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Mail Merge es como uno de esos viejos amigos a los que no has llamado durante años. Subestimados e ignorados, hasta el día en que los necesites con urgencia.
Simplemente no se da cuenta de su potencial hasta que se le ha delegado el trabajo de administrar algunos cientos de invitaciones en el último minuto. Tal vez, sean un montón de invitaciones de boda o una alerta roja de un inminente apocalipsis zombi. O podría ser algo inofensivo, como imprimir un montón de etiquetas de dirección y tarjetas de identificación.
No te preocupes. Puede enviar correos electrónicos masivos personalizados con Microsoft Outlook 2016 en unos minutos con unos pocos clics. Y salva el día.
¿Cuándo debería utilizar la combinación de correspondencia?
Antes de dar un salto adelante, la combinación de correspondencia se usa cuando desea crear varios documentos que son básicamente iguales pero donde cada documento contiene detalles únicos. Los correos electrónicos comparten el mismo formato y el mismo texto y gráficos, si los hay. Por ejemplo, invitaciones en las que el texto sigue siendo el mismo, pero el nombre, la dirección o incluso los bits del tema son únicos para cada uno.
Combinar correspondencia, a diferencia de enviar un mensaje por correo electrónico a un grupo de personas, hace que cada destinatario del mensaje sea el único destinatario .
El mejor uso que he encontrado hasta ahora para ellos: usar el correo electrónico masivo como una herramienta poderosa de búsqueda de empleo con detalles personalizados para cada empleador.
La función de combinación de correspondencia utiliza dos partes:
- los documento constante principal (aquí: Microsoft Word) donde escribe el cuerpo del correo electrónico.
- los fuente de datos modificable (aquí: Contactos de Microsoft Outlook) que suele ser la dirección y el nombre del destinatario.
Estos dos están 'fusionados'. Dado que Outlook es parte de la suite de Microsoft Office, se puede usar esta función para enviar correos masivos, cada uno personalizado para un contacto diferente. No es spam, aunque supongo que en las manos equivocadas, la combinación de correspondencia se puede usar para bombardear con correos electrónicos no solicitados.
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Microsoft Office le permite utilizar diferentes fuentes de datos para los detalles de la dirección; por ejemplo, puede usar una hoja de cálculo de Excel o incluso una base de datos de Access. Aquí, utilizará sus contactos de Microsoft Outlook para enviar los correos electrónicos.
Prepare su grupo de contactos para la combinación de correspondencia
Entonces, analicemos los pasos después de iniciar Microsoft Outlook.
1. Abrir Gente para mostrar la lista de sus contactos.
Seleccione los contactos (CTRL + Clic) que desea incluir en la lista de correo electrónico personalizada. Para facilitar la gestión de una lista enorme, utilice el Clasificar opciones disponibles (haga clic en la flecha desplegable junto a Todos ). Para hacerlo más manejable, puede ordenar por categorías a través del mismo menú desplegable.
Tenga en cuenta: La combinación de correspondencia no trabajar con listas de distribución .
2. Seleccione Unificación de correo de Cinta de opciones> Inicio> Grupo de acciones .
3. En la pantalla Contactos de combinación de correspondencia que debería ver ahora, elija Solo contactos seleccionados si el correo electrónico personalizado está destinado a un grupo selecto de contactos. En la sección Opciones de fusión a continuación, seleccione los siguientes parámetros.
- Tipo de Documento: Cartas de forma
- Ir a: Correo electrónico
- Línea de asunto del mensaje: La línea de asunto no cambiará para todos los correos electrónicos.
4. Haga clic en OK y luego se iniciará Microsoft Word para que redacte el mensaje personalizado.
Escriba el mensaje personalizado en Microsoft Word
La pestaña Correspondencia en la cinta de opciones está a la vista al frente y al centro. Aquí, querrá comenzar su correo electrónico masivo con una línea de saludo personalizada . Desde el Correos pestaña en Microsoft Word, seleccione Línea de saludo .
Como puede ver, el cuadro de diálogo se rellenó previamente con el nombre del Sr. Randall. Este es solo un marcador de posición para los nombres de su lista de contactos. Justo debajo de eso, puede ver una vista previa de los nombres de su lista. Puede personalizar las entradas con las opciones que se ofrecen aquí.
Tenga en cuenta que los campos de combinación provienen de los encabezados de columna en su lista de correo. Entonces, si hay una discrepancia, use Campos de coincidencia para garantizar que la combinación se mantenga precisa. Si un campo que desea dice 'No coincide', seleccione la lista desplegable para ese campo y luego elija el nombre de la columna que coincida con esa columna en su lista.
Cuando haces clic OK y salir de aquí, se coloca un marcador de posición para la línea de saludo (Estimado Sr.…) en el documento de Word.
Recuerda esto: Puede ingresar información adicional al documento con campos adicionales.
Haga clic en Insertar campo de combinación. Estos datos deben estar presentes en su fuente de datos original, que es en este caso, la información de Contactos en Microsoft Outlook. Los ejemplos incluyen: dirección de casa, teléfono de casa, título del trabajo, etc. Puede ver la lista completa cuando hace clic en la pequeña flecha desplegable.
Formatee el saludo. Para formatear la línea de saludo de la manera que desee, resalte todo el campo, incluidas las marcas en cada extremo. Ve a la Hogar pestaña y utilice la configuración de fuente. Además, establezca el Espaciado entre líneas para asegurarse de que el interlineado coincida con el espaciado del resto del documento.
Escriba el mensaje ahora
El comienzo del mensaje es el<>marcador de posición y / o cualquier otro campo que haya insertado con la ayuda de campos de combinación adicionales. Redacta tu mensaje. Recuerde, esto es un envío masivo de correos electrónicos en su máxima expresión. Por lo tanto, asegúrese de utilizar toda la etiqueta de correo electrónico que pueda reunir.
Cuando termine el cuerpo del correo electrónico, haga clic en Finalizar y fusionar> Enviar mensajes de correo electrónico .
los Ir a correo electrónico se abre el cuadro de diálogo. Hacer clic OK .
MS Word luego hace el trabajo de publicar automáticamente los correos electrónicos en un instante. Word envía un correo electrónico individual a cada dirección. No puede enviar CC o CCO a otros destinatarios, y no se pueden agregar archivos adjuntos al correo electrónico.
Puede guardar el documento que utilizó para la combinación de correspondencia, ya que también guarda el enlace con la fuente de datos, es decir, los contactos. Cuando abra el documento de combinación de correspondencia, elija sí cuando Word le pide que mantenga la conexión.
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Agregue este ahorro de tiempo a su conjunto de herramientas de correo electrónico
Una vez que lo domine, todo el proceso dura apenas unos minutos de principio a fin. Al mismo tiempo, se necesita redactar un correo electrónico para una sola persona, ahora puede hacerlo para un grupo. No importa cuán grande sea el grupo.
Además, es un buen comportamiento de correo electrónico grupal usar el nombre de un destinatario como saludo. Le da un toque más personal al correo electrónico. Algo, un correo electrónico CC-ed le falta.
A continuación, puede probar la combinación de correspondencia para imprimir cartas, etiquetas y sobres. Es posible que también desee aprender sobre métodos sencillos para fusionar archivos PST de Microsoft Outlook . ¿Tiene hambre de más consejos de Outlook? ¡Entonces es hora de explorar las características poco conocidas de Outlook!
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Saikat Basu es el editor adjunto de Internet, Windows y Productividad. Después de eliminar la suciedad de un MBA y una carrera de marketing de diez años, ahora le apasiona ayudar a otros a mejorar sus habilidades para contar historias. Busca la coma de Oxford que falta y odia las malas capturas de pantalla. Pero las ideas de fotografía, Photoshop y productividad calman su alma.
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