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Excel es un fantásticamente útil programa de hoja de cálculo, pero no hay nada peor que crear una hoja de cálculo perfecta e imprimirla solo para verla salir en nueve hojas de papel, incluida una sola fila en la última. ¿De qué sirve una hoja de cálculo bellamente diseñada si se ve terrible en el papel?
Afortunadamente, puede modificar su hoja de cálculo y la configuración del programa para tener todo en una página y hacer que esa página se vea lo mejor posible. Si su hoja de cálculo es demasiado grande para una sola página, puede usar esta configuración para distribuirla en varias páginas de manera más agradable.
Vista previa antes de imprimir
Este es un paso importante: puede solucionar muchos problemas antes de imprimir si los conoce. Si imprime y luego verifica qué tan bien funcionó, podría terminar desperdiciando mucho papel tratando de colocar esa última fila o columna en el papel.
Dependiendo de su versión de Excel, es posible que deba hacer clic en Archivo> Vista previa de impresión , Archivo> Imprimir> Vista previa de impresión , o solo Archivo> Imprimir para ver cómo se verá su hoja de cálculo cuando salga de la impresora. Si se ve bien, continúe e imprima. Si no es así, pruebe algunas de las estrategias que se enumeran a continuación.
Usar la vista Diseño de página
La vista de diseño de página le mostrará cómo se imprimirá su documento mientras trabaja en él. No es una gran vista para trabajar en su hoja de cálculo, pero puede ayudarlo a realizar ajustes para asegurarse de que sus columnas y filas aprovechen al máximo el espacio que tiene. Para activar la vista, vaya a Ver> Diseño de página .
Ahora verá su hoja de cálculo como se imprimirá. Hacer ajustes con las herramientas que se enumeran a continuación mientras se encuentra en esta vista le dará una mejor idea de si han funcionado bien o no. (Esta misma funcionalidad está disponible en Word y puede ayudarlo crear documentos de aspecto profesional ahí también.)
Cambiar la orientación de la página
Si su hoja de cálculo es más ancha que alta, una orientación horizontal le ayudará a ajustar más en una página. Una hoja de cálculo más alta probablemente se beneficiará de una orientación vertical. Para elegir la orientación que usa su hoja de cálculo, abra el Configuración de página y elija Vertical u Horizontal en la pestaña Página.
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Eliminar u ocultar filas o columnas
En hojas de cálculo grandes, a menudo hay filas o columnas que son redundantes, contienen información antigua o simplemente no necesitan imprimirse en una situación particular. Estas filas y columnas ocupan un espacio valioso en la página y pueden hacer que sea mucho más difícil lograr que la hoja de cálculo se ajuste bien.
Si puede eliminar algunos de esos datos, simplemente use el familiar resaltar> Editar> Eliminar secuencia para deshacerse de ellos. Si contienen información que cree que podría necesitar más tarde, puede ocultarlos haciendo clic con el botón derecho en el encabezado de la fila o columna y seleccionando Esconder . Para volver a ver los datos, resalte las filas o columnas a cada lado de los datos ocultos, haga clic con el botón derecho en la etiqueta y seleccione Mostrar .
Usar saltos de página
Al igual que en su programa de procesamiento de texto favorito, puede insertar saltos de página para asegurarse de que su hoja de cálculo esté dividida entre varias páginas donde desea que esté, en lugar de donde Excel decida que es conveniente. Solo usa Insertar> Salto de página para decirle a Excel dónde dividir su documento.
Cambiar el área de impresión
Si su hoja de cálculo tiene una gran cantidad de datos y solo necesita imprimir algunos de ellos, puede imprimir solo la parte de la hoja de cálculo que seleccione. Seleccione las celdas que desea imprimir y haga clic en Impresión . Cambiar el Imprimir que: opción a Selección y la vista previa se actualizará para contener solo los datos que ha seleccionado.
Si tiende a imprimir la misma selección de forma regular, puede establecer un área de impresión permanente que abarque solo esa sección para que no tenga que seleccionarla cada vez. Para hacer esto, seleccione el área que imprime con frecuencia, luego vaya a Archivo> Área de impresión> Establecer área de impresión . Ahora, esta selección se convertirá en el área de impresión estándar para su hoja de cálculo. Para deshacerse de esa configuración, use Archivo> Área de impresión> Borrar área de impresión .
Cambiar los márgenes de la página
Si solo necesita un poco más de espacio para colocar su hoja de cálculo en una página, agregar algo de espacio adicional a los márgenes de la página puede resolver su problema. Puede acceder al cuadro de diálogo Configurar página desde Archivo> Configuración de página o con el botón Configurar página en el cuadro de diálogo de impresión. Agregue una fracción de pulgada a cada margen y revise la vista previa de impresión nuevamente.
Es fácil exagerar agregando espacio en los márgenes para que quepan tanto como sea posible en una página. Sin embargo, recuerde que el texto que llega hasta el borde de una hoja de papel no solo es estéticamente desagradable, sino que también puede ser difícil de leer. ¡Sea prudente con este!
Ajustar texto y cambiar el tamaño de las columnas
Excel se usa generalmente para datos numéricos, pero también puede ser muy útil para texto. Si tiene mucho texto en sus celdas, realmente pueden estirar su hoja de cálculo y dificultar su ajuste en una página, o incluso en varias páginas; podría terminar con un esquema de impresión extraño que hace que su documento se vea así:
Parte del texto está cortado y las celdas que no están cortadas corren demasiado hacia la derecha. Para limitar el ancho de su hoja de cálculo al ancho de una sola página, puede limitar el ancho de sus columnas y usar el ajuste de texto para asegurarse de no perder ninguno de los datos que desea imprimir. Primero, ve a Formato> Celdas> Alineación y asegúrate Ajustar texto está habilitado.
Ahora, cuando el texto en una celda es más ancho que el ancho de la columna, el texto se ajustará a la siguiente línea. Desde aquí, puede ajustar el ancho de sus columnas arrastrando el borde de un encabezado de fila o columna para cambiar su tamaño.
También puede hacer doble clic en las etiquetas de fila o columna para hacerlas automáticamente tan anchas como sea necesario, como se muestra en el video a continuación. Para asegurarse de que sus columnas encajen en una página como usted desea, use la vista de diseño de página mencionada anteriormente.
Escale su hoja de cálculo
Si nada más ha hecho el trabajo, puede escalar su hoja de cálculo para que quepa en una sola página (o un cierto número de páginas). En Configuración de página , haga clic en el botón de opción junto a Ajustarse a: y elija la cantidad de páginas en las que desea que se imprima su hoja de cálculo. Si selecciona un número menor de páginas 'anchas', el documento se escalará horizontalmente, y si selecciona un número menor de páginas 'altas', se escalará verticalmente. También puede seleccionar una escala de porcentaje.
El uso de la opción de escala puede ayudar a limitar el tamaño de su documento cuando se coloca en papel, pero también puede hacer que su texto sea muy pequeño y difícil de leer. Verifique la vista previa y asegúrese de que no está escalando tanto que sea imposible leer ninguno de sus datos. La escala es realmente útil cuando intentas imprimir. Gráficos de Excel , también.
Haciendo su impresión más fácil de leer
Una vez que haya logrado colocar su hoja de cálculo en un número aceptable de páginas, vaya un paso más allá y hágalo lo más fácil de leer posible. Al modificar algunas otras configuraciones de impresión, puede optimizar el aspecto de su impresión. Aquí hay un par que debe conocer.
Impresión de líneas de cuadrícula y encabezados de filas o columnas
En el Configuración de página menú (al que se accede a través del cuadro de diálogo de impresión o Archivo> Configuración de página ), haga clic en la pestaña Hoja y seleccione Líneas de cuadrícula bajo la Impresión sección. También puede seleccionar Encabezados de fila y columna para agregar estas etiquetas a su impresión.
Agregar información de encabezado y pie de página
Excel puede agregar automáticamente información útil al encabezado y pie de página de su documento para que sea más fácil de leer. En el Configuración de página menú, haga clic en el Encabezado / Pie de página pestaña y use los menús desplegables para agregar información como el número de página, el nombre del archivo y el nombre del autor al encabezado o pie de página. Si su hoja de cálculo es muy larga, esta información puede ayudar a mantener las páginas organizadas más fácilmente.
También puede agregar texto personalizado haciendo clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de página .
No se conforme con hojas de cálculo mal impresas
Puede resultar frustrante tratar de que la hoja de cálculo se vea bien cuando la imprime, especialmente si tiene que tenerla en una sola página. Pero con algunos ajustes en la configuración y el formato de su documento, ¡puede producir una buena impresión! No olvide aprender otros consejos para tener éxito con Excel en la oficina mientras lo hace también.
¿Tiene otros consejos para imprimir hojas de cálculo desde Excel? ¡Compártelos a continuación!
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