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Microsoft Word es el programa estándar de facto para documentos de Microsoft Office, desde trabajos de investigación hasta informes profesionales . Pero a veces tiene datos en otro programa que necesita hacer referencia; podría estar en Microsoft Excel, podría ser un PDF, incluso podría ser otro documento de Word. Saber cómo importar esos datos puede ahorrarle mucho tiempo.
En este artículo, cubriremos ocho formas diferentes en las que puede importar información a sus documentos de Microsoft Word; algunos serán útiles para cosas como informes, otros serán buenos para cartas modelo y proyectos similares, y otros simplemente ahorrarán tiempo en algunas situaciones específicas cuando necesite algo fuera de lo común .
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Dado que Microsoft Excel es el recurso más versátil para importar datos, comenzaremos por ahí.
Importar una tabla desde Microsoft Excel
Dar formato a tablas en Microsoft Word es terrible. Por eso existe Microsoft Excel, ¿verdad? Afortunadamente, Microsoft tuvo la previsión de permitirle incluir tablas directamente desde Excel en su documento de Word para que pueda hacer todo el formateo en Excel, donde es mucho más fácil.
Para comenzar, seleccione las celdas que desea copiar en Microsoft Excel, presione Editar> Copiar y regrese a Microsoft Word.
Ir a Editar> Pegado especial ... (o haga clic derecho y seleccione Pegado especial... ) y seleccione Pegue el enlace en la barra lateral izquierda. En el Como... menú, seleccione Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel , luego golpea OK .
Ahora verá las celdas que seleccionó directamente en su documento de Microsoft Word. Y porque seleccionaste Pegue el enlace en lugar de Pegar , esas celdas se actualizarán cada vez que realice cambios en su hoja de cálculo de Microsoft Excel.
Si seleccionas Pegar en lugar de Pegue el enlace , sus celdas no se actualizarán cuando realice cambios en la hoja de cálculo. Sin embargo, tiene la ventaja de funcionar tanto si la hoja de Excel está presente como si no. Entonces, si no va a necesitar actualizaciones, si está imprimiendo o va a enviar el archivo por correo electrónico a otra persona y debe mostrar los datos correctos, por ejemplo, es posible que desee utilizar Pegar .
Importar una sola celda desde Microsoft Excel
También puede usar el mismo método que el anterior para celdas individuales:
En este caso, en lugar de seleccionar Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel , Yo seleccioné Texto sin formato ; es por eso que el número viene con el mismo formato que el resto del documento de Microsoft Word. Todavía se actualiza de la misma manera, pero no tiene que lidiar con tratar de colocar el cuadro de texto en el lugar correcto.
Puede utilizar esta misma estrategia con una tabla completa, si también desea mantener el formato coherente con su documento de Word. Si esto no funciona, o necesita un comportamiento más complicado de su única celda, puede intentar usar Visual Basic para integrar datos de Excel en su documento de Word.
Importar un gráfico o un gráfico desde Microsoft Excel
Al igual que importar una tabla, puede ser muy conveniente importar un gráfico o un cuadro de Microsoft Excel a Word, de modo que se actualice automáticamente cada vez que realice cambios en la hoja de cálculo de Excel. Esto podría resultar especialmente útil si tiene que crear informes periódicos que incluyan gráficos. Afortunadamente, Microsoft ha hecho que este proceso sea extremadamente fácil: simplemente copie y pegue el gráfico de Microsoft Excel en Word.
También puede hacer clic y arrastrar el gráfico de Microsoft Excel a Word para incrustarlo en el archivo. De cualquier manera, el gráfico ahora se actualizará automáticamente cada vez que realice cambios en la hoja de cálculo original.
Combinar correspondencia de Microsoft Excel
Una combinación de correspondencia le permite crear una gran cantidad de cartas, etiquetas, sobres o casi cualquier otra cosa en Microsoft Word utilizando datos de Excel. El artículo de Brad sobre cómo combinar correspondencia con Microsoft Excel y Word cubre el tema con más detalle que nunca, pero la versión corta es que usarás Herramientas> Administrador de combinación de correspondencia para seleccionar su fuente de datos y crear la plantilla en Microsoft Word.
Si está utilizando una versión anterior de Microsoft Office, este tutorial de combinación de correspondencia con Office 2007 puede resultarle útil, e incluso puede utilizar combinación de correspondencia para correos electrónicos masivos en Outlook . Puede llevar un tiempo acostumbrarse a utilizar la combinación de correspondencia, pero una vez que la obtenga, será una de las herramientas más útiles de su arsenal de Office.
Importación de archivos PDF
Una advertencia rápida: cuando importa un PDF a Microsoft Word, básicamente se presenta como un archivo de imagen y no como texto. Si desea poder seleccionar o modificar texto, deberá copiarlo y pegarlo desde el archivo PDF. Sin embargo, si solo desea incrustar un PDF en su documento de Microsoft Word, presione Insertar> Objeto , luego seleccione Desde el archivo... y elija su PDF.
Terminará con el PDF incrustado así:
No es excelente para archivos PDF basados en texto, pero si hay imágenes en el archivo, es más fácil que copiar y pegar o encontrar una manera de convertir el PDF en un archivo de imagen para insertarlo en su documento de Microsoft Word.
Importación automática de texto de otros documentos de Word
Si necesita escribir lo mismo con regularidad, es posible que pueda ahorrar tiempo colocándolo en un documento de Microsoft Word y simplemente haciendo referencia a él desde otro documento.
Supongamos que tiene un montón de cartas modelo que necesita enviar y que deben incluir su nombre y la empresa para la que trabaja, pero su empleador cambia con regularidad. No desea cambiar todas las letras cada vez que obtiene un nuevo contrato, por lo que puede almacenar su firma en un documento y hacer que todas las demás se actualicen cada vez que realice un cambio.
Repasar un ejemplo ayudará a aclarar esto. Aquí hay un documento de 'texto actualizable' que he guardado:
Quiero incluir cada uno de estos (una firma, información de contacto y una cotización) en cada una de las cartas. Para hacer esto, crearé un marcador en cada uno. Para crear un marcador, resalte el texto que desea vincular en otros documentos, luego haga clic en Insertar> Marcador .
Escriba el nombre de su marcador y haga clic en Agregar .
Ahora, guarde el archivo y tome nota de la ruta completa donde está guardado. Para insertar su texto guardado, vaya a otro documento de Microsoft Word y presione Insertar> Campo . Seleccione IncluirTexto desde el Nombres de campo menú.
Ahora, en el cuadro de texto debajo del menú, escriba 'INCLUDETEXT' [ruta al archivo] '[nombre del marcador]'. Cuando lo escribí, se veía así:
INCLUDETEXT 'Macintosh HD: Usuarios: dralbright: Documentos: updateable-text.docx' firma
(Si está usando Windows, deberá usar la notación estándar para las rutas, que comienza con 'C: \'. Tenga en cuenta que debe incluir dos barras invertidas entre cada sección en lugar de una). Ahora presione OK y verá el texto insertado en su documento.
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De vez en cuando, escribirás algo incorrecto y obtendrás un error, como este:
Para solucionarlo, haga clic derecho en cualquier lugar del error y seleccione Alternar códigos de campo - esto le permitirá ver y editar los códigos desde dentro del documento. También puede usar esto en campos que funcionan correctamente si necesita realizar un cambio.
Desde aquí, puede realizar las correcciones que necesite. En este ejemplo, hay un signo igual adicional al comienzo del código.
Después de eliminar el signo igual, el campo funciona correctamente.
Para realizar un cambio en todos los documentos que ha vinculado a su marcador, vuelva a su archivo de texto común y simplemente realice los cambios. Aquí, reemplacé la cita de Groucho Marx con una de Oscar Wilde.
En sus otros documentos, haga clic con el botón derecho en el campo que se ha actualizado y seleccione Actualizar campo .
Y ahí lo tienes, el campo se actualiza con la nueva información.
Esto puede parecer mucho trabajo, pero si tiene que escribir las mismas cosas con regularidad, podría ahorrarle una gran cantidad de tiempo a largo plazo. Lleva algo de tiempo de configuración en la parte frontal, pero verá la conveniencia de este sistema de inmediato. No olvide consultar otras automatizaciones útiles de Office con IFTTT para ahorrar tiempo también.
Importar texto desde un archivo de texto o un documento de Microsoft Word
Si desea obtener texto de un archivo de texto o documento de Word, pero no desea abrirlo, seleccione todo, cópielo, vuelva a su documento y péguelo (esto puede llevar mucho tiempo si tiene cientos de páginas de texto), puede importar directamente. Solo pega Insertar> Archivo y seleccione el archivo de texto o documento de Word desde el que desea importar texto.
Una vez que haya seleccionado el archivo (es posible que deba cambiar el Habilitar desplegable para Todos los documentos legibles ), verá el texto completo en su documento de Microsoft Word.
Importar texto desde una página web
Si desea mantener una copia actualizada de una página web en un documento de Microsoft Word, ¡también puede hacerlo! Digamos que quiero un archivo de texto en línea que contenga Un cuento sobre dos ciudades en mi documento. Usaré el mismo campo INCLUDETEXT, pero en lugar de usar una ruta local, usaré la URL:
Actualizar el campo trae todo el libro a mi documento.
Obtendrá los mejores resultados con un sitio web con mucho texto. Puedes ver lo que sucede cuando trato de usar INCLUDETEXT para traer la página de inicio de MakeUseof:
Si necesita importar el texto actualizado de un sitio web a su documento, definitivamente vale la pena probarlo. Puede que tengas que experimentar un poco, pero podría ser una herramienta muy útil.
Qué hacer usted ¿Importar a Microsoft Word?
Hemos cubierto ocho cosas diferentes que puede importar en Microsoft Word aquí, pero probablemente haya más opciones disponibles. ¿Qué ha importado a Microsoft Word? Comparta las cosas más útiles que ha podido importar, para que todos podamos ayudarnos unos a otros a ahorrar algo de tiempo convirtiéndose en maestros de Word.
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