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Excel es una herramienta poderosa para muchas cosas, pero tener que cambiar el tamaño de la hoja para que se ajuste a su pantalla cada vez que abre un archivo puede ser un gran problema. Aquí hay tres soluciones rápidas que pueden hacer que su hoja de cálculo sea mucho más fácil de ver.
Aquí en MakeUseOf, le mostramos cómo usar Excel para cosas como hacer sus impuestos, análisis de datos generales o incluso simplemente administrar su vida.
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Independientemente de para qué esté usando Excel, ¿no sería bueno poder tener su hoja de cálculo abierta automáticamente para que pueda ver todos los datos en su pantalla? ¿No sería bueno si sus impresiones contuvieran cada columna redimensionada para que pudiera caber en una hoja? Usando uno de los tres pasos a continuación, puede lograr esto.
1. Ajustar todas las columnas a la pantalla
Cuando ha abierto una hoja de cálculo con más de una docena de columnas, o tal vez con columnas de texto muy grandes, el final de la hoja no tarda mucho en salir por el lado derecho de la pantalla.
La gente a menudo aguanta esto porque piensa que no hay otra manera. La verdad es que Excel es una de las mejores aplicaciones de hoja de cálculo para esto: reconfigurar la visualización de la hoja para que todas las columnas quepan en la pantalla es bastante simple.
Paso 1 - Resalte toda la primera fila de su hoja de cálculo en todas las columnas.
Paso 2 - Clickea en el Vista pestaña, y luego seleccione Zoom a la selección .
Eso es todo lo que se necesita para que todas las columnas quepan en su pantalla. ¡No más columnas cortadas en el lado derecho de su hoja de cálculo!
Problema resuelto, ¿verdad?
Bueno, no del todo. Si bien esta primera solución funciona, no es una solución permanente a menos que esté dispuesto a seguir esos dos pasos cada vez que abra su hoja de cálculo. ¿Qué pasa cuando abres la hoja de cálculo en una pantalla diferente con una resolución diferente?
La respuesta es automatizar el cambio de tamaño una vez, para que nunca más tenga que pensar en ello.
2. Uso de VBA para adaptarse a la pantalla
¿Qué mejor manera de automatizar cualquier cosa en Excel que VBA?
Con un script de Visual Basic , puede agregar código al Worksheet.Open método para cambiar automáticamente el tamaño de la hoja para arreglar la pantalla. Para facilitar esto, primero seleccione toda la primera fila de la hoja (incluidas todas las columnas que desea que quepan en la pantalla).
Haga clic derecho en cualquier lugar de la fila resaltada y elija Definir nombre ...
En Office 2016, si 'Definir nombre ...' no es una opción en el menú del botón derecho, resalte la primera fila con todas las columnas que le gustaría ajustar automáticamente a la pantalla, luego pregunte Dígame por Nombra un rango y seleccione el resultado respectivo.
Verá que 'Libro de trabajo' es el Alcance seleccionado, y el nombre de la hoja y el rango ya están incluidos en el Se refiere a: campo. Simplemente escriba un nombre para el rango que recordará, en el Nombre: campo.
En este siguiente paso, deberá hacer clic en el elemento del menú Desarrollador y elegir Ver código en el menú Desarrollador. Si no ve la opción Desarrollador en su menú, deberá habilitarla yendo a Archivo> Opciones> Personalizar cinta . Asegurarse Desarrollador se selecciona aquí.
Una vez que haces clic Ver código en el menú, asegúrese de hacer doble clic en el Este libro de trabajo objeto y, en el panel derecho, elija Abierto de la lista de métodos en el menú desplegable de la derecha.
Luego, pegue el código que se muestra arriba en la función Workbook_Open () . Para su conveniencia, seleccione y copie el texto a continuación en su función.
|_+_|La última línea es opcional. Básicamente, si lo incluye, la hoja se moverá hacia el lado izquierdo para que se seleccione la primera celda y la vista se centre hacia el lado superior izquierdo de la hoja.
Cuando guarde su libro de trabajo, deberá seleccionar un tipo de archivo habilitado para macros, es decir, XLSM. Ahora, cada vez que abra su archivo de Excel, cambiará automáticamente el tamaño de la hoja para que cada columna quepa dentro de la pantalla de la computadora que está usando, independientemente de su resolución.
3. Ajuste de todas las columnas al imprimir
Otro problema al que se enfrentan las personas cuando imprimen sus hojas de cálculo, aunque todas las columnas encajan en la pantalla, es que todas las columnas encajen en la hoja de papel impresa.
Esto es una verdadera molestia, pero la solución es rápida y fácil. Dann te mostró recientemente un lista completa de formas en que puede solucionar este problema , pero personalmente prefiero el enfoque de cambio de escala rápido y simple.
Cuando tu eliges Impresión desde el Expediente menú, verá en la vista previa de impresión que no todas las columnas están en la vista previa.
Desplácese hasta la parte inferior del menú de impresión y haga clic en el Configuración de página ... Enlace.
En el menú Configurar página, debajo de Página pestaña, lo verá debajo Escalada , la opción de Ajustar al 100% del tamaño normal está seleccionada de forma predeterminada. Esto hará que la hoja se imprima en su tamaño original, ya sea que quepa toda la hoja o no. Simplemente imprimirá el resto de la hoja de trabajo en varias hojas de papel, lo cual es completamente inútil.
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En su lugar, seleccione Ajustarse a: y luego cambia el alto estableciendo un número ridículamente alto que es mucho más alto que el número de papeles que su hoja de cálculo realmente necesitará para imprimir.
Esto asegura que la hoja solo se 'comprimirá' para ajustarse a todas las columnas de la hoja, pero no cambiará el tamaño de las filas de la hoja. Esto se debe a que si se cambia el tamaño de las filas, se estropeará el formato final.
Con solo forzar el ajuste de todas las columnas, la hoja de cálculo se imprimirá en una hoja de ancho y en tantas páginas como sea necesario para imprimir todos los datos.
Excel encaja perfectamente
Al final, reformatear su hoja de cálculo, sin importar cuán masiva sea, para que quepa todo en una pantalla de PC o en una hoja impresa, realmente no es tan complicado. ¡Solo tienes que conocer el truco correcto para lograrlo!
Te hemos mostrado un montón de trucos útiles con Excel a lo largo de los años, pero ahora ya conoce los tres trucos para que sus datos se vean e impriman exactamente de la manera que usted desea. ¡No olvide compartir estos trucos con todos sus amigos y familiares!
¿Conoce otras formas de colocar rápidamente una hoja de cálculo en una pantalla de computadora de cualquier resolución? ¡Comparte tus propios consejos y trucos en la sección de comentarios a continuación!
Crédito de la imagen: sosteniendo un mazo enorme [URL rota eliminada] por Pretty vectors a través de Shutterstock
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Ryan tiene una licenciatura en Ingeniería Eléctrica. Ha trabajado 13 años en ingeniería de automatización, 5 años en TI y ahora es ingeniero de aplicaciones. Antiguo editor en jefe de MakeUseOf, ha hablado en conferencias nacionales sobre visualización de datos y ha aparecido en la televisión y la radio nacionales.
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