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Mail Merge puede ahorrarle tiempo y esfuerzo, así que aprenda el proceso de principio a fin con esta guía.
Casi todos los que están familiarizados con la suite de Office han oído hablar de Mail Merge, pero muchos no saben exactamente cómo se lleva a cabo el proceso. Es más fácil de lo que piensa, siempre que tenga claro cómo configurar sus documentos de antemano y combinarlos en Word.
Una vez que esté en funcionamiento, utilizará esta función para crear todo desde fichas personalizadas a un envío masivo en su lugar de trabajo. La combinación de correspondencia solo es desalentadora por primera vez, y puede demostrarlo por sí mismo trabajando a través de este tutorial.
Hemos utilizado el nuevo Office 2016 para esta guía, pero el proceso se aplica a versiones anteriores de Microsoft Word y Excel.
Cómo configurar el documento de origen
La combinación de correspondencia funciona rellenando campos específicos en un documento con datos de otra fuente, normalmente una base de datos u hoja de cálculo . El primer paso hacia una combinación de correspondencia exitosa es configurar el documento de origen y asegurarse de que tenga el formato que Word pueda entender.
Dado que es el uso más común de esta técnica, nuestro ejemplo se centrará en colocar nombres y direcciones individuales en un envío masivo genérico. Los campos que incluiremos son Nombre, Compañía, Dirección, Ciudad, Estado y Código postal, pero estos detalles no son esenciales, siempre que siga el proceso general.
Usando Excel
Si está utilizando Excel para crear su documento de origen, simplemente necesita producir una tabla de toda la información pertinente que podría incluirse en esta combinación de correspondencia o en un envío futuro.
La idea básica aquí es dividir su información en columnas separadas y darle a cada una un encabezado apropiado. Esto hace que sea más fácil elegir entre esos detalles más adelante, lo que hace posible usar el mismo documento de origen para crear cualquier cosa, desde una tarjeta de identificación hasta una etiqueta de dirección.
A continuación, seleccione todos sus datos (incluidos los encabezados de columna), navegue hasta el Fórmulas pestaña y seleccione Definir nombre .
Se le pedirá un nombre para su conjunto de datos, así que elija algo apropiado. Si es probable que supervise varios proyectos de combinación de correspondencia para diferentes envíos, es aconsejable agregar algo reconocible para diferenciarlos más adelante. Una vez hecho esto, guarde su trabajo y cierre la hoja de cálculo.
Usando Word
También puede utilizar un archivo de Word como documento de origen, pero requiere un poco más de esfuerzo. Necesitarás Prepara una mesa para mantener las cosas reglamentadas. , así que dirígete al Insertar pestaña, busque el Mesas sección y haga clic en el menú desplegable. Estipule el tamaño de tabla requerido para su proyecto y luego comience a llenarlo con sus datos.
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No hay necesidad de preocuparse demasiado por el formato aquí, ya que este documento está destinado exclusivamente a actuar como un archivo de origen para su combinación de correspondencia. Sin embargo, la precisión es clave, así que asegúrese de que todos sus datos se hayan colocado en las columnas correctas y estén titulados correctamente. Cuando haya terminado, guarde el documento y ciérrelo por el momento.
Inicio de la combinación de correspondencia
Abra Word y cree un nuevo documento. Dirígete al Correos pestaña y haga clic en el Iniciar combinación de correspondencia desplegable para seleccionar el proyecto deseado.
Aquí es donde el proceso puede divergir un poco, dependiendo de lo que esté buscando hacer. Si estuviera haciendo una etiqueta, o algo más que pudiera estar impreso en papel no estándar, se me presentaría otra pantalla que me permitía estipular algunas opciones de impresión adicionales.
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En este caso, elija el Defecto bandeja, a menos que tenga motivos para hacer lo contrario, y luego seleccione el número de producto apropiado para que Word pueda aplicar la plantilla correcta.
Importación de datos de origen
Con esos cimientos sentados, ahora podemos comenzar a importar información que ingresamos en el documento fuente al comienzo del proceso. Dirígete al Correos pestaña una vez más, haga clic en Seleccionar destinatarios y elige Usar lista existente .
Navegue hasta su documento de origen, ya sea que se haya creado en Word o Excel: el paquete Office de Microsoft funcionará bien en conjunto en la mayoría de las situaciones. Si está utilizando una hoja de cálculo, se le pedirá que confirme qué tabla está seleccionando y debe asegurarse de que la casilla marcada La primera fila de datos contiene encabezados de columna está marcado. Ahora dirígete al Escribir e insertar campos sección de la Correos pestaña y haga clic en Bloque de direcciones (o lo que tenga sentido para su proyecto).
Aquí, podrá ajustar exactamente qué campos se transfieren desde su documento de origen a su envío finalizado. Para obtener aún más opciones en esta etapa, podríamos haber agregado el nombre, segundo nombre y apellido de nuestros destinatarios como columnas individuales, lo que expandiría la lista de opciones disponibles en el Inserte el nombre del destinatario en este formato campo. Sin embargo, esto es estrictamente opcional.
La herramienta Bloque de direcciones es ideal para cualquiera que busque acelerar su combinación de correspondencia, pero si desea estipular exactamente cómo se presenta su documento , considere usar el Insertar campo de combinación opción bajo la Escribir e insertar campos sección para colocar cada campo a mano. Una vez que haya insertado sus campos en el documento, puede usar Vista previa de resultados para ver cómo se imprimirá una vez que se complete.
Ahora es el momento de realizar los ajustes de formato que necesite realizar; cambiando la fuente, ajustando cómo se ubicará cada campo en la página y cualquier floritura estética que desee agregar. Una vez hecho esto, navegue a la pestaña Mailings una vez más y haga clic en Finalizar y fusionar bajo la Terminar sección. Sus documentos completos deben estar listos y esperando que los imprima y envíe por correo.
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Escritor inglés actualmente radicado en EE. UU. Encuéntrame en Twitter a través de @radjonze.
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