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Llegará un momento en el que tendrás que lidiar con todo tipo de información almacenada en otro tipo de archivos y llevarla a Microsoft Excel . No puede huir de un archivo de texto siempre presente. Apuesto a que encuentras algunos de ellos todos los días.
A continuación, se muestran algunos ejemplos cotidianos:
- Un análisis de Excel de la información de ventas o productos almacenada en un archivo de texto.
- Intercambio de datos entre dos software diferentes (tal vez, de una base de datos a una hoja de cálculo).
- Nombres, direcciones e ID de correo electrónico almacenados en un programa de correo electrónico (p. Ej. exportar desde Microsoft Outlook a Excel ).
Microsoft Excel le brinda todas las herramientas para conectarse a fuentes externas de datos. Hablemos de archivos de texto delimitados.
Este es un archivo de texto delimitado
Como puede ver, los nombres y apellidos, las empresas para las que trabajan y otros detalles están separados por comas. Esta archivo de texto delimitado por comas es fácil de crear en cualquier editor de texto.
Ahora mismo, no es útil. Traiga esto a una hoja de cálculo y podrá hacer un documento más profesional.
Por ejemplo, puede buscar fácilmente datos duplicados y eliminarlos. Entonces tú puedes utilizar la hoja de cálculo para crear etiquetas y combinar correspondencia si las direcciones también forman parte de los datos.
La idea básica aquí es importar la información de un archivo de texto y dividir sus diversas piezas de información en columnas separadas y nombrar cada columna con un encabezado apropiado.
Veamos un archivo de texto delimitado con más detalle ...
Los 3 tipos diferentes de archivos de texto delimitados
Hay tres tipos comunes de archivos delimitados según la forma en que separe (delimite) cada valor. Se puede utilizar cualquier carácter para separar las entradas individuales en un archivo.
Por ejemplo: la tubería (|) o un espacio simple. Encontrará que estos tres son los tipos más comunes de separadores delimitados entre cada entrada de texto.
- Valores Separados por Comas.
- Valores separados por tabuladores.
- Valores separados por dos puntos.
El delimitador de texto mantiene cada valor separado del siguiente. Cualquier valor que siga al delimitador y preceda a la siguiente aparición del delimitador se importa como un valor. Recuerde que el valor entre el delimitador asignado puede tener otro carácter delimitador, pero necesita una comilla (') o un apóstrofo (').
¿Confuso? No tanto. Veamos cómo con un ejemplo:
En un archivo de texto con nombres de ciudades y estados, puede haber algunos valores como 'Albany, NY'.
Microsoft Excel puede leer la coma (,) entre las dos palabras como delimitador. Para tratar los nombres de la ciudad y el país como un valor e importarlos a una celda de Excel tenemos que usar comillas dobles o un apóstrofo como calificador de texto. Si no se especifica ningún carácter como calificador de texto, 'Albany, NY' se importa en dos celdas adyacentes como Albany y NY.
En resumen, para retener cualquier valor en una columna exactamente como está, puede encerrar el valor entre comillas o un apóstrofo.
Como veremos a continuación, Microsoft Excel le brinda un control completo sobre el proceso de importación y un panel de Vista previa para ver el formato de los datos antes de que llenen las celdas.
Convertir de un archivo de texto delimitado a una hoja de cálculo
Hay muchos convertidores en línea que puede tomar un archivo de texto CSV sin procesar y escupir una hoja de cálculo XLS. Zamzar y Convertio son dos excelentes herramientas.
Pero no es necesario buscar un convertidor en línea porque Microsoft Excel tiene una función nativa que hace el trabajo mucho mejor.
Tomemos un archivo CSV de muestra y veamos los pasos para convertir archivos de texto delimitados en hojas de cálculo. La captura de pantalla anterior de un revoltijo de valores separados por comas en un archivo de Bloc de notas es un buen ejemplo.
Microsoft Excel puede ayudar a convertir este revoltijo confuso en filas y columnas ordenadas. A continuación, puede empezar a trabajar en él y convertirlo en un informe con un bonito formato o prepararlo para imprimirlo.
Hay tres formas de incorporar datos a una hoja de cálculo de Excel desde un archivo CSV. Empiece primero con el más fácil.
Método 1: la importación automática
1. Haga clic en el Expediente pestaña, luego haga clic en Abierto .
2. Seleccione el archivo CSV que desea abrir. Microsoft Excel abre el archivo de texto automáticamente y muestra los datos en un nuevo libro.
Esta es la ruta más directa (y rápida) para abrir un archivo CSV. Microsoft Excel usa la configuración de formato de datos predeterminada para leer e importar cada columna de datos. Pero la importación automática no le brinda la flexibilidad que desea.
Entonces, veamos la segunda forma que usa un asistente.
Método 2: restaurar el asistente de importación de texto
El Asistente de importación de texto le permite controlar la estructura de los datos que desea importar. Se inicia automáticamente cuando importa archivos de texto (es decir, un archivo con extensión TXT).
Abra Microsoft Excel y busque un archivo de texto (o cambie la extensión del archivo CSV a TXT).
Microsoft ocultó el antiguo Asistente para importación de texto en Excel 365 y 2016 (versión 1704 en adelante). Pero puede recuperar el asistente de importación de texto desde las Opciones de Excel.
1. Ir a Archivo> Opciones> Datos .
2. Desplácese hacia abajo hasta Mostrar asistentes de importación de datos heredados sección.
3. Para importar archivos de texto o CSV, seleccione Desde texto (heredado) . Hacer clic OK para cerrar las Opciones.
4. Ahora, puede utilizar el asistente de la cinta. Ir a Datos> Obtener datos> Asistentes heredados> Desde texto (heredado) . Busque y abra el archivo CSV que desea importar.
Utilice este proceso de tres pasos para controlar el formato de los datos.
Paso 1
Así es como se ve el Asistente para importación de texto en el primer paso.
Seleccione Delimitado - Cuando los elementos del archivo de texto están separados por tabulaciones, dos puntos, punto y coma, espacios u otros caracteres.
Seleccione Ancho fijo - Cuando todos los elementos tienen la misma longitud y están cuidadosamente estructurados en columnas separadas por espacios.
A veces, los datos sin procesar pueden tener una fila de encabezado. Por ejemplo:
|_+_|Usar Iniciar la importación en la fila para seleccionar la fila desde donde comenzará la importación.
los Origen del archivo se puede dejar en su valor predeterminado en la mayoría de los casos.
los Avance muestra los valores tal como aparecerán cuando se delimiten en columnas en la hoja de trabajo.
Hacer clic próximo .
Paso 2
Elegir el Delimitadores para su archivo (coma, en nuestro caso). Para algún otro personaje, marque Otro e ingrese el carácter en el pequeño campo. los Vista previa de datos ventana le da una idea de los datos en columnas.
Selecciona el Trate los delimitadores consecutivos como uno casilla de verificación si sus datos contienen un delimitador de más de un carácter entre los campos de datos o si sus datos contienen varios delimitadores personalizados.
Por ejemplo, esto le ayuda a manejar archivos que pueden tener un espacio extra antes o después de otro delimitador. Puede ayudar a identificar el espacio como otro delimitador y marcar esta casilla.
Utilizar el Calificador de texto menú desplegable para seleccionar el carácter que incluye valores en su archivo de texto. Hablamos anteriormente sobre cómo un calificador de texto puede ayudarlo a importar algunos valores en una celda en lugar de en otras separadas.
Utilizar el Vista previa de datos ventana para comprobar la apariencia.
Haga clic en próximo .
Nota: La pantalla del asistente cambia al importar datos de ancho fijo.
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los Vista previa de datos La ventana puede ayudarlo a establecer el ancho de las columnas. Utilice la barra superior de la ventana para establecer un salto de columna representado por una línea vertical. Arrastre un salto de columna para aumentar o disminuir el ancho. Haga doble clic en un salto de columna para eliminarlo.
En un archivo de ancho fijo, no se utilizan delimitadores para separar los valores en el archivo. Los datos se organizan en filas y columnas, con una entrada por fila. Cada columna tiene un ancho fijo, especificado en caracteres, que determina la cantidad máxima de datos que puede contener.
Paso 3
Las ventanas de vista previa se vuelven más importantes en esta pantalla porque puede ajustar el formato de los datos que entran en cada campo con la Formato de datos de columna . De forma predeterminada, Microsoft Excel importa datos en formato General. Seleccione la columna en la ventana de vista previa y establezca el formato apropiado.
Por ejemplo, puede seleccionar ...
- Texto para los campos de texto.
- Fecha y el formato de fecha para cualquier columna que contenga fechas.
- General para convertir monedas al formato de moneda de Excel.
Utilizar el Advanced para especificar el tipo de decimal y los separadores de mil lugares para datos numéricos.
Por ejemplo, si desea mostrar 100.000 como 100.000. Excel muestra los números según el formato establecido en la configuración regional de su computadora.
Hacer clic Terminar . A final Datos de importacion aparece el cuadro de diálogo.
No se preocupe demasiado por eso ahora. Le brinda algunas opciones para insertar los datos en la hoja de cálculo o crear una conexión con una base de datos externa. Insertar los valores delimitados por texto como una tabla en la hoja de trabajo actual es la configuración predeterminada.
El método heredado 'antiguo' sigue siendo la mejor manera de hacerlo cuando su archivo CSV es simple. Si no es así, ahora hay un nuevo método que puede adaptarse a cualquier necesidad de importación de texto.
Método 3: usar Obtener y transformar datos
La pestaña Datos incluye todas las herramientas que necesitará para recopilar datos externos y hacer que se comporte como usted también lo desea. Por ejemplo, puede crear un informe de tabla dinámica y actualizarlo cuando cambien los datos externos.
Es una exageración para archivos CSV simples, pero sigamos adelante y veamos cómo incorporar columnas de datos delimitados a Excel.
1. Abra un libro en blanco.
2. Vaya al Datos pestaña de la cinta. Luego haga clic en la pequeña flecha desplegable debajo del Obtener datos botón (en el Obtener y transformar datos grupo). Escoger Desde archivo> Desde texto / CSV .
3. En el Importar archivo de texto cuadro de diálogo, busque la ubicación en su escritorio y seleccione el archivo de texto CSV que desea importar. El Asistente para importación de texto se muestra de forma ordenada con las opciones que ahora puede seleccionar.
Como puede ver, puede cambiar la codificación de caracteres y la elección del carácter delimitado o ingresar un delimitador personalizado.
Excel calcula el delimitador analizando los primeros cientos de filas del conjunto de datos de forma predeterminada. Puede cambiar esto y dejar que Excel funcione también con todo el conjunto de datos. No se recomienda si tiene millones de registros para importar.
4. Haga clic en el Carga para importar sus datos a una nueva hoja de trabajo bonita.
5. Siempre que importe datos a Excel, se creará una conexión de datos. Puede ejecutar consultas y conectar la hoja de trabajo a la fuente externa. Cualquier cambio en los datos de origen original se actualizará automáticamente en la hoja de Excel.
6. Puede cancelar esta conexión yendo a Datos> Consultas y conexiones para abrir el panel lateral.
Haga clic derecho y elija Borrar . O bien, coloque el cursor sobre el nombre del archivo de la fuente de datos y presione Borrar en la ventana que sube. Si está seguro, haga clic en Borrar de nuevo.
La transformación de los datos está más allá del alcance de este tutorial. Así que te dirigiré a Microsoft Introducción a Get & Transform en Excel página de soporte para obtener más ayuda.
Los múltiples usos de los archivos delimitados en Excel
¿Necesita separar una lista de nombres y apellidos y prepararlos para imprimir? Convierta el archivo de texto delimitado a Excel. Puede importar o exportar hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas. Y los archivos delimitados se admiten en casi todas partes. Use Excel para ahorrar tiempo con las técnicas anteriores y los consejos a continuación o aprenda cómo extraer un número o texto de Excel .
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Saikat Basu es el editor adjunto de Internet, Windows y Productividad. Después de eliminar la suciedad de un MBA y una carrera de marketing de diez años, ahora le apasiona ayudar a otros a mejorar sus habilidades para contar historias. Busca la coma de Oxford que falta y odia las malas capturas de pantalla. Pero las ideas de fotografía, Photoshop y productividad calman su alma.
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