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Microsoft Excel es un excelente programa de hojas de cálculo de uso general. Dado lo fácil que es de usar, es probable que se produzcan errores al crear hojas de cálculo más complicadas.
Algunos de los errores más comunes incluyen relaciones complejas, información oculta, cálculos incomprensibles o simplemente errores simples. Para crear y mantener archivos de Microsoft Excel consistentemente buenos, hay un par de cosas que siempre debe tener en cuenta.
¿Cómo preparar una buena hoja de cálculo?
Lo primero que debe hacer es elegir un estándar organizacional antes de comenzar a desarrollar su hoja de cálculo. Si trabaja en un entorno profesional, este estándar organizacional sentará las bases para todos los usuarios que usarán / trabajarán en su hoja de cálculo.
Un estándar compartido mejora su comunicación con el equipo y ahorrará tiempo de desarrollo.
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Dicho esto, es fundamental crear una hoja de cálculo con el futuro en mente. Debe estar preparado, ya que seguramente encontrará casos de los que no estaba al tanto cuando comenzó a configurar la hoja de cálculo.
Si tiene en cuenta los cambios futuros, puede hacer que su hoja de trabajo sea más duradera. Esto, a su vez, significa que perderá menos tiempo teniendo que crear una hoja de trabajo de reemplazo.
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Aproveche las múltiples hojas de trabajo
¡Te sorprenderá saber cuántos profesionales cometen este error! Microsoft Excel ofrece varias hojas de trabajo y es importante que aprenda a utilizarlas. Debe comenzar colocando diferentes tipos de datos en diferentes hojas de trabajo.
Por ejemplo, puede utilizar el primer par de hojas de trabajo para obtener la información básica; las siguientes hojas de trabajo se pueden usar para los cálculos, mientras que la última hoja se usa a menudo para los resultados y los gráficos.
Por supuesto, esto también varía según el tipo de trabajo que esté haciendo y con lo que se sienta más cómodo. Tenga en cuenta que tener varias tablas por hoja de trabajo puede causar muchos problemas cuando intenta ordenarlas, insertarlas o formatear celdas.
Cuando se trabaja con un equipo, tener varias hojas de trabajo dedicadas a diferentes partes del trabajo facilitará que todos comprendan lo que está sucediendo.
Organizar el flujo de información
La información debe fluir desde la parte superior izquierda hacia la parte inferior derecha, y debe organizar sus hojas de trabajo para seguir esta estructura. Su línea de tiempo debe ser coherente en todas sus hojas de trabajo, ya que eso facilitará que todos comprendan cómo funciona la hoja de cálculo.
Cuando gestione el flujo de información, evite los patrones entrecruzados, ya que tienden a distraer a los lectores. En esa nota, también debe evitar cualquier tipo de referencias circulares.
Etiquetado de columnas y filas
Aunque tener una hoja de cálculo simple sin etiquetas puede no ser confuso para usted (como creador de la hoja de trabajo), otros usuarios pueden encontrarlo bastante problemático.
Por eso es importante que empiece a etiquetar sus columnas y filas con nombres simples. Asegúrese de utilizar constantemente los mismos nombres para los mismos tipos de datos.
¿Qué evitar al escribir fórmulas?
Si su hoja de cálculo de Excel tiene muchas fórmulas, hay un par de cosas que puede hacer para que se vea mucho más profesional. En primer lugar, evite hacer cálculos repetidos y solo calcule las fórmulas una vez.
Si copia una fórmula, aumenta las posibilidades de tener errores. Sin mencionar que si cambia una fórmula, el duplicado que hizo anteriormente no cambiará. Esto puede generar muchos errores confusos.
Si necesita usar exactamente la misma fórmula nuevamente, es mejor referirse a la primera instancia en la que tuvo que usar la fórmula.
Además, siempre debe evitar el uso de números fijos en fórmulas. En cambio, lo que debe usar para valores fijos son celdas de entrada separadas y emplear las referencias a esta celda cuando la use en los cálculos.
Cosas adicionales que debe evitar al hacer hojas de cálculo
Una de las cosas más importantes que se deben evitar al usar Microsoft Excel es la opción de Combinar células . Rara vez es una buena idea y, en la mayoría de los casos, solo se utiliza para mejorar la estética. Al fusionar las celdas de su tabla, tendrá una mayor probabilidad de experimentar problemas con las referencias y los cálculos.
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Uno de los mayores riesgos es si hace referencia a una celda fusionada. Al hacer referencia a una celda combinada, todas las celdas serán parte de sus cálculos, mientras que solo una de ellas será correcta.
Otra cosa que debe evitar es ocultar información, como filas, columnas e incluso hojas de trabajo. Esto solo aumentará las posibilidades de que otros usuarios se pierdan algo importante cuando estén trabajando con / en la hoja de cálculo.
Guarde la estética para el final
Las opciones de estilo de Excel son amplias, lo que le permite ajustar los valores de las celdas según sus preferencias de muchas formas. Puede elegir diferentes bordes, colores, temas y otras características.
No hay nada de malo en querer tener un diseño específico de su hoja de cálculo, pero por lo general, hacerlo abstraerá la información para el espectador.
Si planea darle estilo a su hoja de cálculo, intente mantenerla consistente en todo el documento. ¡Un estilo de formateo consistente y simple ayudará a los lectores a comprender su hoja de cálculo mucho más fácilmente!
Además, también es importante crear una leyenda y aclarar sus fuentes con claridad. Puede aprender a crear correctamente una leyenda de gráfico en Excel en el sitio oficial. Microsoft sitio web.
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Aprenda a hacer que su documento de Excel se vea profesional
Crear y mantener archivos Excel consistentemente buenos no es tan difícil si conoce los trucos y consejos básicos. No hay nada de malo en querer darle estilo a su documento de Excel, pero intente dejar el estilo / estética para el final.
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Primero, debe crear una hoja de cálculo clara y concisa, de principio a fin. Después de eso, puede agregar algunos ajustes a su documento de Excel, ¡pero intente mantenerlo simple y consistente en todas las hojas de trabajo!
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