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Si Microsoft Office hubiera sido un país, habría sido el tercer país más poblado del mundo. 1.2 mil millones de personas usar un solo conjunto de aplicaciones es alucinante. ¡Y 'hablan' 107 idiomas!
Pero ahora mismo, tú y yo estamos hablando en inglés y vamos a hablar sobre la herramienta más popular del arsenal de Microsoft Office: Microsoft Word 2016 .
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Este editor de documentos se utiliza para escribir una variedad de documentos. Desde una simple solicitud hasta el currículum necesario. Desde una simple lista de deseos hasta una nota de oficina. Creemos que podemos trabajar con Word. Pero es cuando nos sentamos a redactar un informe profesional serio, descubrimos un hecho importante.
La redacción de informes profesionales necesita un conjunto diferente de habilidades.
Entonces, pregúntate esto - ¿Puede dar el salto de un solo documento a un informe extenso? ¿Conoce todas las características de Microsoft Word que ayudarán a administrar este proyecto de documentos a gran escala? ¿Puedes colaborar en el trabajo con otros miembros del equipo?
Puede ser un estudiante, el propietario de una pequeña empresa o un empleado de oficina ... necesitará crear un informe o un documento con formato profesional de algún tipo. Esta guía MakeUseOf le ayudará a actualizar sus técnicas y afinar su enfoque de diseño.
En esta guía:
Escribir un informe -- Introducción | La lista de verificación del informe
Herramientas útiles de Microsoft Word -- Pegado especial | Investigador | Congele partes de su documento
Trabajar en la maquetación y el diseño -- Intro | Portada | Tabla de contenido | Encabezado y pié de página | Número de páginas | Estilo de fuente | Estilo de párrafo | Saltos de página | Estilos y temas | Subtítulos | Partes rapidas | Bordes de página
Referencias y colaboración -- Índice | Bibliografias | Referencias cruzadas | Comentarios
Finaliza tu informe -- Firmas | Marcas de agua | Solo lectura | Imprimir en PDF
El siguiente paso -- Conclusión
Escribir un informe
La redacción de informes implica investigar y luego publicar el resultado de ese análisis. En el mundo profesional, el 'aspecto' o apariencia de lo que publica es primordial. El resultado final agradable a la vista podría pulir su reputación y mejorar su marca personal.
Los pasos a continuación lo guiarán a través de las funciones de expertos en Microsoft Word 2016. Dedique mucho tiempo a un plan. Comience con estas pautas ...
Paso 1: decida el propósito
Antes de comenzar el informe, primero debe saber por qué lo está escribiendo en primer lugar. Los informes son de muchos tipos, pero están destinados a informar o persuadir. Puede estar destinado a describir un proceso técnico, compartir información de antecedentes o demostrar el progreso de un proyecto.
Pregúntese - Qué y Por qué . Esto te ayudará a concentrar el propósito en un punto principal y a ceñirte a él en lugar de divagar con detalles innecesarios.
Paso 2: identifica a tu audiencia
La segunda consideración importante es evaluar a su audiencia. ¿Podrán entender de qué estás hablando? ¿Hay diferentes niveles de lectores que leerán el informe? El conocimiento del lector sobre el tema influirá en gran medida en la información que debe incluir.
Decidir sobre la audiencia principal y luego redactar el informe con el nivel técnico adecuado. La audiencia secundaria puede recibir apoyo con información complementaria al final del informe.
Paso 3: conozca su tema
Debes saber de qué estás hablando. Por lo tanto, investigue el tema e incluya toda la información relevante para demostrar su punto. Asegúrese de llegar a una conclusión basada en hechos y no en opiniones personales. La información debe ser correcta, actual y estar bien referenciada.
También use una variedad de recursos como revistas, artículos de periódicos, libros, sitios web, folletos, datos sin procesar, informes anuales y discursos para apoyar su punto. Simplemente no te ciñas a Wikipedia.
Paso 4: resuma el informe
Has hecho la investigación. Hay un montón de información esperando a ser mecanografiada e impresa. ¡Pero espera! No se ahogue antes de entrar al agua. Prepare el esquema final del informe, que será la tabla de puntos de referencia para ayudarlo a navegar de principio a fin. El esquema es el plano. Le dará una vista de pájaro de la tierra y también le mostrará dónde debe completar los detalles.
La estructura de un informe de ideas puede incluir los siguientes elementos:
- Pagina del titulo
- Resumen ejecutivo
- Tabla de contenido
- Introducción
- El cuerpo del informe
- Conclusión
- Recomendaciones
- Apéndice
- Bibliografía y referencias
Microsoft Word Esquema del documento es una característica poderosa que puede ayudarlo a organizar un documento incluso antes de comenzar a llenarlo con la investigación. Tomar ventaja de plantillas de lluvia de ideas y mapas mentales también.
Paso 5: escribir, editar, revisar y terminar
Una vez que haya estructurado su informe, es hora de completar los encabezados con contenido. Personalmente, considero que es mejor abordar un poco de cada sección y luego acumular información. Puede hacerlo si lo desea o terminar cada sección a medida que avanza en la estructura del informe. Asegúrese de concentrarse en presentar sus ideas y utilizar evidencia de apoyo en lugar de la ortografía y la gramática primero. Resume tu argumento y escribe algunas oraciones que expresen tus ideas principales. Si encuentra algo que valga la pena citar, cítelo.
Una vez que haya escrito la mayor parte de su texto, es el momento de leerlo y asegurarse de que fluye bien. Asegúrese de guiar la comprensión del lector con palabras de transición como 'Esta información muestra ...', 'En otras palabras ...', 'De manera similar ...' y resalte los puntos clave y relevantes.
Por último, dedica tiempo a revisar, comprobar la gramática y la ortografía y vuelva a verificar toda la información relevante y su flujo lógico. Es mejor dejar al menos un día para revisar y corregir su trabajo. No intente editarlo inmediatamente después de que crea que ha terminado, ya que tenderá a perder la lectura de lo que ha escrito. Duerme un poco y revísalo al día siguiente.
La lista de verificación del informe
Antes de enviar o entregar su informe en el que ha trabajado tan duro, asegúrese de haber hecho lo siguiente:
- Completó la página de título con el título, su nombre, fecha, para quién es el informe y una posible descripción de lo que trata el informe.
- La página de contenido tiene títulos apropiados y los números de las páginas son correctos.
- Asegúrese de que la introducción cubra los puntos clave, el alcance del informe y el objetivo que desea alcanzar.
- Ha agregado títulos encima de las tablas y debajo de las imágenes / gráficos.
- ¿El contenido del informe presenta la información de una manera clara, lógica, objetiva, se mantiene en el tema, va al grano?
- ¿La conclusión establece los resultados, reafirma las ideas principales y no incluye ninguna información nueva?
- ¿Están claramente etiquetados los títulos y subtítulos?
- ¿Son las citas relevantes, actualizadas y correctamente referenciadas?
- ¿Ha utilizado saltos de página cuando fue apropiado?
Ahora, iniciemos Microsoft Word y lo guiaremos a través de las funciones que ayudarán a armar el borrador de su informe y presentarlo como un documento profesional.
Funciones útiles de Microsoft Word para la redacción de informes
Tómelos como puntas del tamaño de un bocado y domínelos uno por uno.
Microsoft Word es un gran obús con muchas tuercas y tornillos. Centrémonos en los conjuntos de habilidades clave y las herramientas que necesitará para planificar, preparar y presentar el informe profesional. Las funciones de Microsoft Word que cubriremos a continuación también son atajos de productividad que facilitarán su trabajo.
Propina: Utilice el asistente 'Dígame' de Microsoft Word 2016 para obtener más información sobre las nuevas funciones del paquete de Office.
Comencemos con tres herramientas preliminares ...
Utilice Pegado especial
Para la mayoría de nosotros, cuando necesitamos copiar texto o una imagen en Word, el atajo CTRL + V funciona bien. Pero a veces es posible que deseemos pegar los datos copiados en otro formato, como los datos de Excel como una imagen. Con el Pegado especial comando puede descartar o especificar el formato al pegar una imagen, datos de presentación, tabla u objeto de cualquier otro programa en Word.
Trabajará mucho con tablas y gráficos de Excel en un documento profesional.
Si simplemente copia lo que desea y hace clic en pegar, notará que insertará los datos como tablas. Pero, si desea pegar un área grande de celdas y no desea editarlo, puede que desee pegarlo como una imagen, con la opción adicional de editarlo.
En Microsoft Excel: Seleccione y resalte las celdas que desea copiar> Presione CTRL + C.
En Microsoft Word: Ir a Inicio> Pegar> Pegado especial . Seleccione Pegado especial y en el cuadro de diálogo seleccione Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Office Excel .
Puede cambiar el tamaño de los datos como si fueran una imagen y, si hace doble clic, podrá editar los valores. Puede cambiar la tabla o el gráfico y rediseñarlo. Y, si actualiza los datos en el gráfico o la tabla en Excel, puede actualizar automáticamente el gráfico en Word.
Pruebe también el menú contextual del botón derecho. Aparece el menú Pegado especial:
Hay mas opciones para importar datos de Excel a Word . los Soporte de Microsoft Office La página también los describe en detalle.
Utilice el investigador
Sí, hay Google y Wikipedia. Pero cambiar constantemente de Word a su navegador puede obstaculizar su productividad. Office 2016 aporta una potente integración de investigación a este duro trabajo. El investigador no solo puede ayudarlo a encontrar contenido dentro de Microsoft Word, sino que también puede ayudarlo a agregar citas rápidamente. Utiliza el Gráfico de conocimiento de Bing para encontrar el contenido adecuado para respaldar su documento.
Ir a Cinta de opciones> pestaña Referencias yc Elija Investigador . Se abrirá un panel a la derecha con las opciones de búsqueda.
Escriba una palabra clave para el tema que desea buscar y presione Entrar.
El panel Resultados muestra una lista de fuentes que puede utilizar en su documento. Elija un tema para explorar en detalle.
Agregue el tema a su documento de Microsoft Word con un clic en el signo más en la parte superior derecha. También puede hacer clic en el signo más en cualquier resultado para citar la fuente en su documento de investigación. La fuente de la cita lo ayuda a respaldar su investigación con fuentes web y libros.
Como veremos más adelante, una bibliografía anotada es una de las partes más difíciles de un documento. El investigador es un asistente inteligente que interviene.
Congele parte de su documento de Word
Demos por sentado que su informe profesional será un trabajo largo y complejo. Puede dividir la ventana de Word en dos paneles para poder ver dos partes diferentes de un documento al mismo tiempo. Es un valioso ahorro de tiempo cuando desea copiar y pegar partes de un lugar a otro o hacer referencia a una parte del documento mientras trabaja en otra.
Ir a Cinta> pestaña Vista> Dividir .
Para eliminar la división, haga clic en Eliminar división en la misma pestaña.
El grupo de Windows le ofrece varias opciones para cambiar la forma en que trabaja con dos o más documentos. Las características se explican por sí mismas.
Para desplazarse por ambos documentos al mismo tiempo, haga clic en Desplazamiento sincrónico en el grupo Ventana en la pestaña Ver. También puede hacer clic en Ver lado a lado para poner dos partes del documento una al lado de la otra.
Propina: Use Split View para mostrar dos diseños diferentes, por ejemplo, Imprimir y Esquema. Establecer la división. Luego, haga clic en el panel que desea cambiar y luego seleccione un diseño diferente en la pestaña Ver.
Trabajar en la maquetación y el diseño
La presentación de un informe es lo que hace que alguien lea un informe en primer lugar, y por eso es crucial que su informe esté bien presentado. Si tuviera la opción de leer cuatro informes, ¿qué elegiría?
- Un informe escrito a mano.
- Un documento impreso en blanco y negro.
- Un informe impreso en papel normal A4 en color.
- ¿Un informe impreso en color, con una portada pegadiza, perfectamente delimitada y elegante?
Recogerá el cuarto informe porque lo atraerá hacia él solo por la apariencia visual.
La portada no es la única razón. Un informe bien diseñado es más fácil de leer. También es más fácil escanear cuando no tiene tiempo para leer. Es por eso que necesita dedicar algo de tiempo a sus encabezados y pies de página, y a los diferentes estilos y temas. En resumen, el formato de cada elemento del informe.
El formateo puede parecer una tarea difícil, pero es un ejercicio divertido que ejercitará todos sus músculos creativos. Los puntos clave serán las habilidades que puede aplicar a cualquier cosa en Microsoft Office en el futuro. Y el tiempo que ahorrará con todos los consejos de productividad que aprendió aquí.
Microsoft Word 2016 tiene un rico conjunto de características. Estas son solo algunas de las formas en que el diseño de su informe puede destacarse del resto y ser profesional. Entonces, analicemos las habilidades de diseño y diseño.
Esta sección cubrirá estas características paso a paso:
- Comience con una portada
- Hacer una tabla de contenido
- Crea tu encabezado y pie de página
- Agregar números de página
(Dar formato al contenido)
- Elija las fuentes adecuadas
- Estilo de los párrafos
- Saltos de página de control
- Usar estilos y temas
- Subtítulos
- Usar piezas rápidas
- Decorar con bordes de página
1. Comience con una portada
La primera página es el primer punto de contacto con su lector. También es su oportunidad para causar una impresión favorable. No permita que su falta de habilidades artísticas sea una excusa porque Word acepta el trabajo con su galería incorporada de páginas de título. Todo lo que tiene que hacer es casar uno con el tema del informe.
Microsoft Word 2016 te ofrece 16 plantillas preformateadas y tres más en Office.com.
Ir a Insertar> Grupo de páginas> Portada .
La portada aparece al principio del documento de forma predeterminada.
Como solo se ofrecen 16 plantillas 'oficiales', es posible que todos los demás compañeros tengan la misma portada. Entonces, ¿por qué no personalizarlo y hacerlo un poco más único?
Usted puede diseñar una página de título (o portada) en Microsoft Word que puede ser un original en la pila. Guárdelo como plantilla o cambie fácilmente el diseño sobre la marcha.
2.Haga una tabla de contenido
Los lectores casuales escanean. Los buenos lectores escanean primero y luego profundizan. Una tabla de contenido proporciona los puntos de referencia que ayudan a ambos. Cuando se trata de un documento largo y complicado, ¿no preferiría comprobar la disposición del terreno antes de dirigirse a la sección que le interesa?
Considere una tabla de contenido (TOC) si su documento tiene más de 10 páginas. Primero debe asegurarse de que no es necesario reorganizar las páginas de su documento antes de crear el TOC.
En Microsoft Word, no es necesario que escriba todo el TOC a mano. Hay una Tabla de contenido herramienta automática bajo la Referencias pestaña que toma su contorno y lo diseña para usted. Además, puede mantenerlo actualizado fácilmente cuando desee cambiar algo.
También hay plantillas que puede descargar y ajustarlas a la naturaleza del contenido. Por ejemplo, un TOC para una tesis se verá diferente al del informe anual de una empresa.
Tenemos un tutorial completo sobre cómo crear una página de tabla de contenido en Word .
La esencia es esta:
Cree el esquema y utilice estilos de encabezado para organizar la jerarquía. Aplique la herramienta TOC automática a los estilos de título. Word 2016 busca esos títulos y luego inserta la tabla de contenido en su documento. Luego, puede actualizar automáticamente su TOC si realiza cambios en su documento.
Para un control más práctico, también puede utilizar el Tabla de contenido del manual estilo. Word inserta texto de marcador de posición y debe insertar y formatear cada contenido en la lista.
3. Cree su encabezado y pie de página
Los encabezados y pies de página son importantes en los informes, ya que el objetivo principal es proporcionar información sobre el informe en cada página. Son las áreas de visualización comunes para los números de página. El encabezado del documento debe contener el título del informe y posiblemente el nombre de quién lo creó. El título de la sección actual es útil.
El pie de página, por otro lado, debe incluir los números de página, la fecha de publicación y otra información administrativa que se requiera. Tenga en cuenta que algunos Las guías de estilo tienen pautas especiales para encabezados y pies de página. .
Comencemos con el encabezado de su documento y démosle un aspecto único.
Seleccione Insertar , luego seleccione Encabezamiento o Pie de página del grupo. La galería incorporada le muestra varias opciones entre las que puede elegir.
El espacio de encabezado y pie de página se inserta en su documento con el texto o la tabla de marcador de posición. los Herramientas de encabezado y pie de página se abre en la cinta para otros trabajos de formato, como la fecha, la hora o la imagen.
Ingrese su texto y luego seleccione Cerrar encabezado y pie de página .
Puede comenzar con un encabezado y un pie de página en blanco. Si tiene las habilidades de diseño, use el Herramientas de encabezado y pie de página para diseñar el tuyo propio. Domine el espacio del encabezado y pie de página si desea crear membretes personalizados para su organización. Puede utilizar elementos de marca como logotipos de empresas u organizaciones en la parte superior y notas al pie con un formato ordenado en la parte inferior.
Probemos y modifiquemos uno de los encabezados incorporados. Yo seleccioné Chico de la galería.
El aspecto final tardó dos minutos en componerse con efectos de texto simples y un icono procedente de la galería de iconos de Microsoft Office.
El encabezado y el pie de página están en su lugar. Pero, ¿cómo sabe dónde se encuentra en el documento? Inserte números de página como el siguiente poste indicador importante.
4. Agregar números de página
Los números de página se ven mejor en el pie de página (a diferencia del encabezado como en la imagen de arriba). Puede agregar un número de página básico desde el Insertar> Número de página botón de la cinta. También puede agregarlo desde el Diseño pestaña que aparece cuando agrega el encabezado y el pie de página.
Tienes mucho control sobre los números de página. Elija entre una amplia gama de formatos numéricos y personalícelos según sus necesidades. En este caso, estamos agregando el número al pie de página, pero puede colocarlos en la parte superior o incluso en los márgenes. En este ejemplo, coloqué el número de página en la parte inferior izquierda. Pero me gustaría cambiar el aspecto y el formato predeterminados.
Por ejemplo: Usar una 'Página X de XXX' lo convierte en un mejor indicador en un documento largo.
Seleccione el número de página. Ir a Insertar> Piezas rápidas . En el menú desplegable, seleccione Campo . También puede acceder al cuadro de diálogo Campo desde la pestaña Diseño de encabezado y pie de página.
Escoger NumPages de la larga lista de nombres de campo. En el cuadro de la derecha, puede elegir un formato específico. Seleccioné los habituales 1, 2, 3. Haga clic en OK , y aparecerá el número de páginas. Ahora todo lo que tiene que hacer es agregar su texto, como la Página X de XXX, y cambiar el aspecto de los números con las herramientas de formato de texto habituales disponibles en la pestaña Inicio.
Ahora tiene este aspecto:
Diseñe la apariencia en cualquier número de página en su documento y Word actualiza todo el resto automáticamente. Los números de página son los elementos más comunes en un pie de página, pero también pueden contener cualquier otra información como el encabezado. Desde las opciones del grupo Insertar, puede agregar la fecha y la hora, la información del documento, las imágenes y más a su encabezado o pie de página.
A continuación, nos dirigimos a formatear el contenido.
El dibujo visual de su informe profesional viene junto con el 'embellecimiento' que aplica al contenido. El formateo también es un paso esencial para un documento que fluye bien. Por lo tanto, debe concentrar mucha energía en elegir la fuente, el espacio de párrafo y los colores correctos.
No te preocupes. Incluso, los desafiados artísticamente encontrarán esta parte fácil porque Microsoft Word viene empaquetado con temas y estilos visuales predeterminados. Comencemos con el elemento más básico de un documento.
5. Elija y aplique estilo a la fuente correcta
Tu elección de fuente en un informe profesional de Word no solo determina cómo se destaca el texto, sino también cómo se imprime. Quieres ambos para un impacto máximo.
Puede aplicar un tipo de letra (es decir, el aspecto visual de la fuente) a todo un documento o a partes específicas de un documento. Todas las opciones de fuentes están disponibles en la pestaña Inicio. Ir a Inicio> Fuente .
La fuente predeterminada en Microsoft Word 2016 es Calibri. Mire más allá de eso, ya que tiene muchos otros para elegir. Si eliges Times New Roman, puede que te consideren un vago, si eliges Windings, bueno ... no creo que tenga que explicar eso. Por lo tanto, asegúrese de elegir una fuente que sea fácil de leer y que se adapte al informe. Para ir a lo seguro, elija uno de estos fuentes de Google de aspecto profesional ; están disponibles de forma gratuita.
Propina: Baskerville y Georgia son buenas alternativas a la Times New Roman sobreutilizada
Pruebe diferentes combinaciones de fuentes para el texto del cuerpo y los títulos (y subtítulos). Varios sitios web como FontJoy y TipoLobo le ayudará a experimentar con combinaciones de fuentes. Usted puede descargar y usar fuentes personalizadas también. Pero recuerde la regla del pulgar: nunca use más de tres tipos de letra diferentes en un documento.
Para ese toque extra de pizazz, prueba un letra mayúscula para mejorar su texto .
6. Estilo de los párrafos
Si desea tener sus líneas a doble espacio o espacio simple, necesita cambiar el formato de los párrafos. Al cambiar el espaciado, puede hacer que un documento sea más fácil de leer o dar la impresión de que es más largo y que ha trabajado más en él.
Para cambiar el párrafo de todo el documento, es mejor que seleccione cada bloque de texto; de lo contrario, si utiliza encabezados en su informe, también cambiarán. Otra mejor opción es si personaliza el estilo particular que está usando para dar formato al párrafo.
Para hacer esto, vaya a Hogar > Estilos . Haga clic derecho en el estilo que desea cambiar y seleccione Modificar . Haga clic en Formato> Párrafo que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo. Ahora, cambie el espaciado, la sangría y la alineación del párrafo. Hacer clic OK para cerrar los diálogos.
Cuando desee cambiar una parte más pequeña del documento , seleccione lo que desea cambiar. Haga clic derecho en el texto resaltado y seleccione Párrafo . Aparecerá el mismo cuadro de diálogo que el anterior.
7. Control de saltos de página
Un salto de página, por su mismo nombre, divide un bloque continuo de texto en dos páginas. Los saltos de página son elementos estructurales importantes para documentos largos. Word inserta automáticamente un salto de página al final de la página. Pero en un documento largo, puede colocar saltos de página donde los desee.
Para insertar un salto de página manual, haga clic en Insertar> Salto de página. (Atajo de teclado: CTRL + Enter)
Un salto de página se ve así cuando hace clic en el Mostrar ocultar comando en el Grupo de párrafo .
Pero, ¿qué sucede si desea mantener un montón de líneas juntas en una página o columna y no tenerlas separadas debido a un salto de página? El diseño está bajo tu control. Haz clic en la pequeña flecha que ves en la parte inferior derecha del grupo Párrafo.
En el Cuadro de párrafo, haga clic en Saltos de línea y página. Seleccione entre estas cuatro opciones de paginación:
- Viuda / Huérfano control coloca al menos dos líneas de un párrafo en la parte superior o inferior de una página.
- Mantener con el siguiente evita las pausas entre los párrafos que desea que permanezcan juntos.
- Mantener las líneas juntas evita los saltos de página en medio de los párrafos.
- Salto de página antes agrega un salto de página antes de un párrafo específico.
También hemos mostrado cómo eliminar saltos de página cuando sea necesario.
8. Utilice estilos y temas
Los estilos y temas son quizás dos de las características menos utilizadas en Microsoft Word. Pero creo que debería utilizarlos en cada oportunidad para ahorrar mucho tiempo.
Pero, ¿cuál es la diferencia entre un tema y un estilo? Microsoft dice:
Los temas proporcionan una forma rápida de cambiar el color y las fuentes en general. Si desea cambiar el formato del texto rápidamente, los estilos de Word son las herramientas más efectivas.
Entonces, como los temas controlan el aspecto general con color, efectos y fuentes, comience primero con un buen tema para su documento. Luego , use Estilos para profundizar en las partes específicas para las que desea cambiar la apariencia.
Para Temas: Ve a la Diseño pestaña. Elija un tema de la galería. Puede ver vistas previas de cómo es la combinación de colores.
Para Estilos: Seleccione la parte del texto que desea cambiar. Ve a la Estilos grupo en el Hogar pestaña. Puede ver vistas previas de cómo se ven. Elija el estilo que sea adecuado para su contenido. Por ejemplo, elija un estilo de título para los títulos de su documento. O un estilo particular para cualquier cita. También puede modificar un estilo existente y crear nuevos estilos desde cero.
9. Subtítulos
Cada imagen, gráfico o ilustración necesita una leyenda para describirla claramente. Es una sola línea de texto, generalmente ubicada debajo de un gráfico. Los subtítulos también son una referencia importante cuando necesita mencionarlos en otro lugar. Muchos documentos omiten este pequeño detalle.
Es fácil agregar una leyenda. Haga clic con el botón derecho en la ilustración a la que desea agregar un título. Seleccione Añadir un subtitulo .
En el cuadro de diálogo, agregue el texto de la leyenda y configure las opciones restantes. Los subtítulos se pueden hacer referencia automáticamente en Word.
10. Utilice piezas rápidas
Los documentos profesionales pueden volverse repetitivos. Es por eso que debe comenzar a usar Quick Parts para el contenido repetitivo que reutiliza todo el tiempo. Por ejemplo, digamos que hay una cláusula de contrato que incluye con cada documento. O alguna información introductoria. En lugar de copiar y pegar repetidamente, guárdelos como partes rápidas y reutilícelos una y otra vez.
Quick Parts es también un tipo de bloque de construcción . Puede ver la galería de todos los bloques de contenido reutilizables en el Organizador de bloques de construcción .
Guarde y reutilice sus propias piezas rápidas en dos pasos:
- Seleccione la frase, oración u otra parte de su documento que desea guardar en la galería.
- Ir a Insertar> Grupo de texto> Piezas rápidas> Guardar selección en Galería de piezas rápidas . Cambie el nombre y agregue una descripción si lo desea. Hacer clic OK .
Con la misma facilidad, puede reutilizar el fragmento de contenido guardado.
Coloque el cursor donde desee insertar una selección de la Galería de piezas rápidas. Ir a Insertar> Grupo de texto> Elementos rápidos . Luego, haga clic en la oración, frase u otra selección guardada que desee reutilizar.
Notará otras tres categorías en el menú Quick Parts.
Texto automático: Word 2016 ha conservado el antiguo Texto automático característica. Funciona como partes rápidas para cualquier bloque de texto que use mucho. Ejemplo: una nota que desea utilizar con cada documento.
Propiedad del documento: Un conjunto de propiedades constantes que puede incluir con cada documento. Ejemplo: nombre de la empresa o autor.
Los campos: Estos son elementos predefinidos que se actualizan automáticamente. Ejemplo: fecha, hora, números de página, etc.
Recuerde, las entradas para la propiedad del documento a veces pueden incluir información que no le gustaría compartir con nadie. Por lo tanto, vigile de cerca estos campos y elimine los datos personales ocultos cuando sea necesario.
11. Decorar con bordes de página
Los bordes de las páginas se ven bien no solo en folletos e invitaciones. Si se hace bien, pueden agregar un toque de clase a un documento. Hay una variedad de estilos y anchos de línea y bordes artísticos disponibles en el menú Diseño de la cinta de opciones.
Ir a Diseño> Bordes de página.
En el Bordes y sombreado caja, use el Borde de página pestaña para diseñar su borde.
Los ajustes se explican por sí mismos. Pruebe Shadow o 3-D con los colores adecuados para agregar un borde sutil pero elegante. Los estilos Art con sus bordes de imágenes prediseñadas pueden resultar demasiado llamativos para documentos profesionales.
Utilice los cuatro botones de las esquinas en el Avance ventana para seleccionar los lados de la página para dibujar bordes. Haga clic en estos botones para eliminar o agregar bordes, como desee.
Coloque el cursor en la primera página de un documento si desea poner un borde solo alrededor de la primera página. También puede poner bordes alrededor de ciertas páginas en una sección. Coloque el cursor en la sección, ya sea en la primera página de esa sección o en una página posterior.
Referencias y colaboración
Un informe de Word puede parecer una tarea inmanejable. Es como organizar un millón de pilas de heno en pequeñas pilas ordenadas. La idea es saber con precisión qué pila tiene el pin que estás buscando. Estas funciones están destinadas a facilitar las cosas.
1. Cree un índice
Al escribir documentos grandes, como un informe que contiene mucha información, es posible que una página de contenido no sea suficiente. Un Índice debe aparecer al final del documento, con números de página para palabras clave e información en el informe. Cree un índice para ayudar al lector a hacer referencia a la información correcta con solo el número de página.
Haga un índice si su documento tiene más de 20 páginas. Microsoft Word 2016 no deja que el proceso lo abrume. Básicamente tiene dos partes:
- Seleccione las palabras o la información que desea incluir en el índice.
- Coloque el índice en el lugar correcto de su documento.
Puede desplazarse por el documento terminado y marcar las palabras o frases que desea incluir en el índice o marcarlas a medida que avanza. De cualquier manera, seleccione el texto que le gustaría usar como una entrada de índice o haga clic donde quiere insertar la entrada.
1. Haga clic en Referencias > Marcar entrada .
2. Edite el texto en el Marcar entrada de índice caja de diálogo. También puede agregar una subentrada que defina aún más la palabra principal que utilizó en el índice. Puede agregar varios niveles y cada uno aparece sangrado debajo de la entrada principal.
3. Bajo Opciones , también puede crear una referencia cruzada a otra entrada principal. Un lector puede usar esto para consultar información relacionada en otra parte del mismo documento.
4. Utilice el formato de número de página para decidir la apariencia de los números de página en el índice.
¿Por qué la conexión a Internet de mi teléfono es lenta?
5. Haga clic en Marcos para marcar la entrada del índice. Para marcar este texto en todas partes del documento, haga clic en Márcalo todo .
6. Repita el proceso para todas las palabras y frases que desee incluir en el índice.
Ahora ha creado su index. Insértelo en el lugar correcto hacia el final del documento.
1. Haga clic en la página donde desea insertar el índice.
2. Haga clic en Referencias> Insertar índice .
3. El Índice Se muestra el cuadro de diálogo. Aquí puede optar por formatear las entradas de texto, los números de página, las pestañas y los caracteres guía.
4. Elija la apariencia de los diferentes formatos en la lista y verifique la ventana Vista previa a la derecha. Recuerde, la ventana de vista previa no le muestra el índice real. Es solo una 'simulación' de cómo se verá.
5. Haga clic en OK . Su índice ahora está listo.
A veces, es posible que deba agregar más entradas al índice después de haberlo insertado en la página. Marque la entrada y vaya a Referencias> Actualizar índice para incluir las nuevas menciones.
Además, agregue un encabezado para el índice porque Word no lo hace automáticamente.
2. Creación de bibliografías
Tu documento está casi terminado. Ahora, debe acreditar todos los demás trabajos de investigación e ideas a los que ha hecho referencia en su documento. Es hora de una bibliografía.
Es posible que un informe de empresa no necesite una bibliografía, pero un artículo académico no está terminado sin una. La bibliografía es uno de los trabajos más minuciosos en un informe académico. Necesita tener todas sus citas en orden antes de sentarse a enmarcar la bibliografía. Además, decida el estilo de la cita (normalmente MLA, QUÉ , o Estilo Chicago ) según las pautas de su tema.
No dude en aprovechar los generadores de citas y bibliografía de terceros para construir esta sección.
Pero Microsoft Word 2016 tiene un conjunto de herramientas completo para hacer que este proceso sea lo más sencillo posible. Entonces, vaya al punto del documento donde le gustaría colocar la bibliografía. Es bueno si tiene al menos una cita para incluir, pero incluso si no la tiene, Word 2016 le permite usar una cita de marcador de posición y completar las fuentes más tarde.
Hacer clic Referencias> Bibliografía .
Word ofrece algunos estilos de bibliografía que solo difieren en los nombres de sus títulos. Elija el estilo apropiado y luego inserte citas desde el botón en el Grupo de citas y bibliografía .
La herramienta de bibliografía tiene algunos pasos. En aras de la brevedad, lo dirigiré a la excelente Página de ayuda de Microsoft Office que es una guía paso a paso.
Algunos trabajos académicos te pedirán que crear una bibliografía anotada . Es una versión más completa de una bibliografía con una lista de citas de revistas, libros, artículos y otros documentos seguidos de un breve párrafo. El párrafo es una descripción de la fuente y cómo respalda su artículo.
3. Referencia cruzada
Puede utilizar una referencia cruzada para ayudar al lector a navegar por un documento extenso. En cualquier punto de un documento, puede decirle al lector que consulte un encabezado, un número de página, una imagen, un gráfico, una nota al pie, una nota al final y un párrafo. Un enlace de referencia cruzada es una forma sencilla de conectar la información relacionada. El lector solo tiene que hacer clic en el enlace para acceder a ese fragmento de información.
Así es como empiezas:
1. Seleccione el lugar para la referencia cruzada y escriba el texto que le informa al lector sobre ello. Por ejemplo: 'Consulte el gráfico 3 para conocer las tendencias futuras'.
2. Ir a Insertar> Referencia cruzada .
3. En el Tipo de referencia , haga clic en la lista desplegable para seleccionar lo que desea vincular.
4. Las opciones en el Insertar referencia a el menú desplegable cambiará según su elección anterior.
5. En el Para cual campo, revise las opciones y dígale a Word la información exacta a la que enlazar.
6. Compruebe el Insertar como cuadro de hipervínculo para crear el hipervínculo para la información referenciada.
7. Haga clic en Insertar para incluir la referencia cruzada en el documento.
¿Recuerda nuestra mención de subtítulos? Puede hacer referencias cruzadas a ecuaciones, figuras, gráficos y tablas si utilizó subtítulos debajo de ellos.
Word no puede crear una referencia cruzada para algo que no existe. Word le informará sobre estos errores y también actualizará las referencias cruzadas automáticamente cuando cambie el número de página o el texto del elemento referenciado.
4. Uso de comentarios
Un informe profesional puede ser un trabajo solitario o puede contar con la ayuda de un equipo para preparar el primer borrador. El humilde Comentario es una de las herramientas más infrautilizadas de un documento de Word. Se muestra como un globo de color rectangular en el margen o en el Panel de revisión.
Puede utilizar los comentarios como pequeños 'adhesivos' o notas personales. Deje pequeñas notas para usted en los márgenes mientras escribe, edita y revisa un informe o un manuscrito. Sea creativo: agregue enlaces adicionales a otros recursos, utilícelos para obtener sugerencias y sugerencias, enlace a diferentes partes de un documento o configure un enlace de comentarios para sus lectores. Y cuando finalice, podrá eliminar todos los comentarios en Word .
Microsoft Word 2016 también es una herramienta de escritura colaborativa mejorada. Los comentarios juegan un papel muy importante en la comunicación de retroalimentación a través de un equipo. Así es como funciona el sistema de comentarios ...
1. Resalte el texto al que desea agregar un comentario o haga clic al final de un bloque de texto.
2. Ir a Insertar> Comentario . Escriba su comentario en el cuadro. Los comentarios aparecen en el área de marcado a la derecha. La vista Diseño de impresión suele ser la mejor manera de ver los comentarios junto con el texto.
3. Vaya a la Revisar pestaña y ver más opciones para comentarios. Esta pestaña también muestra todos los controles para seguimiento de cambios y comentarios en un documento colaborativo. Utilice las opciones de Marcado para mostrar u ocultar los comentarios. Por ejemplo: Sin marcado ocultará los comentarios y el área de marcado a la derecha.
Finalice su informe
Una vez que la mayor parte de su informe se haya completado y guardado, es hora de finalizar su informe. Cuando digo finalizar, no me refiero a corregirlo. Eso también debería hacerse. Ahora, debe tomar las medidas de seguridad para proteger el informe de cambios no autorizados y plagio.
Estas medidas de seguridad le darán un nivel extra de autenticidad a su archivo electrónico antes de compartirlo.
Esta sección cubrirá:
- Firmas
- Insertar marcas de agua
- Hacer que el documento sea de 'solo lectura'
- Proteja su documento con contraseña
- Imprime tu documento en PDF
1. Firmas
Puede agregar una firma de texto para darle un toque personal al informe. Pero una simple firma de texto no necesita autenticación. Una firma digital es la mejor manera de proteger su documento del acceso no autorizado. Una firma digital confirma que el documento proviene del firmante y no ha sido manipulado de ninguna manera.
Creemos una línea de firma en Microsoft Word 2016.
En el documento, coloque el cursor donde desea crear una línea de firma.
1. Ir a Insertar > Texto grupo > Línea de la firma y haga clic en Línea Signature de Microsoft Office .
2. El Configuración de firma Se muestra el cuadro de diálogo. Complete los campos como se indica. Si está enviando el documento a otra persona para que lo firme, agregue instrucciones para el firmante en el campo reservado para él ( Instrucciones para el firmante ). El firmante también puede agregar el propósito de la firma si el Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar está chequeado.
3. Haga clic en OK y el documento ahora mostrará un marcador de posición para la firma.
Ingrese una firma:
Cuando necesite firmar un documento con una firma digital, vaya a la línea de firma y haga clic derecho sobre él.
Se le pedirá que firme con una identificación digital. Si no tiene uno, Microsoft le dirá que obtenga uno de un socio de servicios de firma.
Si no tiene una identificación digital, puede insertar una representación textual de una línea de firma . Puede utilizar una firma escrita o una imagen que no requiera autenticación.
2. Insertar marcas de agua
Una marca de agua de Microsoft Word es un indicador visual 'falso' pero útil del estado del documento. Por ejemplo, puede utilizar una marca de agua que diga 'Borradores' para diferenciarla de la versión final del documento. O utilice la marca de agua para sugerir que el documento tiene derechos de autor o es confidencial.
La marca 'Borrador' es la más común. Pero Microsoft Word le ofrece varias otras marcas de agua para elegir.
1. Ir a Diseño > Fondo de la página y elige Filigrana . El botón Marca de agua se habilitará solo en la vista Imprimir.
2. Puede elegir una imagen o una marca de agua de texto de la galería. Están disponibles versiones horizontales y diagonales. El cuadro de diálogo le ofrece todas las opciones de personalización para el aspecto final de la marca de agua. Pruebe diferentes fuentes, diseños, tamaños y colores.
3. Puede escribir su propio texto en el campo Texto para crear su marca de agua personalizada.
4. Elija OK para aplicar la marca de agua a su documento. Word aplica automáticamente la marca de agua a todas las páginas excepto a la página de título.
3.Convierta los documentos en 'Solo lectura'
Un informe profesional por su naturaleza no debería necesitar ser editado por sus lectores. Convertir el documento a PDF es una forma. Pero también puede aplicar algunas restricciones más en Microsoft Word y evitar modificaciones u omisiones accidentales de cualquier tipo.
Hay tres formas de proteger un documento.
Primero: haga que su documento sea de 'solo lectura'.
Esto asegura que su documento solo se pueda leer o copiar. No evitará que nadie copie el archivo y realice cambios en la copia.
1. Vaya al Expediente pestaña> Información > Proteger documento > Marcar como final.
2. Cuando los lectores abren un documento, una barra en la parte superior les pedirá que traten este documento como de solo lectura. Sin embargo, pueden hacer clic en 'Editar de todos modos' para abrir el documento en el modo de edición.
Segundo: proteja su documento con contraseña.
Proteja su documento de ediciones no deseadas con una barrera de contraseña.
1. Bajo Proteger documento , escoger Cifrar con contraseña . Escriba una contraseña y haga clic en OK .
2. En el confirmar Contraseña , escriba la contraseña nuevamente y luego haga clic en OK . El documento se abrirá y el lector solicitará una contraseña.
Microsoft usa AES (Estándar de cifrado avanzado), longitud de clave de 128 bits, SHA1 (un algoritmo de hash criptográfico que genera una clave casi única de 160 bits para reemplazar el texto sin formato) y CBC (encadenamiento de bloques de cifrado) para darle a un pirata informático un pozo -merecido dolor de cabeza.
Tercero: restringir la edición.
Esta función de control le ayuda, como autor, a decidir qué partes del documento pueden editar otros y cuáles se bloquearán. Piense en ello como el portero que deja entrar a los VIP pero, por lo demás, cierra la puerta para la gente común.
1. Ir a Revisar > Restringir la edición .
2. Bajo Editar restricciones , cheque Permitir solo este tipo de edición en el documento y asegúrese de que la lista diga Sin cambios (solo lectura) .
Sin cambios (solo lectura) es el tipo de restricción predeterminado. Para un nivel de restricción diferente para el documento, haga clic en el menú y seleccione entre Cambios registrados, Comentarios o Completar formularios.
3. Para liberar algunas secciones del bloqueo de edición, seleccione las secciones para editar sin restricciones. Para seleccionar más de un área, haga clic en CONTROL mientras selecciona el área con el ratón.
4. Puedes comprobar Todo el mundo en Excepciones (opcional) en el panel Restringir edición. O haga clic en Más usuarios … Y permitir que solo usuarios específicos modifiquen las secciones. Las áreas permitidas se marcarán con corchetes.
5. Haga clic en Sí, comience a aplicar la protección .
Ahora, escriba una contraseña única en el cuadro que se abre. Tienes que volver a escribirlo para confirmarlo.
La contraseña es opcional. Pero asegura que nadie pueda simplemente hacer clic Detener la protección y editar el documento. Si todavía está paranoico, siga adelante y cifre su documento de Microsoft Word como hicimos en el segundo proceso anterior.
4. Imprima su informe en PDF
El formato de documento portátil tiene muchas ventajas. No menos importante es su compatibilidad multiplataforma en todas las computadoras. Su documento está listo y ahora debe compartirlo o enviarlo para imprimirlo. Muchos informes profesionales, por ejemplo, un documento legal, deben conservar el formato previsto.
Guarde o convierta una copia a PDF. Microsoft Word 2016 no necesita complementos de terceros.
Ir a Expediente > Exportar > Crear PDF / XPS .
Recuerde, su documento de Word puede contener información confidencial que no desea que se incluya en el PDF. Elimínelo antes de publicarlo en PDF. En el Publicar como PDF o XPS ventana, elige Opciones . Luego seleccione Documento Y limpio Propiedades del documento . Establezca cualquier otra opción que desee y elija OK .
Busque el lugar donde desea guardar el archivo y haga clic en Publicar .
El siguiente paso...
Estás cerca de la línea de meta. El informe está listo para ser entregado a sus lectores. Pero queda un último trabajo.
Pase las páginas y asegúrese (nuevamente) de que su informe sea fácil de leer. Acércate a él con la mirada del lector. ¿Ha organizado sus pensamientos y escrito de manera persuasiva? ¿La información fluye bien con los gráficos y las ilustraciones? ¿Pueden hojear y encontrar la información rápidamente? ¿Es legible el texto? Utilice la puntuación de legibilidad para medir el nivel de legibilidad de sus documentos como paso final.
También puede haber notado que no cubrimos algunos aspectos de Microsoft Word. Por ejemplo, Tablas de Microsoft Word son una herramienta importante para la visualización de datos. O la poder de las listas en la gestión de la información.
Microsoft Word tiene más de un cuarto de siglo y está repleto de pequeñas funciones. En MakeUseOf, hemos cubierto todos los rincones de esta bestia. Por lo tanto, utilice nuestros recursos para obtener más información sobre este software de forma gratuita. Cada nueva característica de Microsoft Word aprendido te hará la vida más fácil.
Haga que su informe brille
Como dijo el autor Nathaniel Hawthorne,
Lectura facil es muy dificil de escribir
¿No es esto cierto también para la redacción de informes profesionales? Después de todo, si se le da la opción, nadie querrá leerlo. Escribir un informe comercial y usarlo para comunicar son dos cosas diferentes. Microsoft Word es solo una herramienta: su trabajo es participar.
Para conocer algunas alternativas, consulte los mejores procesadores de texto online . Y para obtener más ayuda con la redacción profesional, eche un vistazo a cómo disculparse en un correo electrónico y decirlo en serio .
¿Cuáles son las mejores prácticas para redactar informes comerciales profesionales? Dinos en los comentarios.
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Saikat Basu es el editor adjunto de Internet, Windows y Productividad. Después de eliminar la suciedad de un MBA y una carrera de marketing de diez años, ahora le apasiona ayudar a otros a mejorar sus habilidades para contar historias. Busca la coma de Oxford que falta y odia las malas capturas de pantalla. Pero las ideas de fotografía, Photoshop y productividad calman su alma.
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