios elementos en su hoja de cálculo. Puede utilizar una tabla dinámica para comprender grandes cantidades de datos y resumirlos en un breve informe digerible. Dado que se basa en los datos de la hoja de cálculo, también puede usar formato condicional, cuadros y gráficos para visualizar los datos.

Por ejemplo, si usa una hoja de Google para sus hábitos de gasto, puede usar un gráfico dinámico para calcular los totales. Esta es una excelente manera de controlar realmente cuánto está gastando en Starbucks.

  1. Después de hacer clic Registro , ir a Datos> Tabla dinámica .
  2. los Editor de tabla dinámica se abrirá en un panel lateral donde puede agregar los elementos que desee que aparezcan en su tabla.
  3. Debajo Filas hacer clic Agregar y seleccione la columna que contiene la información que desea recopilar: categoría de gastos o ubicación, por ejemplo.
  4. Debajo Valores , haga clic en Agregar y seleccione la columna que contiene los montos que está gastando por categoría.

Este es un ejemplo muy simple de cómo se puede utilizar una tabla dinámica. Hay usos mucho más elaborados, donde las macros le facilitarán la vida en Google Sheets.

Gráficos y gráficos circulares en Hojas de cálculo de Google

En lugar de desplazarse por una fila tras otra de datos, también puede resumir toda esa información visualmente.

Nuevamente, si tiene varias hojas con datos similares, puede crear el mismo gráfico en varias hojas diferentes.

Por ejemplo, si realiza un seguimiento de sus ventas mensuales, puede crear un gráfico circular que desglose las ventas por producto.

  • Seleccione la (s) columna (s) / fila (s) que contienen los datos que desea visualizar.
  • Después de hacer clic en el botón Grabar, vaya a Insertar> Gráfico .
  • En el panel que se abre, seleccione el tipo de gráfico (gráfico de líneas, gráfico de barras, gráfico circular, etc.)

Ejecute esa macro en otras hojas con datos similares para visualizaciones rápidas. Google Sheets también hará sugerencias para el gráfico más adecuado según los datos.

Ejemplo 3: ejecutar funciones complejas con macros

Esta es probablemente una de las formas más útiles y poderosas en las que puede usar macros en Google Sheets, pero si bien las funciones complejas pueden ser complicadas, se simplifican con las macros.

Hay muchas funciones existentes, como la fórmula COUNTIF o la Funciones de búsqueda . También puede dar un paso más y crea tus propias funciones de Google Sheets .

Una vez que haya resuelto su función, simplemente grabe su macro siguiendo los pasos.

Ejemplo 4: Haga que sus datos sean más fáciles de ver

Si tiene una gran cantidad de datos guardados en una hoja de cálculo de Google, es útil congelar la primera fila y la primera columna.

De esa manera, cuando esté viendo una hoja de cálculo llena de números o información, mantener la primera fila o columna a la vista es esencial si desea contexto para lo que está buscando.

  1. Después de hacer clic en el botón Grabar, vaya a Ver> Congelar> Una fila y Ver> Congelar> Una columna .
  2. Hacer clic Ahorrar .
  3. Ingrese un nombre para la macro y haga clic en Ahorrar de nuevo.

Iniciar una macro y detener el trabajo repetitivo

Debido a la naturaleza colaborativa de Google Sheets, puede ejecutar macros mientras otras personas continúan ingresando su información y ya no tiene que descargar hojas y abrirlas en otro programa para ejecutar una macro.

Si la colaboración y el almacenamiento en la nube no son una prioridad para usted, siempre puede optar por Microsoft Excel para grabar macros .s

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Sobre el Autor Nancy Messieh(888 Artículos publicados)

Nancy es escritora y editora que vive en Washington DC. Anteriormente, fue editora de Medio Oriente en The Next Web y actualmente trabaja en un grupo de expertos con sede en DC sobre comunicaciones y difusión en las redes sociales.

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